Hay dos maneras de obtener la transcripción de una llamada, y la diferencia no es un detalle técnico: es lo que ven los demás asistentes. Un bot de notas entra como un participante más, con su nombre en la lista y una entrada en el registro de la reunión. Un grabador local captura el audio que su ordenador ya está reproduciendo, junto con su micrófono, y no entra en ninguna parte.
Si quiere la segunda opción, la respuesta corta es: elija una herramienta que grabe en el dispositivo en lugar de una que envíe un agente a la reunión. Granola y Speak-Y funcionan así por defecto, Fireflies y Otter tienen los dos un modo sin bot en sus aplicaciones de escritorio y Fathom anuncia en su página de precios una captura sin bot en beta para Mac. No aparece nada en la lista de participantes, la plataforma da igual y ninguna política de administración puede desactivarlo, porque no hay nada que admitir.
Qué gana con ello y qué le cuesta ocupa el resto de esta guía. Los datos sobre otros productos y sobre los ajustes de las plataformas que siguen se comprobaron el 16 de agosto de 2026.
Como un invitado al que nadie ha llamado. El asistente de Otter entra en las llamadas programadas de su calendario y aparece en la lista de participantes con su propio nombre; el de Fathom se muestra como su nombre seguido de «Fathom Notetaker»; el de Fireflies se puede invitar a una llamada en curso o configurar para que entre solo en todo lo que haya en el calendario.
Esa visibilidad tiene tres consecuencias que se subestiman.
Es un participante, así que cumple las reglas de los participantes. Espera en la sala de espera, se le puede denegar la entrada, se le puede expulsar a mitad de la llamada y figura en el registro de asistencia que guarde la plataforma. Sus notas dependen de que otra persona decida admitirlo.
Es una conexión aparte con un tercero. El bot recibe el audio de la reunión directamente y lo lleva a la infraestructura del proveedor. Eso es lo que objetan los equipos de cumplimiento, y es independiente de lo buena que sea la transcripción.
Es un recurso con contador. Otter limita las reuniones simultáneas según el plan — una en Basic, dos en Pro, tres en Business y Enterprise — porque cada bot es un asistente real que ocupa una plaza real.
Como nada en absoluto. No hay participante, ni sonido de entrada, ni petición de acceso, ni línea en la exportación de asistencia. El grabador se sitúa entre sus altavoces y sus oídos, toma el mismo audio que usted está oyendo y añade su micrófono como segundo canal para poder distinguir después a cada interviniente.
No es una función sigilosa, y conviene decirlo sin rodeos: tiene la misma visibilidad que un teléfono grabando encima de la mesa. La plataforma no lo va a anunciar por usted. Quitar el bot elimina el aviso accidental que el bot daba, y eso es un argumento para decirlo en voz alta, no para callarse.
A lo largo de 2026 las tres grandes plataformas han lanzado controles dirigidos directamente a los tomadores de notas de terceros. Si su forma de trabajar depende de un bot, este es el año en que pasó a depender de los administradores de otras personas.
| Plataforma | Control | Dónde está |
|---|---|---|
| Microsoft Teams | Detecta bots externos y los retiene en la sala de espera hasta que un organizador los admite de forma explícita, diga lo que diga la configuración de sala de espera de la propia reunión | Política de reunión, «Manage external bots and their access to meetings» (gestión de los bots externos y su acceso a las reuniones) — ExternalBotAccessMode, valor por defecto RequireApprovalWhenDetected |
| Zoom | Impide que los usuarios autenticados en dominios concretos entren en reuniones y seminarios web; las salas de espera y la gestión de aplicaciones añaden más barreras | Configuración de la cuenta, «Blocking users in specific domains» |
| Google Meet | Restringe qué aplicaciones de terceros pueden tomar audio y vídeo a través de la Meet Media API; las propias recomendaciones de administración de Google tratan las aplicaciones externas de grabación como un riesgo de seguridad | Consola de administración, controles de acceso a la Media API |
Dos detalles merecen una segunda lectura. La política de Teams está activada
por defecto: su valor inicial es RequireApprovalWhenDetected y no
AllowBots, así que los bots detectados ya están yendo a la sala de espera en
organizaciones que nadie ha configurado. Y la documentación de Microsoft dice
explícitamente que al organizador se le muestra un recordatorio del riesgo
antes de admitir uno, lo que cambia el significado social de ese clic.
Google fue más lejos en el consentimiento: el consentimiento explícito de los participantes para las notas, grabaciones y transcripciones generadas por Gemini empezó a desplegarse el 5 de mayo de 2026, desactivado por defecto y bajo control de los administradores. La dirección es la misma en todas partes: la captura se está convirtiendo en algo que la reunión acepta, y no en algo que un asistente activa.
Ninguno de estos controles afecta a un grabador local. Eso es una ventaja real de fiabilidad, y es también la razón de que exista la sección siguiente.
La cuestión legal nunca ha girado en torno a los bots. Gira en torno a si las personas grabadas dieron su acuerdo, y las reglas cambian según la jurisdicción: unas exigen el consentimiento de una de las partes de la conversación, otras el de todas, y el GDPR añade sus propias obligaciones para las reuniones con personas en la UE.
El caso vivo es In re Otter.AI Privacy Litigation (N.D. Cal., n.º 5:25-cv-06911), una demanda colectiva consolidada que alega que el asistente grabó a participantes que nunca dieron su acuerdo: el consentimiento del anfitrión que lo añadió, sostiene la demanda, no es el consentimiento de los demás. La petición de sobreseimiento de Otter se defendió en vista el 20 de mayo de 2026. Sea cual sea el resultado, fíjese en la forma de la reclamación: va de consentimiento, no de visibilidad, y un grabador sin bot la hereda entera. Nada de esto es asesoramiento legal.
En la práctica, tres hábitos cubren casi todo:
La captura sin bot dejó este año de ser el diferencial de un solo proveedor: incluso las herramientas más conocidas justamente por sus bots traen ya un modo de escritorio que graba sin ninguno. A 16 de agosto de 2026:
| Herramienta | Captura sin bot | Plan necesario |
|---|---|---|
| Granola | Sí — ningún bot, captura el audio del ordenador | Basic (gratis); Business 14 $/usuario/mes |
| Fireflies | Sí — «Take Notes» en la aplicación de escritorio graba el audio del sistema sin que entre ningún tomador de notas | La aplicación de escritorio requiere Pro, desde 10 $/puesto/mes en pago anual |
| Fathom | Aparece en su página de precios como captura sin bot, en beta para Mac | Hay plan gratuito; Premium 16 $/mes en pago anual |
| Otter | Sí — su aplicación de escritorio graba desde el equipo Mac o Windows sin que entre ningún bot; el agente de reunión sigue entrando solo en las llamadas que usted programe | Basic gratis (300 minutos de transcripción al mes) |
| Speak-Y | Sí — graba la llamada en local, no entra nada | Modo reunión en Pro y Pro+ |
Así que la pregunta útil ya no es «¿entra un bot?». Es qué le pasa al audio en el segundo siguiente a su captura: si se sube por defecto a la nube de un proveedor, quién puede leerlo allí y si la transcripción es suya como para poder llevársela. Dos herramientas pueden ser ambas sin bot y acabar en sitios completamente distintos en esta cuestión.
Una lista honesta, porque son limitaciones reales y no suavizantes de marketing.
Si su trabajo consiste en tener registro de reuniones a las que no asiste, el bot es la herramienta adecuada y las políticas de administración anteriores son el precio. Para las reuniones en las que sí está, el camino local es más simple y tiene menos partes implicadas.
El modo reunión de Speak-Y graba cualquier llamada en local en macOS — Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, FaceTime o cualquier otra cosa que reproduzca audio. No entra ningún bot y ningún participante ve a un asistente de terceros. Captura el audio del sistema y su micrófono como canales separados, que es lo que permite después dividir la transcripción por hablante, junto con un resumen y los action items.
Las transcripciones se quedan en su dispositivo por defecto. Cuando sí quiere compartirlas, es un paso deliberado: las reuniones van a canales de equipo cifrados de extremo a extremo donde las claves existen solo en los dispositivos del equipo, y no a un espacio de trabajo que lo ve todo por defecto. Y como el servidor MCP integrado lee esa biblioteca en local, Claude, Cursor o ChatGPT pueden buscar en sus reuniones sin que las transcripciones se suban a ningún sitio para hacerlo.
El modo reunión forma parte de los planes Pro y Pro+; el plan gratuito cubre el dictado con 2000 palabras a la semana y sin tarjeta. La visión general de las notas de reunión tiene el cuadro completo de lo que se extrae tras una llamada.
Cuando grabar sin bot ya funciona, la siguiente pregunta suele ser qué hacer con el montón de transcripciones que produce, que es un problema de archivo y no de captura. Convertir las reuniones en una memoria de equipo buscable sigue justo ahí.
Use un grabador que se ejecute en su propio ordenador y capture el audio que la llamada ya está reproduciendo, junto con su micrófono, en lugar de uno que entre en la reunión como participante. No aparece nada en la lista de participantes porque nada entra en la llamada. Granola y Speak-Y funcionan así por defecto; Fireflies y Otter lo ofrecen los dos en sus aplicaciones de escritorio, y Fathom anuncia en su página de precios la captura sin bot como beta para Mac.
Desde la plataforma de reunión, no. Un grabador local no es un participante: no hay nombre en la lista, ni sonido de entrada, ni petición de acceso, igual que un teléfono grabando sobre la mesa es invisible para Zoom. Justo por eso anunciarlo es tarea suya y no del software.
Porque un bot es una cuenta externa que entra en la llamada y lleva el audio a un proveedor de terceros. Microsoft Teams incluye ya una política de administración que detecta bots externos y los retiene en la sala de espera hasta que un organizador los admite, activada por defecto. Los administradores de Zoom pueden bloquear la entrada desde dominios concretos, y los de Google Workspace pueden restringir el acceso de terceros a la Media API de Meet.
Las reglas de grabación dependen de la jurisdicción y de los participantes, no de que un bot sea visible. En unos sitios basta el consentimiento de una de las partes, en otros hace falta el de todas, y el GDPR añade sus propias obligaciones en la UE. Quitar el bot elimina la pista visual de que se está grabando, así que el aviso importa más, no menos. Esto es información general, no asesoramiento legal.
Sí — un grabador local captura lo que suene en su ordenador, así que la plataforma es indiferente. Eso incluye Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, FaceTime, Discord y las llamadas en el navegador, sin ninguna integración de bot. La contrapartida es que tiene que estar usted en la reunión, en ese dispositivo.