Wochenbericht aus Meetings: Der KI-Assistent schreibt den Entwurf

2026-10-13

Der Wochenbericht einer Teamleitung lässt sich in etwa zehn Minuten aus den Meetings der Woche entwerfen. Ein KI-Assistent, der per MCP mit Speak-Y verbunden ist, listet die Aufnahmen zwischen Montag und Freitag auf, die Ihren Projekt-Tag tragen, liest zu jeder die Zusammenfassung, die Aufgaben und Ihre Markierungen und sortiert das Gefundene in drei Blöcke – Erledigt, Risiken, Nächste Woche –, wobei hinter jeder Zeile das Meeting steht, aus dem sie stammt.

Den Entwurf lesen, korrigieren und senden Sie weiterhin selbst. Was wegfällt, ist die Stunde am Freitag, in der Sie durch den Kalender scrollen und den Montag aus dem Gedächtnis rekonstruieren. Diese Anleitung begleitet einen Teamleiter durch eine Woche; alles darin wurde am 13. Oktober 2026 an der macOS-App und an der Dokumentation der Anbieter geprüft.

Wie findet der Assistent die Meetings der Woche?

Mit einem Werkzeugaufruf. Der MCP-Server von Speak-Y hat ein Werkzeug list_recordings mit den Filtern, die ein Wochenbericht braucht:

• date_from und date_to – einfache Datumsangaben wie 2026-10-05 und 2026-10-09; ein Datum ohne Uhrzeit deckt den ganzen Tag ab.
• tag – nur Aufnahmen mit diesem Tag; die Schreibweise muss genau stimmen, Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
• meetings_only – überspringt Diktate, damit eine Sprachnotiz vom Mittwoch nicht als Meeting auftaucht.

Die Antwort ist eine Liste, die neueste Aufnahme zuerst: Titel, Datum, Dauer, Tags, ob die Aufnahme eine Zusammenfassung hat und wie viele Markierungen sie trägt. Sie nennt auch, wie viele Aufnahmen insgesamt gepasst haben. Ein Aufruf liefert standardmäßig 20 Aufnahmen und höchstens 100, was auch für eine volle Woche reicht.

Für jede Aufnahme der Liste ruft der Assistent danach get_transcript auf. Im Format summary liefert das Werkzeug die KI-Zusammenfassung, die Aufgaben und einen Abschnitt Notes mit jeder Markierung, die Sie gesetzt haben – ein paar Hundert Wörter statt eines ganzen Transkripts. Das ist der Stoff, aus dem ein Bericht besteht.

Die Liste beschränkt sich nicht auf Meetings, die Sie selbst aufgenommen haben. Sie enthält auch Aufnahmen, die Teammitglieder in die Team-Kanäle geteilt haben, denen Sie angehören – als schreibgeschützt gekennzeichnet. Ein Design-Review, das Sie verpasst haben, steht im Bericht, wenn jemand es in den Kanal gestellt hat; ein Meeting, das niemand geteilt hat, steht nicht darin.

Was tun Sie während der Woche?

Zwei Kleinigkeiten pro Meeting, die sich beide am Freitag auszahlen.

1. Das Meeting taggen. Klicken Sie nach dem Meeting in der Aufnahme auf Tags und wählen Sie den Projekt-Tag – in dieser Anleitung platform. Der Tag trennt die Meetings, die in den Bericht gehören, von Einzelgesprächen, Interviews und allem anderen in Ihrer Bibliothek. Ab dem zweiten Meeting ist es ein Klick.
2. Das Risiko markieren, wenn Sie es hören. Sagt jemand „das könnte sich verschieben“ oder nennt eine Frist, drücken Sie ⌥1. Die letzten 15 Sekunden werden markiert, und die Markierung erscheint im Abschnitt Notes, den der Assistent liest. Zwei oder drei Markierungen pro Meeting genügen.

Auch die Sprecher zu benennen hilft: Klicken Sie auf den Chip Speaker 2 und geben Sie den Namen ein, dann steht in der Zusammenfassung und im Bericht „Priya“ statt „Speaker 2“.

Was soll der Prompt verlangen?

Drei Blöcke, eine Quelle hinter jeder Zeile und eine ehrliche Zählung. Eine Vorlage, die für einen Bericht an die eigene Führungskraft funktioniert:

Schreibe meinen Wochenbericht aus den Speak-Y-Meetings.

Zeitraum: Montag bis Freitag dieser Woche. Tag: platform. Nur Meetings.

Lies zu jedem Meeting die Zusammenfassung, die Aufgaben und die Notizen.
Lies keine vollständigen Transkripte, außer eine Zeile braucht ein Zitat.

Bericht, reiner Text, unter 200 Wörtern:
Erledigt – was als abgeschlossen oder entschieden gemeldet wurde
Risiken – was sich verschieben kann, blockiert ist oder niemandem gehört
Nächste Woche – was vereinbart wurde, mit der zuständigen Person

Regeln:
- Setze hinter jede Zeile das Meeting, aus dem sie stammt: (Titel, Datum).
- „Erledigt“ heißt: Jemand hat gesagt, dass es erledigt ist. War es
  nur geplant, gehört es zu „Nächste Woche“.
- Nutze zuerst die Stellen, die ich markiert habe; sie stehen im
  Abschnitt Notes.
- Schließe mit: wie viele Meetings gefunden wurden, wie viele eine
  Zusammenfassung hatten und welche von Teammitgliedern geteilt wurden.

Die letzte Regel macht aus dem Bericht einen Text, den Sie nachprüfen können: fünf Meetings gefunden, fünf gelesen. Speichern Sie die Vorlage dort, wo Ihr MCP-Client dauerhafte Anweisungen ablegt – in den Projektanweisungen in Claude oder ChatGPT, in einer Regeldatei in Cursor –, dann schrumpft die Bitte am Freitag auf einen Satz. Weitere Formulierungen für diese Art von Anfrage stehen in Prompts, mit denen Sie die KI zu Ihren Meetings befragen.

Wie läuft der Freitag Schritt für Schritt ab?

Nehmen wir Daniel, der ein achtköpfiges Plattform-Team leitet. In der Woche vom 5. bis 9. Oktober 2026 tragen fünf Aufnahmen den Tag platform: die Sprint-Planung am Montag, ein Anbieter-Call am Dienstag, ein API-Design-Review am Mittwoch, das seine Kollegin Priya aufgenommen und in den Kanal Platform geteilt hat, ein Incident-Review am Donnerstag und der Wochen-Sync am Freitag.

1. Fragen. Im MCP-Client: „Wochenbericht, platform, 5.–9. Okt.“
2. Der Assistent listet auf. Er ruft list_recordings mit den beiden Datumsangaben und dem Tag auf und erhält fünf Meetings.
3. Der Assistent liest. Fünf Aufrufe von get_transcript im Format summary.
4. Sie erhalten den Entwurf – etwa zwei Minuten nach der Frage.
5. Sie prüfen ihn anhand der Aufnahmen (übernächster Abschnitt), korrigieren, was nicht stimmt, und senden ihn.

Der Entwurf für diese Woche:

Platform – Woche 5.–9. Okt.

Erledigt
- Checkout-Latenz behoben: p95 nach dem Cache-Rollback wieder
  unter 400 ms (Incident-Review, 8. Okt.)
- Paginierungsdesign für API v2 freigegeben (API-Design-Review, 7. Okt.)

Risiken
- Cloudway-Migration kann sich um zwei Wochen verschieben: Der
  Anbieter hat das Fenster für den Datentransfer nicht bestätigt
  (Anbieter-Call, 6. Okt.)
- Ein Backend-Entwickler fehlt vom 19. bis 23. Okt.; für die Suche
  gibt es keine Vertretung (Sprint-Planung, 5. Okt.)

Nächste Woche
- Paginierung für API v2 beginnen – Priya (Wochen-Sync, 9. Okt.)
- Transferfenster von Cloudway bis 14. Okt. schriftlich einholen –
  Daniel (Anbieter-Call, 6. Okt.)

5 Meetings gefunden, 5 mit Zusammenfassung, 1 von einer Kollegin geteilt.

Warum aus Zusammenfassung und Notes schreiben, nicht aus dem Gedächtnis?

Weil das Gedächtnis am Freitag vor allem aus Donnerstag besteht. Vier Dinge machen die aufgezeichnete Fassung zur besseren Quelle:

• Sie wurde geschrieben, als es passierte. Jede Zusammenfassung entsteht direkt nach ihrem Meeting. Die Planung vom Montag ist so genau beschrieben wie der Sync vom Freitag.
• Die Aufgaben stehen vorn. Jede Speak-Y-Zusammenfassung beginnt mit dem Abschnitt Aufgaben: wer, was und die Zeit in der Aufnahme, zu der es gesagt wurde.
• Ihre Markierungen tragen Ihr Urteil. Eine Markierung ist der Moment, in dem Sie während des Meetings entschieden haben, dass etwas wichtig ist. Die Zusammenfassung ist die Sicht des Modells; der Abschnitt Notes ist Ihre.
• Jede Zeile hat eine Adresse. „Anbieter-Call, 6. Okt.“ lässt sich öffnen und nachlesen. „Ich glaube, sie sagten zwei Wochen“ nicht.

Zusammenfassungen halten außerdem die Anfrage klein. Fünf vollständige Transkripte von vierzigminütigen Meetings ergeben rund dreißigtausend Wörter; fünf Zusammenfassungen mit Notizen ergeben etwa zweitausend. Der Assistent liest schneller, kostet weniger und hat weniger Gelegenheit, mittendrin eine Zeile zu verlieren.

Was prüfen Sie von Hand?

Hierhin gehen sieben der zehn Minuten. Der Assistent sortiert gut und urteilt schlecht, deshalb geht es bei den Prüfungen um Urteile:

• Die Zählung. Fünf Meetings in Ihrer Woche, fünf in der letzten Zeile. Fehlt ein Meeting, hat es keinen Tag oder wurde als Diktat aufgenommen; fehlt ein Meeting aus einem Kanal, bitten Sie den Assistenten, zu synchronisieren und es noch einmal zu versuchen.
• „Erledigt“ gegenüber „als erledigt bezeichnet“. Der Bericht weiß, was in einem Meeting gesagt wurde, nicht, was ausgeliefert wurde. Öffnen Sie die Zusammenfassung des Incident-Reviews und vergewissern Sie sich, dass „behoben“ gemeldet und nicht erhofft wurde. Das letzte Wort hat Ihr Tracker.
• Das Gewicht jedes Risikos. Eine Zusammenfassung ebnet den Ton ein: Eine beiläufige Bemerkung und eine echte Warnung sehen gleich aus. Öffnen Sie das Meeting, gehen Sie zur Markierung, klicken Sie auf die Zeit des Beitrags und hören Sie, wie es gesagt wurde.
• Zuständige und Termine. Ein Name neben einer Aufgabe muss die Person sein, die sie übernommen hat, und „bis Mittwoch“ muss ein Kalenderdatum sein, gerechnet vom Tag des Meetings.
• Was nach oben gehen darf. Ein Bericht an das Management ist kein Beitrag im Kanal. Entfernen Sie vor dem Senden, was im Vertrauen gesagt wurde.

Was verlässt Ihren Mac?

Der MCP-Server liest lokal, aus der Bibliothek auf Ihrem Mac, und lädt dafür nichts hoch. Was der Assistent liest – die Zusammenfassungen und jedes Transkript, das er öffnet –, wird danach Teil Ihrer Unterhaltung mit dem Modellanbieter, wie bei jedem MCP-Server. Zusammenfassungen interner Meetings enthalten Namen, Zahlen und Konditionen von Anbietern; hat Ihr Unternehmen eine Regel zu KI-Anbietern, gilt sie auch hier. Lokales MCP gegenüber Cloud-MCP zeigt, wohin der Text wandert.

Wann passt ein anderes Tool besser?

Wenn der Digest von selbst kommen soll, ohne dass Sie fragen. Fireflies etwa dokumentiert einen Daily Digest: eine persönliche Zusammenfassung Ihrer jüngsten Meetings – Action Items, Blocker, offene Fragen, wichtige Entscheidungen –, alle 24 Stunden aktualisiert und per E-Mail oder Slack zugestellt (geprüft am 13. Oktober 2026). Dafür braucht es den Fireflies-Notetaker in Ihren Meetings, und die Transkripte liegen in der Cloud des Anbieters.

Und wenn es im Bericht um Lieferung statt um Diskussion geht, ist der Tracker die bessere Quelle: Eine Liste geschlossener Tickets sagt, was ausgeliefert wurde, und kein Meeting kann das. Der Weg in dieser Anleitung deckt die andere Hälfte ab – was entschieden wurde, was den Leuten Sorgen macht, was mündlich zugesagt wurde – in Ihrer eigenen Vorlage, aus Meetings, denen kein Bot beigetreten ist. Soll derselbe Freitag auch klären, wer wem was schuldet, nutzt das 15-Minuten-Review der Action Items dieselben Zusammenfassungen.

FAQ

Kann ein KI-Assistent meinen Wochenbericht aus Meeting-Aufnahmen schreiben?

Ja, einen Entwurf davon. Ist Speak-Y per MCP verbunden, listet ein Assistent wie Claude, ChatGPT oder Cursor die Meetings der Woche nach Datum und Tag auf, liest zu jedem die KI-Zusammenfassung, die Aufgaben und Ihre Markierungen und sortiert sie in Erledigt, Risiken und Nächste Woche – mit dem Meeting hinter jeder Zeile. Sie prüfen den Entwurf und senden ihn selbst.

Woher weiß der Assistent, welche Meetings in den Bericht gehören?

Über zwei Filter des Werkzeugs list_recordings: einen Datumsbereich (date_from und date_to) und einen Tag. Versehen Sie jedes Meeting, das zählen soll, mit demselben Tag, etwa dem Projektnamen. Meetings ohne diesen Tag, zum Beispiel Einzelgespräche, werden nicht aufgelistet und nicht gelesen.

Enthält der Wochenbericht auch Meetings, die Teammitglieder aufgenommen haben?

Nur die, die sie in einen Speak-Y-Team-Kanal geteilt haben, in dem Sie Mitglied sind. Der MCP-Server liest Ihre eigenen Aufnahmen und die Aufnahmen in Ihren Kanälen aus der Kopie auf Ihrem Mac; die Aufnahmen der anderen sind schreibgeschützt. Ein Meeting, das jemand aus dem Team aufgenommen und nicht geteilt hat, sieht Ihr Assistent nicht.

Warum entsteht der Bericht aus Zusammenfassungen statt aus vollständigen Transkripten?

Eine Woche Meetings sind Zehntausende Wörter, eine Zusammenfassung ein paar Hundert. Jede Speak-Y-Zusammenfassung beginnt mit den Aufgaben und wird direkt nach dem Meeting geschrieben; der Abschnitt Notes führt die Momente auf, die Sie markiert haben. Der Assistent liest das für jedes Meeting und öffnet ein vollständiges Transkript nur dort, wo eine Zeile ein Zitat braucht oder eine Zahl geprüft werden muss.

Brauche ich dafür einen kostenpflichtigen Speak-Y-Tarif?

Nein. Der MCP-Server ist in jedem Speak-Y-Tarif enthalten, auch in Free, und jedes aufgenommene Meeting erhält eine KI-Zusammenfassung mit Aufgaben. Sie brauchen die macOS-App, einen MCP-Client und einen Klick auf Verbinden unter Einstellungen → Integrationen. Die Tarife unterscheiden sich in der Meeting-Zeit, nicht im Zugang zum MCP-Server.