Vergadernotulen naar Google Drive: kanalen exporteren uit Speak-Y

2026-10-10

Speak-Y kan teamkanalen naar Google Drive kopiëren: elke opname in een kanaal dat u kiest, wordt een Google Doc met de samenvatting, de actiepunten en de transcriptie. U koppelt één keer een Google-account onder Instellingen → Integraties in de macOS-app, vinkt de kanalen aan, en vanaf dat moment verschijnen nieuwe opnames in een map Speak-Y in uw Drive zonder dat iemand ze met de hand exporteert.

Drie regels bepalen de functie. Kanalen worden één voor één gekozen, nooit "alles tegelijk". Een gekozen kanaal gaat in zijn geheel mee, inclusief de opnames die teamgenoten hebben gedeeld. Persoonlijke opnames worden nooit geüpload, en er is geen schakelaar die dat verandert. Deze handleiding loopt de installatie door, laat zien hoe een document eruitziet en wanneer het wordt bijgewerkt, en is duidelijk over de afweging: een document in Drive is een leesbare kopie buiten de end-to-end versleuteling. Alles hier is op 10 oktober 2026 gecontroleerd aan de hand van de macOS-app; de groep Opslag heeft in de app het label Beta.

Wat doet de Drive-integratie?

Ze houdt een map in uw Google Drive gelijk met een of meer teamkanalen. De upload draait op uw Mac, niet op een server: kanalen in Speak-Y zijn end-to-end versleuteld, dus alleen het apparaat van een lid kan een opname lezen en er een document van maken.

• Eén opname, één Google Doc. Een echt document, geen bijlage — u kunt erop reageren, ernaar linken en het vinden via de zoekfunctie van Drive.
• Het hele kanaal. De eerste ronde uploadt alles wat al in het kanaal staat, niet alleen wat er na het koppelen bijkomt. Een kanaal dat een maand later wordt aangezet, is toch compleet.
• Uw eigen Drive. De koppeling is een persoonlijke instelling van de app op uw Mac. De rol van eigenaar of beheerder is niet nodig, en er wordt niets ingesteld voor de werkruimte als geheel.

Google Drive is een van de vijf bestemmingen in de groep Opslag, naast Notion, Obsidian, GitHub en Confluence.

Hoe stelt u het in?

U hebt de Speak-Y-app voor macOS nodig, een Google-account en minstens één teamkanaal waarvan u lid bent.

1. Open Instellingen → Integraties en zoek de groep Opslag. Zolang er niets is gekoppeld, staat op de kaart dat kanaalopnames naar Google Drive, Notion, Obsidian, GitHub of Confluence kunnen.
2. Klik op Connect en kies Google Drive. Uw browser opent het toestemmingsscherm van Google. Geef toestemming en ga terug naar de app.
3. Controleer de nieuwe rij. Die toont het e-mailadres van het gekoppelde account, de regel "Google Drive · Kies de kanalen om te uploaden" en het label Verbonden. Er is nog niets geüpload.
4. Klik op Kanalen en vink de kanalen aan. Elke regel is geschreven als werkruimte / kanaal. Onder de lijst herhaalt de app de regel: "Een kanaal gaat in zijn geheel mee — ook opnames die collega's delen. Persoonlijke opnames worden nooit geüpload."
5. Wacht op de eerste ronde. De rij somt de geselecteerde kanalen op en toont "Uploaden…" terwijl de documenten worden aangemaakt.

Het menu ⋯ in de rij bevat de rest: Nu synchroniseren start meteen een ronde, Map openen in Drive opent de map Speak-Y in de browser, Reconnect herhaalt de toestemming en Disconnect verwijdert het account uit de app.

Waar komen de documenten terecht?

In een vaste structuur van drie niveaus binnen My Drive:

• een hoofdmap met de naam Speak-Y;
• daarin één map per kanaal, met de naam van het kanaal;
• daarin één Google Doc per opname.

De naam van een document begint met de datum, gevolgd door de titel, bijvoorbeeld 2026-10-05 · Weekly product sync. Met de ISO-datum vooraan sorteert de map op naam en op tijd tegelijk, ook als de helft van de vergaderingen dezelfde titel heeft.

Aan uw kant kunt u opruimen. Verwijdert u een kanaalmap, dan maakt de volgende ronde die opnieuw aan en uploadt de documenten opnieuw. Verwijdert u één document of gooit u het in de prullenbak, dan blijft het weg totdat die opname in het kanaal verandert — dan wordt er een nieuw document aangemaakt.

Wat staat er in een document?

Dezelfde onderdelen die een kanaallid in de app ziet, als gewone documentstructuur:

Een dictaat, of een vergadering zonder sprekerscheiding, krijgt de transcriptie als gewone alinea's. De opmaak blijft beperkt tot wat een Google Doc bij het importeren behoudt: koppen, alinea's, vet en cursief. Audio wordt niet geüpload.

Wanneer verschijnt of verandert een document?

Wanneer de kanaalfeed op uw Mac verandert. Speak-Y uploadt niet op het moment dat iemand op To channel klikt; de app reageert op de opname die in uw lokale kopie van het kanaal aankomt. Dat dekt opnames die teamgenoten hebben gedeeld en opnames van uw andere apparaten, en het heeft één praktisch gevolg: de app moet op uw Mac draaien. Een dichtgeklapte laptop uploadt niets; bij de volgende start wordt het ingehaald, omdat elke ronde het hele kanaal doorloopt.

• Wijzigingen gaan mee. Verandert de opname in het kanaal — een nieuwe titel of een opnieuw gegenereerde samenvatting, bijvoorbeeld — dan wordt hetzelfde document ter plekke bijgewerkt, inclusief de bestandsnaam.
• Verwijderingen niet. Een opname die uit het kanaal wordt gehaald, houdt haar document. Speak-Y verwijdert nooit iets in uw Drive.
• Een verplaatste opname krijgt een tweede document. Verplaatst u haar naar een ander geselecteerd kanaal, dan verschijnt er een nieuw document in de map van dat kanaal; het oude blijft waar het was.
• Een kanaal uitvinken stopt de uploads en laat de map met rust. Vinkt u het weer aan, dan gaan de documenten verder in dezelfde map, niet in een duplicaat.
• Eén kapotte opname houdt de rest niet tegen. Een ronde slaat haar over, maakt het kanaal af en toont de fout in de rij.

Wat kan Speak-Y in uw Drive zien?

Alleen wat het er zelf heeft neergezet. De app vraagt de machtiging drive.file. De documentatie van de Drive API van Google, gecontroleerd op 10 oktober 2026, merkt die aan als niet-gevoelig en beschrijft haar als toegang om nieuwe bestanden aan te maken en de bestanden te wijzigen die de gebruiker met de app opent — toegang per bestand, in tegenstelling tot de beperkte scopes die de hele Drive lezen of beheren. Speak-Y kan uw mappen niet weergeven, uw andere documenten niet openen en geen bestanden zien die teamgenoten met u hebben gedeeld.

De toegang tot Drive is in de app een aparte toestemming, los van Google Calendar, dus Drive ontkoppelen ontkoppelt de agenda niet. Na Disconnect zijn de geselecteerde kanalen gewist en blijven de documenten in uw Drive staan. Koppelt u hetzelfde account opnieuw, dan gaat Speak-Y verder met dezelfde mappen in plaats van alles een tweede keer aan te maken.

Wat doet de export met de versleuteling?

Die houdt op bij de rand van Drive, en dat is het punt om over te beslissen voordat u een kanaal aanvinkt. Binnen Speak-Y is een kanaal alleen leesbaar op de apparaten van leden — hoe end-to-end versleuteld delen in teams werkt legt de sleutels uit. Een Google Doc is gewone cloudinhoud: Google bewaart het in leesbare vorm, en iedereen met wie u de map deelt, kan elke vergadering erin lezen, of die persoon nu lid is van het kanaal of niet.

Dat maakt de export tot een bewuste handeling van één lid, en daarom worden kanalen op naam aangevinkt. Een redelijke afspraak voor een team:

• exporteer kanalen waarvan de inhoud toch al als document rondgaat — weekoverleggen, projectkanalen, klantnotities die voor de klantmap zijn bedoeld;
• laat privékanalen zoals directie of werving erbuiten, of exporteer ze naar een Drive-map met dezelfde beperkte toegang;
• spreek af wie exporteert. Twee leden die hetzelfde kanaal exporteren, maken twee onafhankelijke kopieën in twee Drives.

Hoe u kanalen om te beginnen indeelt, leest u in wie wat ziet in teamkanalen.

Hoe doen andere vergadertools het?

Cloudnotitiediensten exporteren vanaf hun servers, omdat hun servers de tekst in leesbare vorm bewaren. Gecontroleerd op 10 oktober 2026:

• Otter. De Google Drive-integratie maakt na elke vergadering een tekstbestand aan in een Drive-map die u kiest, met de transcriptie, de samenvatting en de inzichten.
• Fireflies. De Google Docs-integratie slaat samenvattingen — en desgewenst volledige transcripties — op als Google Docs in de mappen Fireflies Meetings > Summaries en Fireflies Meetings > Transcripts. Regels die filteren welke vergaderingen worden verstuurd, vereisen het Business-abonnement of hoger.

De aanpak via de server heeft een reëel voordeel: hij werkt terwijl elke laptop dicht is. De upload van Speak-Y hangt ervan af dat de Mac van een lid aanstaat, en dat is de prijs van een server die het kanaal niet kan lezen. Moeten documenten verschijnen zonder dat er een apparaat online is, dan past een cloudnotitiedienst beter.

Is een melding genoeg en mag de tekst in de app blijven, gebruik dan het tabblad Bezorging van de werkruimte — zie e-mail- en webhookmeldingen voor teamvergaderingen. De volledige routine rond een terugkerende vergadering, van nette notulen tot een gedeelde kopie, staat in notulen van het weekoverleg voor het team.

Teamwerkruimtes zijn beschikbaar in de Speak-Y-app voor macOS: een werkruimte aanmaken begint bij het Pro-abonnement, en teamgenoten worden met elk abonnement gratis lid. De pagina over Speak-Y Teams laat zien hoe gedeelde kanalen werken.

FAQ

Kan Speak-Y vergadernotulen automatisch in Google Drive opslaan?

Ja. Open in de macOS-app Instellingen → Integraties, koppel Google Drive in de groep Opslag en kies de teamkanalen om te uploaden. Elke opname in die kanalen wordt een Google Doc met de samenvatting, de actiepunten en de transcriptie, in een map Speak-Y in uw Drive.

Worden persoonlijke opnames naar Google Drive geüpload?

Nee. Alleen opnames die zijn gedeeld in een teamkanaal dat u hebt geselecteerd, worden geüpload. Persoonlijke dictaten en vergaderingen staan niet in de lijst en er is geen instelling die ze toevoegt.

Kan Speak-Y de andere bestanden in mijn Google Drive lezen?

Nee. Speak-Y vraagt de machtiging drive.file, die Google als niet-gevoelig aanmerkt: de app kan bestanden aanmaken en de bestanden wijzigen die ze zelf heeft aangemaakt. Al het andere in uw Drive kan ze niet weergeven, openen of downloaden.

Wat gebeurt er met het Google Doc als een opname uit het kanaal wordt verwijderd?

Het document blijft staan. Speak-Y maakt documenten aan en werkt ze bij, maar verwijdert ze nooit: een document in uw Drive kan zijn bewerkt of ergens anders zijn gelinkt, dus het verwijderen blijft aan u.

Is een opname nog end-to-end versleuteld nadat ze naar Drive is geüpload?

De kopie in het kanaal wel. Het Google Doc is een leesbare kopie buiten die versleuteling: iedereen met toegang tot de Drive-map kan het lezen, en Google bewaart het zoals elk ander document.