Ci sono due modi per ottenere la trascrizione di una chiamata, e la differenza non è un dettaglio tecnico: è ciò che vedono tutti gli altri in riunione. Un bot che prende appunti entra come partecipante a sé, con un nome nell'elenco e una riga nel registro della riunione. Un registratore locale cattura l'audio che il computer sta già riproducendo, più il microfono, e non entra da nessuna parte.
Per il secondo, la risposta breve è: conviene scegliere uno strumento che registra sul dispositivo anziché uno che manda un agente in riunione. Granola e Speak-Y funzionano così per impostazione predefinita, Fireflies e Otter hanno entrambi una modalità senza bot nelle rispettive app desktop e Fathom indica la cattura senza bot sulla pagina dei prezzi come beta per Mac. Nell'elenco dei partecipanti non compare nulla, la piattaforma non conta e nessuna policy amministrativa può disattivarlo, perché non c'è niente da ammettere.
Che cosa si ottiene e che cosa costa è il resto di questa guida. I dati su altri prodotti e sulle impostazioni delle piattaforme sono stati verificati il 16 agosto 2026.
Come un ospite che nessuno ha invitato. L'assistente di Otter entra nelle chiamate pianificate a calendario e compare nell'elenco dei partecipanti con un nome proprio; quello di Fathom compare come il nome dell'utente più «Fathom Notetaker»; il notetaker di Fireflies può essere invitato a una chiamata in corso oppure impostato per entrare da solo in tutto ciò che è a calendario.
Questa visibilità ha tre conseguenze che si tende a sottovalutare.
È un partecipante, quindi segue le regole dei partecipanti. Aspetta nella lobby, può vedersi negare l'ingresso, può essere rimosso a chiamata in corso e finisce in qualunque registro di presenza tenuto dalla piattaforma. Gli appunti dipendono dalla decisione di ammissione di qualcun altro.
È una connessione separata verso un terzo. Il bot riceve direttamente l'audio della riunione e lo porta sull'infrastruttura del fornitore. È questa la parte a cui si oppongono i team di compliance, ed è indipendente da quanto sia buona la trascrizione.
È una risorsa a consumo. Otter limita le riunioni in contemporanea in base al piano — una con Basic, due con Pro, tre con Business ed Enterprise — perché ogni bot è un presente reale che occupa un posto reale.
Come niente. Non c'è un partecipante, non c'è il suono di ingresso, non c'è richiesta di ammissione e non c'è una riga nell'esportazione delle presenze. Il registratore sta tra le casse e l'orecchio, prende lo stesso audio che si sta già ascoltando e aggiunge il microfono come secondo canale, così dopo si possono distinguere gli interlocutori.
Non è una funzione furtiva, e conviene dirlo chiaramente: è la stessa visibilità di un telefono che registra appoggiato sul tavolo. La piattaforma non lo annuncerà al posto di nessuno. Togliere il bot toglie l'avviso accidentale che il bot dava, il che è un argomento per dirlo ad alta voce, non per tacere.
Nel corso del 2026 tutte e tre le piattaforme principali hanno introdotto controlli mirati proprio ai notetaker di terze parti. Se il flusso di lavoro dipende da un bot, questo è l'anno in cui ha iniziato a dipendere dagli amministratori altrui.
| Piattaforma | Controllo | Dove si trova |
|---|---|---|
| Microsoft Teams | Rileva i bot esterni e li trattiene nella lobby finché un organizzatore non li ammette esplicitamente, qualunque cosa dica l'impostazione di lobby della singola riunione | Policy delle riunioni, «Manage external bots and their access to meetings» — ExternalBotAccessMode, valore predefinito RequireApprovalWhenDetected |
| Zoom | Blocca l'ingresso a riunioni e webinar agli utenti autenticati con domini indicati; sale d'attesa e gestione delle app aggiungono ulteriori filtri | Impostazioni dell'account, «Blocking users in specific domains» |
| Google Meet | Limita quali app di terze parti possono prelevare audio e video tramite la Meet Media API; le stesse linee guida di Google per gli amministratori trattano le app di registrazione esterne come un rischio di sicurezza | Console di amministrazione, controlli di accesso alla Media API |
Due dettagli meritano una seconda lettura. La policy di Teams è attiva per
impostazione predefinita: il suo valore di default è
RequireApprovalWhenDetected, non AllowBots, quindi i bot rilevati
finiscono già nella lobby anche nei tenant che nessuno ha configurato. E la
documentazione Microsoft dice esplicitamente che all'organizzatore viene
mostrato un promemoria sul rischio prima di ammetterne uno, il che cambia il
significato sociale di quel clic.
Google si è spinta oltre sul fronte del consenso: il consenso esplicito dei partecipanti per note, registrazioni e trascrizioni generate da Gemini ha iniziato a essere distribuito il 5 maggio 2026, disattivato per impostazione predefinita e controllato dagli amministratori. La direzione è la stessa ovunque: la cattura sta diventando qualcosa che la riunione concede, non qualcosa che un partecipante accende.
Nessuno di questi controlli tocca un registratore locale. È un vantaggio reale in termini di affidabilità, ed è anche il motivo per cui esiste la sezione successiva.
La questione legale non ha mai riguardato i bot. Riguarda se le persone registrate erano d'accordo, e le regole cambiano da una giurisdizione all'altra: in alcune basta il consenso di una parte della conversazione, in altre serve quello di tutte, e il GDPR aggiunge obblighi propri per le riunioni che coinvolgono persone nell'UE.
Il caso aperto è In re Otter.AI Privacy Litigation (N.D. Cal., n. 5:25-cv-06911), una class action consolidata secondo cui l'assistente ha registrato partecipanti che non avevano mai acconsentito: il consenso dell'host che lo ha aggiunto, sostiene l'atto, non è il consenso di tutti gli altri. L'istanza di rigetto di Otter è stata discussa il 20 maggio 2026. Quale che sia l'esito, conta la forma della pretesa: riguarda il consenso e non la visibilità, e un registratore senza bot la eredita per intero. Nulla di tutto questo è una consulenza legale.
In pratica, tre abitudini coprono quasi tutto:
Quest'anno la cattura senza bot ha smesso di essere il fattore distintivo di un singolo fornitore: perfino gli strumenti più noti proprio per i loro bot offrono ormai una modalità desktop che registra senza. Al 16 agosto 2026:
| Strumento | Cattura senza bot | Piano necessario |
|---|---|---|
| Granola | Sì — nessun bot, cattura l'audio del computer | Basic (gratuito); Business 14 $ per utente al mese |
| Fireflies | Sì — «Take Notes» nell'app desktop registra l'audio di sistema senza che entri alcun notetaker | L'app desktop richiede Pro, da 10 $ a postazione al mese con fatturazione annuale |
| Fathom | Indicata sulla pagina dei prezzi come cattura senza bot, in beta per Mac | Piano gratuito disponibile; Premium 16 $ al mese con fatturazione annuale |
| Otter | Sì — la sua app desktop registra dal computer Mac o Windows senza che entri alcun bot; l'agente per le riunioni continua comunque a entrare da solo nelle chiamate quando lo si pianifica | Basic gratuito (300 minuti di trascrizione al mese) |
| Speak-Y | Sì — registra la chiamata in locale, non entra nulla | Modalità riunione su Pro e Pro+ |
La domanda utile, quindi, non è più «entra un bot?». È che cosa succede all'audio nel secondo successivo alla cattura: se per impostazione predefinita finisce nel cloud di un fornitore, chi può leggerlo lì e se la trascrizione è propria e portabile. Due strumenti possono essere entrambi senza bot e collocarsi in punti completamente diversi su questa domanda.
Un elenco onesto, perché sono vincoli reali e non attenuanti di marketing.
Se il compito è avere un resoconto di riunioni a cui non si partecipa, il bot è lo strumento giusto e le policy amministrative viste sopra sono il prezzo. Per le riunioni a cui si partecipa davvero, la strada locale è più semplice e coinvolge meno soggetti.
La modalità riunione di Speak-Y registra qualsiasi chiamata in locale su macOS — Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, FaceTime o qualunque altra cosa riproduca audio. Non entra alcun bot e nessun partecipante vede un partecipante di terze parti. Cattura l'audio di sistema e il microfono come canali separati, ed è questo a permettere di dividere poi la trascrizione per interlocutore, insieme a un riepilogo e agli action items.
Le trascrizioni restano per impostazione predefinita sul dispositivo. Quando si vuole condividerle, è un passo deliberato: le riunioni finiscono in canali di team con crittografia end-to-end, dove le chiavi esistono solo sui dispositivi del team, anziché in uno spazio di lavoro che vede tutto per impostazione predefinita. E poiché il server MCP integrato legge quella libreria in locale, Claude, Cursor o ChatGPT possono cercare nelle riunioni senza che le trascrizioni vengano caricate da qualche parte per farlo.
La modalità riunione fa parte dei piani Pro e Pro+; il piano gratuito copre la dettatura con 2.000 parole a settimana e senza carta di credito. La panoramica sulle note delle riunioni mostra il quadro completo di ciò che viene estratto dopo una chiamata.
Una volta che la registrazione senza bot funziona, la domanda successiva è di solito che cosa fare del mucchio di trascrizioni che produce — ed è un problema di archiviazione, non di cattura. Da lì riprende come trasformare le riunioni in una memoria di team ricercabile.
Conviene usare un registratore che gira sul proprio computer e cattura l'audio che la chiamata sta già riproducendo, insieme al microfono, anziché uno che entra in riunione come partecipante. Nell'elenco dei partecipanti non compare nulla, perché nulla entra nella chiamata. Granola e Speak-Y funzionano così per impostazione predefinita; Fireflies e Otter lo offrono entrambi nelle rispettive app desktop e Fathom indica la cattura senza bot sulla propria pagina dei prezzi come beta per Mac.
Dalla piattaforma della riunione, no. Un registratore locale non è un partecipante: non c'è un nome nell'elenco, non c'è il suono di ingresso, non c'è richiesta di ammissione — allo stesso modo in cui un telefono che registra appoggiato sul tavolo è invisibile a Zoom. È proprio per questo che annunciarlo spetta alla persona e non al software.
Perché un bot è un account esterno che entra nella chiamata e porta l'audio a un fornitore terzo. Microsoft Teams include ormai una policy amministrativa che rileva i bot esterni e li trattiene nella lobby finché un organizzatore non li ammette, attiva per impostazione predefinita. Gli amministratori di Zoom possono bloccare l'ingresso da domini specifici e quelli di Google Workspace possono limitare l'accesso di terze parti alla Media API di Meet.
Le regole sulla registrazione dipendono dalla giurisdizione e da chi partecipa, non dal fatto che un bot sia visibile. In alcuni ordinamenti basta il consenso di una parte, in altri serve quello di tutte, e nell'UE il GDPR aggiunge obblighi propri. Togliere il bot toglie l'indizio visivo che è in corso una registrazione, quindi l'annuncio conta di più, non di meno. Questa è un'informazione generale, non una consulenza legale.
Sì — un registratore locale cattura qualunque cosa venga riprodotta dal computer, quindi la piattaforma è irrilevante. Rientrano Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, FaceTime, Discord e le chiamate nel browser senza alcuna integrazione di bot. Il compromesso è che bisogna essere in riunione di persona, su quel dispositivo.