Er zijn twee manieren om aan een transcriptie van een gesprek te komen, en het verschil is geen technisch detail — het is wat alle anderen in de vergadering zien. Een notuleerbot belt in als eigen deelnemer, met een naam in de lijst en een regel in het vergaderverslag. Een lokale recorder legt de audio vast die uw computer toch al afspeelt, plus uw microfoon, en neemt nergens aan deel.
Wilt u het tweede, dan is het korte antwoord: kies een tool die op het apparaat opneemt in plaats van een die een agent naar de vergadering stuurt. Granola en Speak-Y werken standaard zo, Fireflies en Otter hebben allebei een botvrije modus in hun desktop-app en Fathom vermeldt opnemen zonder bot op de prijspagina als bèta voor Mac. Er verschijnt niets in de deelnemerslijst, het platform doet niet ter zake en geen enkel beheerdersbeleid kan het uitzetten — want er is niets om toe te laten.
Wat u daarmee wint en wat het kost, is de rest van deze gids. De feiten over andere producten en platforminstellingen hieronder zijn gecontroleerd op 16 augustus 2026.
Als een gast die niemand heeft uitgenodigd. De assistent van Otter komt binnen bij ingeplande gesprekken uit uw agenda en verschijnt onder een eigen naam in de deelnemerslijst; die van Fathom verschijnt als uw naam plus "Fathom Notetaker"; de notetaker van Fireflies kan worden uitgenodigd voor een lopend gesprek of ingesteld om automatisch bij alles in uw agenda binnen te komen.
Die zichtbaarheid heeft drie gevolgen die mensen onderschatten.
Het is een deelnemer, dus gelden de deelnemersregels. Hij wacht in de lobby, kan worden geweigerd, kan halverwege worden verwijderd en staat in elke aanwezigheidsregistratie die het platform bijhoudt. Uw notulen hangen af van iemand anders die op toelaten klikt.
Het is een aparte verbinding met een derde partij. De bot ontvangt de vergaderaudio rechtstreeks en brengt die naar de infrastructuur van de leverancier. Dat is het deel waar complianceteams bezwaar tegen maken, en het staat los van hoe goed de transcriptie is.
Het is een afgerekende resource. Otter begrenst het aantal gelijktijdige vergaderingen per abonnement — één bij Basic, twee bij Pro, drie bij Business en Enterprise — omdat elke bot een echte aanwezige is die een echte plek bezet.
Als helemaal niets. Er is geen deelnemer, geen toetredingsgeluid, geen verzoek in de lobby en geen regel in de aanwezigheidsexport. De recorder zit tussen uw luidsprekers en uw oren, pakt dezelfde audio die u hoort en voegt uw microfoon toe als tweede kanaal, zodat sprekers achteraf uit elkaar te houden zijn.
Dit is geen stiekeme functie, en het is de moeite waard daar duidelijk over te zijn: het is dezelfde zichtbaarheid als een telefoon die op tafel opneemt. Het platform kondigt het niet voor u aan. Zonder bot verdwijnt de toevallige waarschuwing die de bot gaf, en dat is een argument om het hardop te zeggen, niet om te zwijgen.
In de loop van 2026 hebben alle drie de grote platformen functies uitgebracht die precies op externe notetakers zijn gericht. Hangt uw werkwijze aan een bot, dan is dit het jaar waarin die is gaan afhangen van de beheerders van anderen.
| Platform | Beheerfunctie | Waar het staat |
|---|---|---|
| Microsoft Teams | Detecteert externe bots en houdt ze in de lobby tot een organisator ze uitdrukkelijk toelaat, ongeacht wat de lobby-instelling van de vergadering zelf zegt | Vergaderbeleid, "Manage external bots and their access to meetings" — ExternalBotAccessMode, standaard RequireApprovalWhenDetected |
| Zoom | Blokkeert deelname aan vergaderingen en webinars door gebruikers die zijn geverifieerd met genoemde domeinen; wachtkamers en app-beheer voegen extra drempels toe | Accountinstellingen, "Blocking users in specific domains" |
| Google Meet | Beperkt welke externe apps audio en video mogen afnemen via de Meet Media API; Google's eigen beheerdersrichtlijn behandelt externe opname-apps als een beveiligingsrisico | Beheerconsole, toegangsinstellingen voor de Media API |
Twee details zijn het dubbel lezen waard. Het Teams-beleid staat standaard
aan — de standaardwaarde is RequireApprovalWhenDetected en niet
AllowBots, dus gedetecteerde bots gaan nu al naar de lobby in tenants die
niemand heeft geconfigureerd. En de documentatie van Microsoft zegt
uitdrukkelijk dat de organisator vóór het toelaten een herinnering aan het
risico te zien krijgt, wat de sociale betekenis van die klik verandert.
Google ging op het punt van toestemming nog verder: uitdrukkelijke toestemming van deelnemers voor door Gemini gegenereerde notities, opnames en transcripties werd vanaf 5 mei 2026 uitgerold, standaard uit en beheerd door beheerders. De richting is overal dezelfde — vastleggen wordt iets waar een vergadering mee instemt in plaats van iets wat één aanwezige aanzet.
Geen van deze beheerfuncties raakt een lokale recorder. Dat is echt een voordeel voor de betrouwbaarheid, en het is meteen de reden dat de volgende paragraaf bestaat.
De juridische vraag ging nooit over bots. Ze gaat erover of de opgenomen mensen ermee instemden, en de regels verschillen per rechtsgebied: sommige eisen toestemming van één partij in het gesprek, andere van iedereen, en de GDPR voegt eigen verplichtingen toe voor vergaderingen met mensen in de EU.
De lopende testcase is In re Otter.AI Privacy Litigation (N.D. Cal., nr. 5:25-cv-06911), een gebundelde class action met de stelling dat de assistent deelnemers opnam die daar nooit mee instemden — toestemming van de host die hem toevoegde is volgens de aanklacht geen toestemming van alle anderen. Het verzoek van Otter om verwerping werd op 20 mei 2026 bepleit. Wat de uitkomst ook wordt, let op de vorm van de claim: hij gaat over toestemming en niet over zichtbaarheid, en een botvrije recorder erft hem volledig. Niets hiervan is juridisch advies.
In de praktijk dekken drie gewoonten het grootste deel af:
Botvrij vastleggen was dit jaar niet langer het onderscheid van één leverancier — zelfs de tools die juist om hun bots bekendstaan, leveren inmiddels een desktopmodus die zonder bot opneemt. Stand op 16 augustus 2026:
| Tool | Botvrij opnemen | Benodigd abonnement |
|---|---|---|
| Granola | Ja — helemaal geen bot, neemt computeraudio op | Basic (gratis); Business $14 per gebruiker per maand |
| Fireflies | Ja — "Take Notes" in de desktop-app neemt systeemaudio op zonder dat er een notetaker binnenkomt | De desktop-app vereist Pro, vanaf $10 per seat per maand bij jaarbetaling |
| Fathom | Op de prijspagina vermeld als botvrij opnemen, bèta voor Mac | Gratis abonnement beschikbaar; Premium $16 per maand bij jaarbetaling |
| Otter | Ja — de desktop-app neemt op vanaf de Mac- of Windows-machine zonder dat er een bot binnenkomt; de meeting agent komt nog steeds automatisch binnen bij gesprekken die u inplant | Basic gratis (300 transcriptieminuten per maand) |
| Speak-Y | Ja — neemt het gesprek lokaal op, er komt niets binnen | Vergadermodus op Pro en Pro+ |
De bruikbare vraag is dus niet langer "komt er een bot binnen". Het is wat er met de audio gebeurt in de seconde na het vastleggen: of die standaard naar de cloud van een leverancier gaat, wie hem daar kan lezen en of de transcriptie van u is om mee te nemen. Twee tools kunnen allebei botvrij zijn en op die vraag totaal verschillend uitpakken.
Een eerlijke lijst, want dit zijn echte beperkingen en geen marketingnuanceringen.
Is het uw taak om verslag te hebben van vergaderingen waar u niet bij bent, dan is een bot het juiste gereedschap en zijn de bovenstaande beleidsregels de prijs. Voor vergaderingen waar u wél in zit, is de lokale route eenvoudiger en zitten er minder partijen tussen.
De vergadermodus van Speak-Y neemt elk gesprek lokaal op macOS op — Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, FaceTime of wat er verder ook audio afspeelt. Er komt geen bot binnen en geen enkele deelnemer ziet een externe aanwezige. De app legt systeemaudio en uw microfoon als aparte kanalen vast, en dat is wat het mogelijk maakt de transcriptie achteraf per spreker te splitsen, samen met een samenvatting en de action items.
Transcripties blijven standaard op uw apparaat. Wilt u ze wél delen, dan is dat een bewuste stap: vergaderingen gaan naar end-to-end versleutelde teamkanalen, waar de sleutels alleen op de apparaten van het team bestaan, in plaats van naar een werkruimte die standaard alles ziet. En omdat de ingebouwde MCP-server die bibliotheek lokaal leest, kunnen Claude, Cursor of ChatGPT uw vergaderingen doorzoeken zonder dat de transcripties daarvoor ergens naartoe worden geüpload.
De vergadermodus hoort bij de abonnementen Pro en Pro+; het gratis abonnement dekt dicteren met 2.000 woorden per week en zonder creditcard. Het overzicht van vergadernotities geeft het volledige beeld van wat er na een gesprek uit wordt gehaald.
Zodra opnemen zonder bot werkt, is de volgende vraag meestal wat u aanmoet met de stapel transcripties die het oplevert — en dat is een archiveringsprobleem, geen opnameprobleem. Daar pakt van vergaderingen naar een doorzoekbaar teamgeheugen de draad op.
Gebruik een recorder die op uw eigen computer draait en de audio opneemt die het gesprek al afspeelt, samen met uw microfoon, in plaats van een recorder die als deelnemer inbelt. Er verschijnt niets in de deelnemerslijst, omdat er niets aan het gesprek deelneemt. Granola en Speak-Y werken standaard zo; Fireflies en Otter bieden het allebei in hun desktop-app, en Fathom vermeldt opnemen zonder bot op de prijspagina als bèta voor Mac.
Niet via het vergaderplatform. Een lokale recorder is geen deelnemer: geen naam in de lijst, geen toetredingsgeluid en geen verzoek in de lobby — net zoals een telefoon die op tafel opneemt onzichtbaar is voor Zoom. Juist daarom is het aankondigen uw taak en niet die van de software.
Omdat een bot een extern account is dat aan het gesprek deelneemt en de audio naar een externe leverancier brengt. Microsoft Teams levert inmiddels een beheerdersbeleid dat externe bots detecteert en in de lobby houdt totdat een organisator ze toelaat, standaard ingeschakeld. Zoom-beheerders kunnen deelname vanaf specifieke domeinen blokkeren en Google Workspace-beheerders kunnen externe toegang tot de Media API van Meet beperken.
De regels voor opnemen hangen af van het rechtsgebied en van de deelnemers, niet van de vraag of er een bot zichtbaar is. Op sommige plaatsen volstaat toestemming van één partij, elders is die van iedereen nodig, en in de EU komen de verplichtingen uit de GDPR erbij. Zonder bot verdwijnt de zichtbare hint dat er wordt opgenomen, waardoor de aankondiging juist zwaarder weegt. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Ja — een lokale recorder legt vast wat er ook maar via uw computer wordt afgespeeld, dus het platform doet niet ter zake. Dat omvat Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, FaceTime, Discord en browsergesprekken zonder enige botintegratie. De keerzijde is dat u zelf in de vergadering moet zitten, op dat apparaat.