Compartir una transcripción de reunión fuera del equipo con un enlace
A veces, la persona que necesita la transcripción de una reunión no forma parte de su equipo: un cliente que se perdió la llamada, un contratista, un candidato al que entrevistó junto con un colega. Invitarle a un espacio de trabajo por un solo documento es demasiado, y pegar toda la transcripción en un correo hace que se pierdan los hablantes y las marcas de tiempo.
En Speak-Y, la respuesta es un enlace público. Abra la grabación en su Mac, haga clic en Enlace público en la barra de acciones bajo la transcripción, y el enlace ya estará en su portapapeles. Quien lo reciba lo abre en cualquier navegador sin cuenta y ve el resumen y la transcripción por hablante. El enlace funciona durante 7 días, no depende de ningún canal del equipo, y el servidor que lo aloja no puede leer lo que hay detrás.
A continuación: cómo crear el enlace, qué ve el destinatario, por qué caduca y cuándo es mejor opción un canal.
¿Cómo creo un enlace público a una grabación?
El botón está en la propia grabación, no en los ajustes del equipo:
- Abra la grabación en la app de Speak-Y en su Mac: una reunión o un dictado, siempre que se haya transcrito.
- En la barra de acciones bajo la transcripción, haga clic en Enlace público. Si está en un espacio de trabajo de equipo, aparece justo después de To channel.
- El botón cambia a Enlace creado y copiado durante unos segundos. El enlace está en su portapapeles; péguelo en un correo o en un mensaje directo.
- Si vuelve a hacer clic más tarde, el botón muestra Enlace copiado: obtiene el mismo enlace en lugar de uno nuevo, siempre que la grabación no haya cambiado y al enlace le quede más de un día.
No hay ningún cuadro de diálogo. No necesita un espacio de trabajo de equipo: cualquiera de sus propias grabaciones puede tener un enlace mientras haya iniciado sesión en Speak-Y. Una grabación abierta desde el feed de un canal no tiene botón de enlace: los enlaces los crea el autor, desde su propia copia en Todos los registros.
¿Qué ve el destinatario?
El enlace abre en el navegador una página sencilla de solo lectura. No hay nada que instalar ni registro. La página muestra:
- el resumen, si la grabación tiene uno;
- las notas que añadió durante la reunión, solo si decidió mostrarlas a otras personas (más sobre esto abajo);
- la transcripción, dividida por hablante con marcas de tiempo y con los nombres de hablante que usted definió;
- una línea que indica cuándo caduca el enlace, con botones para copiar o descargar el resumen y la transcripción.
El audio no forma parte del enlace. La página está marcada como noindex,
así que los buscadores no la indexan, y las vistas previas de enlaces en las
apps de mensajería muestran una tarjeta fija del producto en lugar del título
de la reunión o los nombres de los hablantes.
Lo que ocurre por debajo importa para la privacidad. Al hacer clic en el
botón, la app cifra una copia aparte de la grabación con una clave
aleatoria nueva. El servidor guarda ese texto cifrado bajo un token, y la
clave se coloca en la parte de la URL que va después del #: el fragmento,
que los navegadores nunca envían a ningún servidor. El navegador del
destinatario descarga el texto cifrado y lo descifra localmente. Speak-Y
guarda un blob cifrado para el que no tiene clave, el mismo principio que en
los canales de equipo con cifrado de extremo a
extremo.
¿Por qué caduca el enlace a los 7 días?
Todo enlace público dura siete días, y no existe la opción «no caduca nunca». Es intencionado. Guardar la clave en el fragmento protege el contenido frente al servidor, pero no frente a las personas: si el destinatario reenvía el enlace o lo pega en un chat público, cualquiera que tenga la dirección completa puede abrirlo. Una vida útil limitada es lo que acota esa exposición.
Pasados los siete días, la página indica que el enlace ha caducado. En cuestión de horas el servidor elimina por completo el texto cifrado, y a partir de entonces la dirección sencillamente deja de existir. La línea de caducidad de la página avisa al destinatario de que copie o descargue antes lo que quiera conservar. Si lo necesita de nuevo pasada una semana, vuelva a hacer clic en Enlace público y envíe el enlace nuevo: cuando al antiguo le queda menos de un día, la app emite discretamente uno nuevo en lugar de entregar un enlace que está a punto de dejar de funcionar.
Un enlace es una instantánea, no una vista en directo
Un enlace público captura la grabación tal como estaba cuando lo creó. Si después cambia el nombre de un hablante, regenera el resumen o edita el título, las etiquetas o el texto, el enlace antiguo sigue mostrando la versión anterior. El siguiente clic en Enlace público detecta el cambio y le da un enlace nuevo con el contenido actual. El enlace anterior no se revoca automáticamente, porque puede que ya se lo haya enviado a alguien; simplemente caduca según su propio plazo.
Hay dos acciones que sí retiran los enlaces antes de tiempo:
- Eliminar la grabación revoca todos sus enlaces activos. El Mac que creó los enlaces avisa al servidor, que borra el texto cifrado de inmediato, y la página indica que el enlace ha sido revocado. Si ese Mac está sin conexión en ese momento, el enlace sigue activo hasta que se cumplen sus siete días.
- Hacer privadas las notas de la reunión revoca los enlaces que incluían esas notas. Las notas son privadas de forma predeterminada; solo pueden mostrarse a otras personas en una grabación que haya enviado a un canal de equipo. Si después vuelve a cambiarlas a Privadas, la app revoca cada enlace creado mientras las notas eran visibles.
Por ahora no hay un botón para revocar un enlace concreto conservando la grabación, y solo el Mac que creó un enlace lo recuerda: un motivo más para enviar un enlace de forma deliberada, a una persona concreta.
¿Enlace público o canal de equipo?
Ambos ponen una grabación delante de otras personas, pero responden a preguntas distintas.
Un canal de equipo es para las personas que trabajan con usted. Los miembros ven la grabación en su propia app de Speak-Y, permanece allí hasta que alguien la quita, y el acceso se garantiza con claves que solo tienen los dispositivos de los miembros: expulsar a una persona rota la clave del canal. Los canales y los espacios de trabajo forman parte de Speak-Y Teams.
Un enlace público es para una persona ajena al equipo, durante poco tiempo. No le exige cuenta, no está vinculado a ningún canal y termina por sí solo en una semana. La contrapartida es que el acceso pertenece a quien tenga la URL, no a una persona concreta.
Un archivo descargado sale por completo de su control: sin caducidad ni revocación. Úselo solo cuando el destinatario necesite conservar el texto para siempre.
| Canal de equipo | Enlace público | Archivo descargado | |
|---|---|---|---|
| Quién puede abrirlo | Los miembros del canal | Cualquiera con la URL completa | Cualquiera que reciba el archivo |
| Requiere cuenta | Sí, de Speak-Y | No, cualquier navegador | No |
| Cuánto dura | Hasta que se quita | 7 días | Para siempre |
| Se puede retirar | Quitar la grabación o al miembro | Eliminar la grabación o hacer privadas las notas | No |
| El servidor puede leerlo | No | No | No se almacena |
Cómo gestionan los enlaces públicos otras herramientas de reuniones
La mayoría de las herramientas de reuniones ofrecen una opción de «cualquiera con el enlace»; se diferencian en cuánto dura y en quién puede leer el contenido. A 2 de octubre de 2026, según el centro de ayuda de cada proveedor:
- Zoom permite al propietario de una grabación en la nube elegir quién puede verla —desde «Everyone with the recording link» hasta usuarios con sesión iniciada o personas concretas— y añadir una fecha de caducidad opcional, un código de acceso y un interruptor de descarga.
- Otter tiene un permiso «Anyone with the link»: quien tenga el enlace puede ver y reproducir la transcripción sin iniciar sesión, como lector.
- Fireflies usa «Teammates & Anyone with Link» como ajuste de privacidad predeterminado para los resúmenes de reuniones. En los planes Free y Pro, un invitado ve la transcripción y el audio; el resumen y el vídeo sin iniciar sesión requieren Public Meeting Access, disponible en Business y Enterprise.
Estas opciones son más flexibles, y algunas permiten revocar un enlace concreto, algo que Speak-Y todavía no hace. La diferencia en Speak-Y es estructural: la vida útil está fijada en siete días en lugar de depender de un ajuste que se puede olvidar, y el servicio que guarda el enlace solo tiene texto cifrado.
Antes de enviar un enlace
Algunos hábitos hacen que un enlace público haga solo lo que usted pretendía:
- Revise las notas. Si la grabación está en un canal con las notas visibles, estas también entran en el enlace. Cámbielas antes a Privadas si eran solo para usted.
- Envíelo a una persona, no a una sala. Un mensaje directo o un correo, no un chat público ni un documento compartido que otros puedan reenviar.
- Cópielo de nuevo tras editar. Un enlace enviado antes de corregir el nombre de un hablante sigue mostrando el nombre antiguo.
- Avise al destinatario de que caduca. Siete días bastan para leer y descargar, no para guardarlo en marcadores.
Si las mismas personas necesitan sus reuniones semana tras semana, un enlace no es la herramienta adecuada: para eso está un canal compartido. El siguiente paso es ver cómo funcionan las claves de canal, las invitaciones y las expulsiones, y qué dice la política de privacidad sobre los datos que conserva Speak-Y.
FAQ
¿Cómo comparto la transcripción de una reunión de Speak-Y con alguien que no tiene cuenta?
Abra la grabación en la app de Speak-Y en su Mac y haga clic en Enlace público en la barra de acciones bajo la transcripción. El enlace se copia al portapapeles al instante, y el destinatario lo abre en cualquier navegador sin registrarse. Funciona durante 7 días.
¿Cuánto tiempo funciona un enlace público de Speak-Y?
Siete días desde el momento en que se crea. No hay opción de un enlace que no caduque nunca: una vida útil limitada es lo que acota la exposición si el enlace se reenvía o se pega en un sitio público. Pasados los siete días, la página indica que el enlace ha caducado.
¿Puede Speak-Y leer una reunión compartida mediante un enlace público?
No. La app cifra una copia aparte de la grabación con una clave nueva, y esa clave viaja solo en la parte de la URL que va después del #, que los navegadores nunca envían al servidor. El servidor guarda un texto cifrado que no puede abrir, y el navegador del destinatario lo descifra localmente.
¿Un enlace público requiere un espacio de trabajo de equipo o un canal?
No. Cualquiera de sus propias grabaciones puede tener un enlace público una vez transcrita, con o sin espacio de trabajo, y mover la grabación entre canales no afecta al enlace. Solo necesita haber iniciado sesión en Speak-Y.
¿Qué pasa con un enlace público si edito o elimino la grabación?
Un enlace es una instantánea de la grabación en el momento en que lo creó. Si edita el resumen, los hablantes o las notas, el siguiente clic en Enlace público le da un enlace nuevo con el contenido nuevo, mientras que el antiguo sigue mostrando la versión anterior hasta que caduca. Eliminar la grabación revoca todos sus enlaces activos.