Darf man Meetings aufzeichnen? Einwilligung und Recht erklärt

2026-09-29

Ein Meeting aufzuzeichnen ist an den meisten Orten legal, wenn die Beteiligten davon wissen. Die Details hängen davon ab, wo jeder Teilnehmer sitzt: Das US-Bundesrecht und die meisten US-Bundesstaaten erlauben einem Teilnehmer, ein Gespräch aufzuzeichnen, an dem er beteiligt ist, rund ein Dutzend Bundesstaaten verlangen die Einwilligung aller, die EU behandelt ein aufgezeichnetes Arbeitsmeeting als personenbezogene Daten, über die die Menschen vorher informiert werden müssen, und in Deutschland ist das heimliche Aufzeichnen eines nichtöffentlichen Gesprächs strafbar.

Die kurze Antwort, die überall passt, lautet daher: Kündigen Sie die Aufnahme zu Beginn an und holen Sie sich ein Ja, bevor es inhaltlich losgeht. Diese eine Gewohnheit erfüllt auch die strengsten Regeln unten und kostet zehn Sekunden.

Der Rest dieses Artikels erklärt, warum sich die Regeln unterscheiden, was das Urteil gegen Otter.ai vom August 2026 hinzufügt und was Meeting-Plattformen Ihnen abnehmen und was nicht. Gesetze und Gerichtsdokumente wurden am 29. September 2026 geprüft. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung — für einen konkreten Fall fragen Sie eine Anwältin oder einen Anwalt in der jeweiligen Rechtsordnung.

Was ist der Unterschied zwischen Ein- und Allparteien-Einwilligung?

Einparteien-Einwilligung (one-party consent) bedeutet: Es genügt, dass ein Teilnehmer der Aufnahme zustimmt — und dieser Teilnehmer können Sie selbst sein. So funktioniert der Wiretap Act des US-Bundes: 18 U.S.C. § 2511(2)(d) besagt, dass es nicht rechtswidrig ist, eine Kommunikation aufzuzeichnen, „where such person is a party to the communication“ (wenn die Person selbst an der Kommunikation beteiligt ist), es sei denn, die Aufnahme dient dazu, eine Straftat oder eine unerlaubte Handlung zu begehen. Die meisten US-Bundesstaaten folgen demselben Modell.

Allparteien-Einwilligung (oft Zweiparteien-Einwilligung genannt) bedeutet, dass jeder Teilnehmer zustimmen muss. Veröffentlichte Listen unterscheiden sich an den Rändern, aber Kalifornien, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, New Hampshire, Pennsylvania und Washington stehen auf allen. Connecticut, Delaware und Nevada werden meist mit Einschränkungen ergänzt — Connecticut etwa wendet die strengere Regel auf Telefon- und Videocalls an, nicht aber auf Gespräche vor Ort. Oregon macht es umgekehrt: eine Partei bei Calls, alle Parteien im direkten Gespräch. Das Gesetz in Michigan liest sich wie eine Allparteien-Regel, die Gerichte dort erlauben einem Teilnehmer aber die Aufnahme.

Es geht um echtes Geld. California Penal Code § 632 erfasst „confidential communications“ — alles, was unter Umständen gesagt wird, die nahelegen, dass der Sprecher es im Kreis der Teilnehmer halten will, und das beschreibt die meisten internen Meetings —, und § 637.2 erlaubt jedem, der unter Verstoß dagegen aufgezeichnet wurde, auf 5.000 $ pro Verstoß zu klagen.

Welches Recht gilt, wenn die Teilnehmer an verschiedenen Orten sind?

Videocalls erstrecken sich regelmäßig über mehrere Bundesstaaten und Länder, und die vorsichtige Lesart lautet: Der strengste Ort gewinnt. Das maßgebliche Beispiel ist Kearney v. Salomon Smith Barney (Supreme Court von Kalifornien, 2006): Broker in Georgia, einem Einparteien-Staat, zeichneten Telefonate mit Kunden in Kalifornien auf. Das Gericht entschied, dass die kalifornische Allparteien-Regel für Anrufe nach Kalifornien gilt, egal in welchem Staat aufgezeichnet wird.

In der Praxis weiß niemand, wo jeder Teilnehmer eines Calls mit zwölf Personen sitzt, und deshalb schlägt „ansagen und ein Ja holen“ den Versuch, für jede Person die Rechtsordnung zu bestimmen. Aus der Frage, welches Recht gilt, wird die Frage, ob alle zugestimmt haben — und deren Antwort ist überall dieselbe.

Was ändert sich in Europa und im Vereinigten Königreich?

In der EU wird die Frage anders gestellt. Die Stimme eines Menschen aufzuzeichnen ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten, also gilt die DSGVO — es sei denn, sie erfolgt „in the course of a purely personal or household activity“ (in der deutschen Fassung: „zur Ausübung ausschließlich persönlicher oder familiärer Tätigkeiten“, Art. 2 Abs. 2 lit. c), und ein Arbeitsmeeting fällt nicht darunter.

Die DSGVO verlangt nicht immer eine Einwilligung im engen rechtlichen Sinne. Ein Unternehmen kann sich auf eine andere Rechtsgrundlage stützen, meist berechtigte Interessen. Was sie in jedem Fall verlangt, ist Transparenz: Die Menschen müssen vor Beginn der Aufnahme erfahren, dass aufgezeichnet wird, warum und wie lange die Aufnahme aufbewahrt wird. Das Vereinigte Königreich wendet über die UK GDPR dieselbe Logik auf Organisationen an.

Nationales Strafrecht kann strenger sein als die DSGVO. In Deutschland bestraft § 201 StGB (Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes) mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen aufnimmt — oder eine solche Aufnahme gebraucht oder einem Dritten zugänglich macht. Kommentare zur Vorschrift betonen, dass die Aufnahme nicht heimlich sein muss, um rechtswidrig zu sein: Es genügt, sie gegen den erkennbaren Willen des anderen zu starten.

Anderswo ist das Bild gemischt. Kanadas Criminal Code (section 184) erlaubt einem Teilnehmer, sein eigenes Gespräch aufzuzeichnen. In Australien hängt es vom Bundesstaat ab: Victoria erlaubt einem Teilnehmer die Aufnahme, schränkt aber die Weitergabe ein, während New South Wales grundsätzlich die Einwilligung aller Gesprächsbeteiligten verlangt.

Spielt es eine Rolle, ob ein Bot oder eine App aufzeichnet?

Für die Aufgezeichneten nicht: Einwilligungsregeln hängen am Gespräch, nicht an der Software. Die Entscheidung vom August 2026 in In re Otter.AI Privacy Litigation (N.D. Cal., No. 5:25-cv-06911) zeigt aber, dass die Software eine zweite Frage aufwerfen kann.

Am 13. August 2026 gab Richterin Eumi K. Lee dem Antrag von Otter auf Klageabweisung teilweise statt und wies ihn teilweise zurück. Bestehen blieben unter anderem die Ansprüche nach dem Wiretap Act des Bundes, dem California Invasion of Privacy Act und dem biometrischen Datenschutzrecht von Illinois wegen Stimmabdrücken; Ansprüche nach dem Computer Fraud and Abuse Act des Bundes und dem Datenschutzgesetz des Bundesstaats Washington wurden abgewiesen, mit der Möglichkeit zur Nachbesserung.

Nützlich ist die Begründung. Software, die rein als verlängerter Arm ihres Nutzers arbeitet, kann als Teil der Gesprächsseite dieses Nutzers gelten. Das Gericht hielt es für plausibel, dass Otter stattdessen als Dritter mithört, weil es die Aufnahmen mutmaßlich behält und damit eigene Modelle trainiert — also zum eigenen kommerziellen Vorteil handelt, statt nur für den Gastgeber zu transkribieren.

Zwei Einschränkungen sind wichtig. Es handelt sich um eine Entscheidung über einen Antrag auf Klageabweisung: Das Gericht hat die Behauptungen der Klage vorerst als wahr unterstellt und in der Sache nichts entschieden. Und es adelt kein anderes Werkzeug — es zeigt nur, auf welche Tatsachen das Gericht geachtet hat. Wer einen Notetaker auswählt, sollte ganz praktisch fragen: Was behält der Anbieter, wie lange, und trainieren Ihre Meetings seine Modelle?

Was nehmen Ihnen Zoom, Teams und Meet ab?

Ihre eigenen Aufnahmefunktionen übernehmen den Hinweis für Sie — allerdings nur für ihre eigenen Aufnahmen:

• Zoom benachrichtigt die Teilnehmer immer, wenn eine Cloud- oder lokale Zoom-Aufnahme startet, und Kontoadmins können einen Einwilligungshinweis einblenden, den Teilnehmer akzeptieren müssen — andernfalls verlassen sie das Meeting.
• Microsoft Teams zeigt ein Aufnahmebanner, und Admins können eine ausdrückliche Einwilligung zur Aufnahme aktivieren: Teilnehmer bleiben stummgeschaltet, Kamera und Bildschirmfreigabe bleiben aus, bis sie zustimmen, in die Aufnahme einbezogen zu werden. Die Richtlinie ist standardmäßig deaktiviert.
• Google Meet benachrichtigt die Teilnehmer, sobald eine Aufnahme startet oder endet.

Nichts davon erfasst einen Recorder, von dem die Plattform nichts weiß — eine Desktop-App, ein Telefon auf dem Tisch oder einen Drittanbieter-Bot, der in den Call gelassen wurde. In diesen Fällen zeigt die Plattform nichts an, und die Ansage liegt bei Ihnen.

Eine Routine, die fast überall trägt

Die Regeln oben lassen sich auf eine Handvoll Gewohnheiten eindampfen. Sie ersetzen keine Rechtsberatung in regulierten Umfeldern — Gesundheitswesen, Finanzen, Personalauswahl —, decken aber gewöhnliche Arbeitsmeetings auch in den strengsten Rechtsordnungen ab:

1. Zu Beginn ansagen und ein Ja einholen. „Ich zeichne das für die Notizen auf — ist das für alle in Ordnung?“ Zeichnen Sie auch die Antwort auf; sie ist Ihr Nachweis der Einwilligung.
2. In die Einladung schreiben bei wiederkehrenden internen Meetings, damit niemand erst aus dem Transkript von der Aufnahme erfährt.
3. Bei externen Calls zuerst fragen und anbieten, die Aufnahme zu stoppen. Kunden, Bewerber und Partner sitzen am ehesten in einer anderen Rechtsordnung.
4. Das Teilen als eigene Entscheidung behandeln. Deutsches Recht, das Recht von Victoria und die DSGVO regeln alle auch die Weitergabe einer Aufnahme, nicht nur ihre Erstellung.
5. Nur behalten, was Sie brauchen. Löschen Sie Audio, das Sie nicht mehr nutzen; Transkript und Zusammenfassung tragen meist den eigentlichen Wert.

Wo Speak-Y ins Spiel kommt

Der Meeting-Modus von Speak-Y zeichnet Calls lokal auf Ihrem Mac auf — Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, FaceTime oder alles andere, was Ton abspielt —, ohne dass ein Bot dem Call beitritt. Das entfernt den Bot, nicht die Pflicht: Niemand im Meeting sieht einen Hinweis von Speak-Y, die Ansage aus der Routine oben liegt also bei Ihnen.

Was sich ändert, ist die Anbieterseite der Frage. Der Ton wird nach der Verarbeitung gelöscht, Transkripte werden auf Ihrem Gerät gespeichert, und keine Ihrer Daten werden zum Training von KI-Modellen verwendet, wie die Datenschutzerklärung festhält. Eine Aufnahme weiterzugeben ist ein bewusster Schritt: Sie entscheiden sich, sie in einen Ende-zu-Ende-verschlüsselten Team-Kanal zu teilen, und ansonsten verlässt nichts Ihren Rechner in Richtung Kollegen.

Wenn Sie noch zwischen einem Notetaker-Bot und einem lokalen Recorder abwägen, finden Sie die praktischen Unterschiede — was Kollegen sehen und was Admins inzwischen blockieren — in Meetings aufzeichnen, ohne dass ein Bot dem Call beitritt, und warum Meeting-Notizen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung brauchen behandelt, was mit einem Transkript passiert, sobald es geteilt wird.

FAQ

Ist es legal, ein Meeting aufzuzeichnen, ohne es jemandem zu sagen?

Das hängt davon ab, wo die Teilnehmer sind. Das US-Bundesrecht und die meisten US-Bundesstaaten erlauben einem Teilnehmer, ein Gespräch aufzuzeichnen, an dem er selbst beteiligt ist, doch rund ein Dutzend Bundesstaaten verlangen die Einwilligung aller, und in der EU ist die Aufzeichnung eines Arbeitsmeetings eine Datenverarbeitung, über die die Beteiligten vorher informiert werden müssen. In Deutschland ist das heimliche Aufzeichnen eines nichtöffentlichen Gesprächs eine Straftat. Allen zu Beginn Bescheid zu sagen, ist die einzige Gewohnheit, mit der Sie überall auf der sicheren Seite sind.

In welchen US-Bundesstaaten müssen alle Beteiligten einer Aufnahme zustimmen?

Die Listen weichen leicht voneinander ab, aber Kalifornien, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, New Hampshire, Pennsylvania und Washington stehen auf allen. Connecticut, Delaware und Nevada werden meist mit Einschränkungen ergänzt, und Oregon verlangt die Einwilligung aller nur bei Gesprächen vor Ort. Ist jemand aus einem dieser Staaten im Call, planen Sie mit der strengeren Regel.

Verlangt die DSGVO eine Einwilligung, um ein Meeting aufzuzeichnen?

Nicht zwingend eine Einwilligung im engen Sinne der DSGVO — ein Unternehmen kann sich auf eine andere Rechtsgrundlage stützen, etwa berechtigte Interessen. Die DSGVO verlangt aber, die Beteiligten vor Beginn der Aufnahme zu informieren: dass aufgezeichnet wird, wozu und wie lange die Aufnahme aufbewahrt wird. Sie gilt nicht für ausschließlich persönliche oder familiäre Tätigkeiten, und ein Arbeitsmeeting ist keine.

Was hat das Gericht in der Klage gegen Otter.ai entschieden?

Am 13. August 2026 ließ Richterin Eumi K. Lee (N.D. Cal.) die Kernansprüche in In re Otter.AI Privacy Litigation zu, darunter Ansprüche nach dem Wiretap Act des Bundes, dem California Invasion of Privacy Act und dem biometrischen Datenschutzrecht von Illinois. Das Gericht hielt es für plausibel, dass Otter als Dritter mithört, weil es Aufnahmen mutmaßlich behält und damit eigene Modelle trainiert, statt nur als Werkzeug des Gastgebers zu dienen. Es ist eine Entscheidung über einen Antrag auf Klageabweisung, kein Endurteil.

Ändert lokales Aufzeichnen statt eines Bots die rechtlichen Regeln?

Nein. Einwilligungsregeln betreffen die Menschen, die aufgezeichnet werden, nicht die Software. Ein lokaler Recorder entfernt den sichtbaren Bot, die Ansage der Aufnahme liegt damit ganz bei Ihnen. Ändern kann sich die Frage nach dem Anbieter: Ein Werkzeug, das den Ton behält und damit trainiert, bringt einen Dritten ins Gespräch; eines, das den Ton verarbeitet und Ihnen das Ergebnis zurückgibt, nicht.