用 Speak-Y 五分钟完成客户通话后的跟进邮件
在 Speak-Y 中，从客户通话到跟进邮件最快的路径分五步：把通话作为会议录制；客户每答应一件事就按一下 ⌥1；通话结束后打开这条记录的 摘要 和 行动项；用 AI处理 → 格式化为邮件 把它们变成邮件；然后发送。如果你的团队在用 Speak-Y 工作区，再点一下 To channel，同事就能看到同样的约定，而不必把他们加进邮件抄送。
时间花在阅读和核对上——这正是值得你投入注意力的部分。本指南针对截至 2026 年 9 月 30 日的 macOS 应用，跟随一次普通的通话：与 Acme 的 Anna 进行的 40 分钟需求范围沟通，最后敲定了三项承诺和一个截止日期。
流程一览
听的工作交给 Speak-Y；你在通话中做两件小事，通话后做三件。之所以只要五分钟而不是三十分钟，是因为你完全不用凭记忆还原通话。邮件需要的一切——谁承诺了什么、何时完成，而且是客户的原话——都已经在记录里了。
通话之前：一项设置和一句话
会议模式 开启时，Speak-Y 会录制通话：设置 → Interface & Behavior → 会议模式，可选 Off、Manual（“The app detects meetings and asks before recording”）和 Auto。新安装默认为 Auto。不会有任何东西加入通话：Speak-Y 采集的是你的麦克风和 Mac 正在播放的声音，因此 Zoom、Microsoft Teams、Google Meet 和浏览器通话的效果都一样，参会者列表里也不会出现机器人。
所有套餐都包含会议录制。截至 2026 年 9 月 30 日，Free 套餐单场会议最长 30 分钟，每月共 2 小时；Pro 套餐单场会议可达 1 小时，每月共 10 小时。第 4 步中的格式化为邮件会消耗你套餐每周 AI 请求次数中的一次。
那句话是说给客户听的：“我会录下这次通话，免得跟进时漏掉什么。”由于没有机器人出现，平台不会替你告知正在录音。是否还需要对方同意，取决于你和客户所在的地区——录制会议是否合法 一文梳理了相关规则。
第 1 步：让 Speak-Y 录下通话
通话开始时，Speak-Y 会察觉到，并在录音按钮上方弹出 录制为会议？ 的询问。点击对勾即可。如果你隐藏了录音按钮，同样的询问会以 检测到会议 横幅的形式出现，并带有 开始录音 按钮。如果连接了日历并开启了 Start recording automatically，日历能确认的通话会自动开始录音，完全不会弹出询问。
第 2 步：承诺一说出口就标记
正是这一步让后面写邮件变快。每当客户答应一件事——一个日期、一个范围、下一步——就按一下 ⌥1。Speak-Y 会标记通话的最近 15 秒：录音按钮上方的按钮会短暂显示 已标记最近15秒，并统计你的标记数量。你不用停下来，也不用动笔记录；标记会在那一刻固定到转写中。
值得了解的几个细节：
- 会议开始时，标记面板会出现在录音按钮上方，几秒后隐藏；把鼠标悬停在录音按钮上即可让它重新出现。无论面板是否显示，快捷键都能用。
- 标记覆盖的是 刚刚 说过的内容，所以要在那句话说完后立即按，而不是提前按。
- 默认的标记叫 标记此刻。在 设置 → 笔记 中，你可以添加自己的类型，比如“承诺”或“风险”，每种都有自己的颜色和快捷键。
- 共享屏幕时，录音按钮旁的标记按钮会被隐藏，所以客户不会看到它们。
在这次示例通话中，记录里最终有三个标记：Anna 要求周五前拿到方案、商定的试点范围，以及下次通话的日期。
第 3 步：阅读摘要和行动项
通话结束后，Speak-Y 会区分发言人，并生成 AI 摘要和行动项（由 会议摘要 设置控制，默认开启）。从 会议 中打开这条记录。顶部的标签页依次是 按说话人、摘要、行动项 和 纯文本。
- 摘要 为邮件的第一段提供背景：这次通话讨论了什么、决定了什么。
- 行动项 是一份谁做什么的清单——任何跟进邮件的骨架。
- 你的标记 就在转写中。在 按说话人 标签页上，一排筛选器以 全部笔记 及其数量开头，箭头可以从一个标记跳到下一个。用客户的原话重读这些标记的片段：正是在这里，“周五”和“下周末”不再是一回事。
邮件能有多准确，取决于你从这个界面中拿到了什么。
第 4 步：把它变成邮件
格式化为邮件 是 AI处理 中的快捷操作之一——而 AI处理 作用于笔记，也就是你口述的文字，而不是会议记录。会议的 AI 输出已经在摘要和行动项里了。所以路径是：先把邮件说出来，再让 AI 来格式化。
- 在邮件应用中新建一封邮件，把光标放在正文里，按住 Right ⌘。对照行动项标签页，用自己的话说出回复：感谢 Anna，列出三项约定，提议下次通话的时间。说得不整齐也没关系。松开按键，文字就会进入草稿，同时也保存在 Speak-Y 的 笔记 中。
- 在 Speak-Y 中打开这条笔记，点击文字下方的 AI处理。
- 在 AI处理 窗口的 快捷操作 下，点击 格式化为邮件。它会在 Prompt 字段中填入“Format as a professional email with greeting, body, and sign-off”（整理成包含问候、正文和结尾署名的正式邮件）。应用前你可以修改提示词，比如加上“控制在 300 字以内，结尾问一下下次通话的安排”。然后点击 应用。
- 邮件会作为一个新标签页出现在 原文 旁边，名为 v1: 自定义，提示词显示在文字上方。你的口述内容保持不变。直接在文字里修改想改的地方，然后选择 ⋯ → 复制文本，粘贴覆盖原来的粗略草稿。
AI 只能看到这条笔记，看不到会议。你没说出来的内容不会出现在邮件里，这就是为什么要开着行动项来口述。
等这成了每周的习惯，就把它做成语音命令：设置 → 命令模式 → 添加命令，触发短语设为“整理成邮件”，再填入你的邮件提示词。在口述结尾说出这个短语，格式化好的邮件就会直接进入草稿——第 2 到第 4 步都省掉了。
或者让 AI 助手直接根据会议起草
如果 Claude、ChatGPT 或 Cursor 通过 MCP 服务器 连接到了 Speak-Y，助手就能读取会议本身：转写、摘要、行动项以及你标记的片段。直接问它：“根据我上一次通话，给 Anna 起草一封跟进邮件。用上行动项和我标记的片段，控制在 300 字以内。”读取在本地进行，数据来自你 Mac 上的资料库。助手负责起草，审阅和发送仍然由你来做。向 AI 询问会议的提示词 里有更多这类请求。
第 5 步：发送邮件，再告诉团队
把邮件粘贴到邮件应用中，发送前对照标记读一遍。AI 能理顺措辞，但不知道客户实际说的是哪个日期。检查姓名、日期，以及邮件中的每一项承诺是否真的有人做出过。
接着，如果你的团队在用 Speak-Y 工作区，就在转写下方的操作栏中点 To channel，选择这个客户的频道——比如 Northwind Sales / Client Calls。同事会收到带发言人姓名的转写、摘要和行动项，全部端到端加密。音频留在你的 Mac 上；你的会议笔记也保持私密，除非你自己选择显示它们。邮件是发给客户的；频道则是给下周要推进试点的那位同事的，他不必再来问你谈妥了什么。如何把会议分享到团队频道 详细说明了哪些内容会被分享，以及如何撤回。
五分钟花在哪里
录音和标记在通话中不占用任何时间。阅读摘要、行动项和标记需要一到两分钟，口述回复不到一分钟，格式化只要几秒，最后的检查再花一分钟。分享到频道只需点一下——这也是一个频道的开端，每次客户通话都会和其他通话放在一起。Teams 页面 概述了工作区、频道和加密。
FAQ
如何用 Speak-Y 在客户通话后写跟进邮件？
把通话作为会议录制，客户每答应一件事就按一下 ⌥1。通话结束后，打开这条记录的摘要和行动项标签页，口述一份粗略的回复，然后打开这条笔记，点 AI处理，选择格式化为邮件，再点应用。把结果复制到邮件应用中，检查姓名和日期，然后发送。
可以直接对会议记录使用“格式化为邮件”吗？
不可以。“格式化为邮件”所在的 AI处理 只适用于口述的笔记，不适用于会议记录；会议有自己的摘要和行动项。你可以口述回复，再格式化这条笔记；也可以让通过 MCP 连接的 AI 助手直接根据会议起草邮件。
通话中的“标记此刻”有什么用？
按 ⌥1，或点录音按钮上方的“标记此刻”按钮，会标记会议的最近 15 秒。标记会固定在转写中的对应位置，通话结束后可以在各个标记之间跳转。共享屏幕时，标记按钮会被隐藏。
客户能看到我在录音吗？
在会议平台上看不到。Speak-Y 在你的 Mac 上录音，从不加入通话，所以参会者列表里不会出现任何东西。正因如此，你应该告诉客户你在做记录；是否还需要对方同意，取决于你和对方所在的地区。
同事不在邮件抄送里，怎么知道谈妥了什么？
在记录上点 To channel，选择你 Speak-Y 工作区中的一个频道。同事会收到转写、摘要和行动项，全部端到端加密。音频不会被分享；你的会议笔记也保持私密，除非你自己选择显示它们。