Link pubblico alla trascrizione di una riunione, fuori dal team
A volte la persona che ha bisogno della trascrizione di una riunione non fa parte del team: un cliente che ha perso la chiamata, un collaboratore esterno, un candidato intervistato insieme a un collega. Invitarlo in uno spazio di lavoro per un solo documento è eccessivo, e incollare l'intera trascrizione in un'email fa perdere i parlanti e i timestamp.
In Speak-Y la risposta è un link pubblico. Si apre la registrazione sul Mac, si clicca Link pubblico nella barra delle azioni sotto la trascrizione, e il link è già negli appunti. Chi lo riceve lo apre in qualsiasi browser senza account e vede il riepilogo e la trascrizione divisa per parlante. Il link funziona per 7 giorni, non dipende da alcun canale del team, e il server che lo ospita non può leggere ciò che contiene.
Di seguito: come creare il link, cosa vede il destinatario, perché scade e quando un canale è la scelta migliore.
Come si crea un link pubblico a una registrazione?
Il pulsante si trova sulla registrazione stessa, non nelle impostazioni del team:
- Si apre la registrazione nell'app Speak-Y sul Mac — una riunione o una dettatura, purché sia stata trascritta.
- Nella barra delle azioni sotto la trascrizione, si clicca Link pubblico. In uno spazio di lavoro del team si trova subito dopo To channel.
- Il pulsante diventa Link creato e copiato per qualche secondo. Il link è negli appunti; basta incollarlo in un'email o in un messaggio diretto.
- Cliccando di nuovo il pulsante più tardi, compare Link copiato: si ottiene lo stesso link anziché uno nuovo, purché la registrazione non sia cambiata e al link resti più di un giorno.
Non c'è nessuna finestra di dialogo. Non serve uno spazio di lavoro del team: qualsiasi registrazione propria può ricevere un link, purché si sia effettuato l'accesso a Speak-Y. Una registrazione aperta dal feed di un canale non ha il pulsante del link — i link li crea l'autore, dalla propria copia in Tutti i record.
Cosa vede il destinatario?
Il link apre nel browser una semplice pagina di sola lettura. Non c'è nulla da installare e nessuna registrazione. La pagina mostra:
- il riepilogo, se la registrazione ne ha uno;
- le note inserite durante la riunione — solo se si è scelto di mostrarle agli altri (più avanti i dettagli);
- la trascrizione, divisa per parlante con i timestamp, con i nomi dei parlanti impostati;
- una riga che indica quando scade il link, con i pulsanti per copiare o scaricare il riepilogo e la trascrizione.
L'audio non fa parte del link. La pagina è contrassegnata come noindex, quindi
i motori di ricerca non la elencano, e le anteprime dei link nei messenger
mostrano una scheda fissa del prodotto anziché il titolo della riunione o i nomi
dei parlanti.
Ciò che accade dietro le quinte conta per la privacy. Quando si clicca il
pulsante, l'app cifra una copia separata della registrazione con una nuova
chiave casuale. Il server conserva quel testo cifrato sotto un token, e la
chiave viene inserita nella parte dell'URL dopo il # — il frammento, che i
browser non inviano mai a nessun server. Il browser del destinatario scarica il
testo cifrato e lo decifra in locale. Speak-Y conserva un blob cifrato di cui
non ha la chiave, lo stesso principio dei canali del team cifrati end-to-end.
Perché il link scade dopo 7 giorni?
Ogni link pubblico dura sette giorni, e non esiste l'opzione «non scade mai». È una scelta voluta. Tenere la chiave nel frammento protegge il contenuto dal server, ma non dalle persone: se il destinatario inoltra il link o lo incolla in una chat pubblica, chiunque abbia l'indirizzo completo può aprirlo. Una durata limitata è ciò che contiene questa esposizione.
Dopo sette giorni la pagina indica che il link è scaduto. Nel giro di qualche ora il server elimina del tutto il testo cifrato, e da quel momento l'indirizzo semplicemente non esiste più. La riga sulla scadenza invita il destinatario a copiare o scaricare prima di allora ciò che vuole conservare. Se gli serve di nuovo dopo una settimana, basta cliccare ancora Link pubblico e inviare il nuovo link: quando al vecchio resta meno di un giorno, l'app ne genera silenziosamente uno nuovo invece di consegnare un link che sta per smettere di funzionare.
Un link è un'istantanea, non una vista in tempo reale
Un link pubblico cattura la registrazione com'era al momento della creazione. Se in seguito si rinomina un parlante, si rigenera il riepilogo o si modificano il titolo, i tag o il testo, il vecchio link continua a mostrare la versione precedente. Il clic successivo su Link pubblico rileva la modifica e genera un nuovo link con il contenuto attuale. Il link precedente non viene revocato automaticamente, perché potrebbe essere già stato inviato a qualcuno; scade semplicemente secondo i suoi tempi.
Due azioni ritirano i link in anticipo:
- Eliminare la registrazione revoca tutti i suoi link attivi. Il Mac che ha creato i link avvisa il server, che cancella subito il testo cifrato, e la pagina indica che il link è stato revocato. Se in quel momento quel Mac è offline, il link resta attivo fino allo scadere dei sette giorni.
- Rendere private le note della riunione revoca i link che contenevano quelle note. Le note sono private per impostazione predefinita; si possono mostrare agli altri solo su una registrazione inviata a un canale del team. Se poi le si riporta a Private, l'app revoca ogni link creato mentre le note erano visibili.
Al momento non c'è un pulsante per revocare un singolo link mantenendo la registrazione, e solo il Mac che ha creato un link lo ricorda — un motivo in più per inviare un link con attenzione, a una persona precisa.
Link pubblico o canale del team?
Entrambi mettono una registrazione davanti ad altre persone, ma rispondono a domande diverse.
Un canale del team è per le persone che lavorano con noi. I membri vedono la registrazione nella propria app Speak-Y, dove resta finché qualcuno non la rimuove, e l'accesso è garantito da chiavi che possiedono solo i dispositivi dei membri: rimuovere una persona fa ruotare la chiave del canale. Canali e spazi di lavoro fanno parte di Speak-Y Teams.
Un link pubblico è per una persona fuori dal team, per poco tempo. Dal suo lato non serve alcun account, non è legato a nessun canale e si chiude da solo in una settimana. Il compromesso è che l'accesso appartiene a chiunque abbia l'URL, non a una persona con nome e cognome.
Un file scaricato esce del tutto dal proprio controllo: nessuna scadenza, nessuna revoca. Conviene usarlo solo quando il destinatario deve conservare il testo per sempre.
| Canale del team | Link pubblico | File scaricato | |
|---|---|---|---|
| Chi può aprirlo | I membri del canale | Chiunque abbia l'URL completo | Chiunque riceva il file |
| Serve un account | Sì, Speak-Y | No, qualsiasi browser | No |
| Per quanto tempo | Finché non viene rimosso | 7 giorni | Per sempre |
| Si può ritirare | Rimuovendo la registrazione o il membro | Eliminando la registrazione o rendendo private le note | No |
| Il server può leggerlo | No | No | Non conservato |
Come gestiscono i link pubblici gli altri strumenti per riunioni
La maggior parte degli strumenti per riunioni offre un'opzione «chiunque abbia il link»; cambiano la durata e chi può leggere il contenuto. Al 2 ottobre 2026, secondo il centro assistenza di ciascun fornitore:
- Le registrazioni cloud di Zoom permettono al proprietario di scegliere chi può vederle — da «Everyone with the recording link» agli utenti che hanno effettuato l'accesso o a persone specifiche — e di aggiungere una data di scadenza facoltativa, un passcode e un'opzione per il download.
- Otter ha un'autorizzazione «Anyone with the link»: chi ha il link può vedere e riascoltare la trascrizione senza accedere, come visualizzatore.
- Fireflies usa «Teammates & Anyone with Link» come impostazione di privacy predefinita per i riepiloghi delle riunioni. Nei piani Free e Pro un ospite vede la trascrizione e l'audio; per il riepilogo e il video senza accesso serve Public Meeting Access, disponibile nei piani Business ed Enterprise.
Questi strumenti sono più flessibili, e alcuni permettono di revocare un singolo link, cosa che Speak-Y non fa ancora. La differenza in Speak-Y è strutturale: la durata è fissata a sette giorni anziché lasciata a un'impostazione che si può dimenticare, e il servizio che conserva il link detiene solo testo cifrato.
Prima di inviare un link
Alcune abitudini fanno sì che un link pubblico faccia solo ciò che si intendeva:
- Controllare le note. Se la registrazione è in un canale con le note visibili, finiscono anche loro nel link. Conviene passarle prima a Private se erano ad uso personale.
- Inviarlo a una persona, non a una stanza. Un messaggio diretto o un'email, non una chat pubblica o un documento condiviso che altri possono inoltrare.
- Copiarlo di nuovo dopo le modifiche. Un link inviato prima di correggere il nome di un parlante mostra ancora il nome vecchio.
- Avvisare il destinatario che scade. Sette giorni bastano per leggere e scaricare, non per salvarlo tra i preferiti.
Se le stesse persone hanno bisogno delle riunioni settimana dopo settimana, un link è lo strumento sbagliato: a questo serve un canale condiviso. Il passo successivo è vedere come funzionano chiavi dei canali, inviti e rimozioni, e cosa dice l'informativa sulla privacy sui dati che Speak-Y conserva.
FAQ
Come si condivide una trascrizione di riunione di Speak-Y con chi non ha un account?
Si apre la registrazione nell'app Speak-Y sul Mac e si clicca Link pubblico nella barra delle azioni sotto la trascrizione. Il link viene copiato subito negli appunti, e il destinatario lo apre in qualsiasi browser senza registrarsi. Funziona per 7 giorni.
Per quanto tempo funziona un link pubblico di Speak-Y?
Sette giorni dal momento in cui viene creato. Non esiste un'opzione per un link che non scade mai: una durata limitata è ciò che contiene l'esposizione se il link viene inoltrato o incollato in un luogo pubblico. Dopo sette giorni la pagina indica che il link è scaduto.
Speak-Y può leggere una riunione condivisa tramite link pubblico?
No. L'app cifra una copia separata della registrazione con una chiave nuova, e quella chiave viaggia solo nella parte dell'URL dopo il #, che i browser non inviano mai al server. Il server conserva un testo cifrato che non può aprire, e il browser del destinatario lo decifra in locale.
Un link pubblico richiede uno spazio di lavoro del team o un canale?
No. Qualsiasi registrazione propria può ricevere un link pubblico una volta trascritta, con o senza spazio di lavoro, e spostare la registrazione da un canale all'altro non influisce sul link. Basta aver effettuato l'accesso a Speak-Y.
Cosa succede a un link pubblico se si modifica o si elimina la registrazione?
Un link è un'istantanea della registrazione nel momento in cui è stato creato. Dopo aver modificato il riepilogo, i parlanti o le note, il clic successivo su Link pubblico genera un nuovo link con il contenuto aggiornato, mentre quello vecchio continua a mostrare la versione precedente fino alla scadenza. Eliminare la registrazione revoca tutti i suoi link attivi.