Openbare link naar een vergadertranscriptie: delen buiten uw team
Soms zit degene die een vergadertranscriptie nodig heeft niet in uw team: een klant die het gesprek heeft gemist, een externe opdrachtnemer, een kandidaat die u samen met een collega hebt gesproken. Hen voor één document uitnodigen in een werkruimte is te veel, en de hele transcriptie in een e-mail plakken kost u de sprekers en de tijdstempels.
In Speak-Y is het antwoord een openbare link. Open de opname op uw Mac, klik op Openbare link in de actiebalk onder de transcriptie, en er staat al een link op uw klembord. Wie hem ontvangt, opent hem in elke browser zonder account en ziet de samenvatting en de transcriptie per spreker. De link werkt 7 dagen, hangt niet af van een teamkanaal, en de server die hem host kan niet lezen wat erachter zit.
Hieronder: hoe u de link maakt, wat de ontvanger ziet, waarom hij verloopt en wanneer een kanaal de betere keuze is.
Hoe maak ik een openbare link naar een opname?
De knop zit bij de opname zelf, niet in de teaminstellingen:
- Open de opname in de Speak-Y-app op uw Mac — een vergadering of een dictaat, zolang die is getranscribeerd.
- Klik in de actiebalk onder de transcriptie op Openbare link. In een teamwerkruimte staat de knop direct na To channel.
- De knop verandert een paar seconden in Link gemaakt en gekopieerd. De link staat op uw klembord; plak hem in een e-mail of een direct bericht.
- Klikt u later nog eens op de knop, dan staat er Link gekopieerd: u krijgt dezelfde link in plaats van een nieuwe, zolang de opname niet is veranderd en de link nog meer dan een dag geldig is.
Er is geen dialoogvenster. U hebt geen teamwerkruimte nodig: elk van uw eigen opnames kan een link krijgen zolang u bij Speak-Y bent ingelogd. Een opname die vanuit de feed van een kanaal is geopend, heeft geen linkknop — links worden gemaakt door de auteur, vanuit diens eigen kopie in Alle opnames.
Wat ziet de ontvanger?
De link opent in de browser een eenvoudige pagina die alleen gelezen kan worden. Er valt niets te installeren en er is geen registratie. De pagina toont:
- de samenvatting, als de opname er een heeft;
- de notities die u tijdens de vergadering hebt geplaatst — alleen als u ervoor hebt gekozen ze aan anderen te tonen (daarover hieronder meer);
- de transcriptie, opgesplitst per spreker met tijdstempels, met de sprekersnamen die u hebt ingesteld;
- een regel die zegt wanneer de link verloopt, met knoppen om de samenvatting en de transcriptie te kopiëren of te downloaden.
De audio maakt geen deel uit van de link. De pagina is gemarkeerd als
noindex, zodat zoekmachines haar niet opnemen, en linkvoorbeelden in
messengers tonen een vaste productkaart in plaats van de titel van de
vergadering of de namen van de sprekers.
Wat er onder de motorkap gebeurt, is belangrijk voor de privacy. Wanneer u op
de knop klikt, versleutelt de app een aparte kopie van de opname met een
nieuwe willekeurige sleutel. De server bewaart die versleutelde tekst onder een
token, en de sleutel wordt in het deel van de URL na de # gezet — het
fragment, dat browsers nooit naar een server sturen. De browser van de
ontvanger downloadt de versleutelde tekst en ontsleutelt die lokaal. Speak-Y
bewaart een versleutelde blob waarvoor het geen sleutel heeft, hetzelfde
principe als bij end-to-end versleutelde teamkanalen.
Waarom verloopt de link na 7 dagen?
Elke openbare link leeft zeven dagen, en er is geen optie "verloopt nooit". Dat is bewust. De sleutel in het fragment beschermt de inhoud tegen de server, maar niet tegen mensen: als de ontvanger de link doorstuurt of in een openbare chat plakt, kan iedereen met het volledige adres hem openen. Een beperkte levensduur is wat die blootstelling begrenst.
Na zeven dagen meldt de pagina dat de link is verlopen. Binnen enkele uren verwijdert de server de versleutelde tekst volledig, en vanaf dat moment bestaat het adres gewoon niet meer. De regel over het verlopen op de pagina vraagt de ontvanger om alles wat hij wil bewaren vóór die tijd te kopiëren of te downloaden. Heeft hij het na een week opnieuw nodig, klik dan nog eens op Openbare link en stuur de nieuwe link: als de oude nog minder dan een dag geldig is, maakt de app ongemerkt een nieuwe aan in plaats van een link uit te delen die zo meteen niet meer werkt.
Een link is een momentopname, geen live weergave
Een openbare link legt de opname vast zoals die was toen u hem maakte. Als u later een spreker hernoemt, de samenvatting opnieuw genereert of de titel, tags of tekst bewerkt, blijft de oude link de oude versie tonen. De volgende klik op Openbare link merkt de wijziging op en geeft u een nieuwe link met de actuele inhoud. De vorige link wordt niet automatisch ingetrokken, omdat u hem misschien al naar iemand hebt gestuurd; hij verloopt gewoon volgens zijn eigen schema.
Twee acties trekken links wel eerder in:
- Het verwijderen van de opname trekt elke actieve link ernaar in. De Mac die de links heeft gemaakt, meldt dit aan de server, die de versleutelde tekst direct wist, en de pagina meldt dat de link is ingetrokken. Is die Mac op dat moment offline, dan blijft de link bestaan tot zijn zeven dagen om zijn.
- Het privé maken van de vergadernotities trekt de links in die die notities bevatten. Notities zijn standaard privé; u kunt ze alleen aan anderen tonen bij een opname die u naar een teamkanaal hebt gestuurd. Zet u ze daarna terug op Privé, dan trekt de app elke link in die is gemaakt terwijl de notities zichtbaar waren.
Er is momenteel geen knop om één bepaalde link in te trekken en de opname te behouden, en alleen de Mac die een link heeft gemaakt, onthoudt hem — nog een reden om een link bewust te sturen, naar een specifieke persoon.
Openbare link of teamkanaal?
Beide brengen een opname onder de ogen van anderen, maar ze beantwoorden verschillende vragen.
Een teamkanaal is voor mensen die met u samenwerken. Leden zien de opname in hun eigen Speak-Y-app, ze blijft daar tot iemand haar verwijdert, en de toegang wordt afgedwongen met sleutels die alleen de apparaten van de leden hebben: het verwijderen van iemand roteert de kanaalsleutel. Kanalen en werkruimtes maken deel uit van Speak-Y Teams.
Een openbare link is voor één persoon buiten het team, voor korte tijd. Aan diens kant is geen account nodig, hij is aan geen kanaal gebonden en eindigt vanzelf na een week. De keerzijde is dat de toegang toebehoort aan wie de URL heeft, niet aan een persoon met naam en toenaam.
Een gedownload bestand valt volledig buiten uw controle: geen verloop, geen intrekking. Gebruik het alleen als de ontvanger de tekst voorgoed moet bewaren.
| Teamkanaal | Openbare link | Gedownload bestand | |
|---|---|---|---|
| Wie kan het openen | Kanaalleden | Iedereen met de volledige URL | Iedereen die het bestand krijgt |
| Account nodig | Ja, Speak-Y | Nee, elke browser | Nee |
| Hoe lang | Tot het wordt verwijderd | 7 dagen | Voorgoed |
| Terug te nemen | Opname of lid verwijderen | Opname verwijderen of notities privé maken | Nee |
| Server kan het lezen | Nee | Nee | Niet opgeslagen |
Hoe andere vergadertools met openbare links omgaan
De meeste vergadertools bieden een optie "iedereen met de link"; ze verschillen in hoe lang die geldt en wie de inhoud kan lezen. Per 2 oktober 2026, volgens het helpcentrum van elke leverancier:
- Bij cloudopnames van Zoom kiest de eigenaar wie mag kijken — van "Everyone with the recording link" tot ingelogde gebruikers of specifieke personen — en kan hij optioneel een vervaldatum, een toegangscode en een schakelaar voor downloads toevoegen.
- Otter heeft een machtiging "Anyone with the link": wie de link heeft, kan de transcriptie zonder in te loggen bekijken en afspelen, als kijker.
- Fireflies gebruikt "Teammates & Anyone with Link" als standaard privacyinstelling voor vergaderrecaps. Op de abonnementen Free en Pro ziet een gast de transcriptie en de audio; voor de samenvatting en de video zonder in te loggen is Public Meeting Access nodig, beschikbaar op Business en Enterprise.
Die tools zijn flexibeler, en sommige laten u één link intrekken, wat Speak-Y nog niet kan. Het verschil bij Speak-Y is structureel: de levensduur staat vast op zeven dagen in plaats van afhankelijk te zijn van een instelling die u kunt vergeten, en de dienst die de link opslaat, bewaart alleen versleutelde tekst.
Voordat u een link verstuurt
Een paar gewoonten zorgen ervoor dat een openbare link alleen doet wat u bedoelde:
- Controleer de notities. Als de opname in een kanaal staat en de notities zichtbaar zijn, gaan ook die mee in de link. Zet ze eerst op Privé als ze voor uzelf bedoeld waren.
- Stuur hem naar een persoon, niet naar een zaal. Een direct bericht of een e-mail, geen openbare chat of gedeeld document dat anderen kunnen doorsturen.
- Kopieer hem opnieuw na wijzigingen. Een link die u stuurde voordat u een sprekersnaam corrigeerde, toont nog de oude naam.
- Vertel de ontvanger dat hij verloopt. Zeven dagen is genoeg om te lezen en te downloaden, niet om een bladwijzer te maken.
Als dezelfde mensen week na week uw vergaderingen nodig hebben, is een link het verkeerde middel: daar is een gedeeld kanaal voor. De volgende stap is zien hoe kanaalsleutels, uitnodigingen en verwijderingen werken, en wat het privacybeleid zegt over de gegevens die Speak-Y bewaart.
FAQ
Hoe deel ik een vergadertranscriptie uit Speak-Y met iemand zonder account?
Open de opname in de Speak-Y-app op uw Mac en klik op Openbare link in de actiebalk onder de transcriptie. De link wordt direct naar uw klembord gekopieerd, en de ontvanger opent hem in elke browser zonder zich te registreren. Hij werkt 7 dagen.
Hoe lang werkt een openbare link van Speak-Y?
Zeven dagen vanaf het moment dat hij is gemaakt. Een link die nooit verloopt, bestaat niet: een beperkte levensduur is wat de blootstelling begrenst als de link wordt doorgestuurd of ergens openbaar wordt geplakt. Na zeven dagen meldt de pagina dat de link is verlopen.
Kan Speak-Y een vergadering lezen die via een openbare link is gedeeld?
Nee. De app versleutelt een aparte kopie van de opname met een nieuwe sleutel, en die sleutel reist alleen mee in het deel van de URL na de #, dat browsers nooit naar de server sturen. De server bewaart versleutelde tekst die hij niet kan openen, en de browser van de ontvanger ontsleutelt die lokaal.
Heeft een openbare link een teamwerkruimte of een kanaal nodig?
Nee. Elke eigen opname kan een openbare link krijgen zodra die is getranscribeerd, met of zonder werkruimte, en het verplaatsen van de opname tussen kanalen heeft geen invloed op de link. U hoeft alleen bij Speak-Y ingelogd te zijn.
Wat gebeurt er met een openbare link als ik de opname bewerk of verwijder?
Een link is een momentopname van de opname op het moment dat u hem maakte. Nadat u de samenvatting, sprekers of notities hebt bewerkt, geeft de volgende klik op Openbare link u een nieuwe link met de nieuwe inhoud, terwijl de oude de oude versie blijft tonen tot hij verloopt. Het verwijderen van de opname trekt al haar actieve links in.