如何在 Speak-Y 中设置团队工作区：分步指南
Speak-Y 工作区是一个团队专属的私有空间，有自己的频道和成员，会议转写记录、摘要和待办事项在其中以端到端加密的方式共享。在 macOS 应用中设置只需四步：从侧边栏创建工作区，设置团队加密密码，保存 Recovery Kit，然后把邀请链接发给同事。
规则的简短版本：创建工作区从 Pro 套餐开始，同事在包括 Free 在内的任意套餐上都可免费加入，应用不会代你发送任何邮件——每个邀请链接都由你自己分享。下文描述的都是当前的 macOS 应用，已于 2026年9月30日对照应用核实。
如果想先了解加密模型背后的原理，端到端加密的团队共享如何运作讲解了密钥；本指南只讲该点哪里。
开始之前
你需要三样东西，缺了任何一样，应用都会礼貌地拦住你：
- 一个已登录、带邮箱地址的 Speak-Y 账户。团队密钥与账户邮箱绑定，因此匿名会话无法创建。
- 包含工作区功能的套餐。Pro 及以上，或试用期。在不包含该功能的套餐上，侧边栏改为提供“Join with a code”（用代码加入）和一个升级按钮。
- macOS 应用。Windows 和 iOS 应用暂时还没有工作区。
同事需要的更少：一个带邮箱的账户，任意套餐均可。
第 1 步：创建工作区
工作区位于侧边栏，而不在设置里。在你的个人栏目下方有一个 Workspaces 标题。如果你还没有工作区，它下面写着“Create a workspace or join one with an invite code.”（创建一个工作区，或用邀请码加入一个）。打开旁边的 ⋯ 菜单，选择 New workspace。
弹出的面板只要求填写一项：名称。用团队平时对自己的称呼，比如“Northwind Sales”“平台组”，因为受邀者在自己的侧边栏里看到的就是这个名称。
在一台 Mac 上第一次创建或加入工作区时，同一个面板会多出一个 Team encryption key 区块：输入两次加密密码，至少八个字符。它在这台设备上创建你的团队密钥，并且从不离开设备。它不是你的账户密码，值得记下来：下一步的 Recovery Kit 之所以存在，正是因为人们会忘记这个密码。
点击 Create。工作区会出现在侧边栏中，并带有自己的 ⋯ 菜单，之后你可以在那里找到 New channel 和 Edit workspace。
第 2 步：保存 Recovery Kit
工作区一创建好，Speak-Y 就会显示 Workspace Recovery Kit，并附上一句要按字面理解的警告：“Shown once — save it now.”（只显示一次——请立即保存。）
Kit 是一个文件，工作区所有者可以用它为忘记加密密码的成员恢复频道访问权限。服务器无法替你做到这一点：它从来不持有密钥。所以应用把保存 Kit 设成了无法跳过的一步。Save Recovery Kit… 会打开一个普通的保存对话框；只有在文件保存之后，你才能勾选“I saved the Recovery Kit in a safe place”（我已将 Recovery Kit 保存在安全的地方），也只有这时 完成 才会变为可用。这里没有“取消”。
把这个文件当作办公室的备用钥匙来对待。把它存放在生成它的那台 Mac 以外的地方——比如密码管理器的文件附件或加密硬盘——因为随笔记本电脑一起损坏的 Kit 什么也恢复不了。还要注意它不覆盖什么：“Personal recordings are never covered by the Kit.”（Kit 从不覆盖个人录音。）它只涉及团队频道。
第 3 步：创建第一个频道
空的工作区里没有任何内容可供受邀者打开，所以在发送链接之前至少创建一个频道。在工作区的 ⋯ 菜单中选择 New channel，给它起个名字，然后选择 Public（工作区里的每个人都能看到）或 Private（只有你和你选定的成员能看到）。
先为人们以后真正会去查找的每一类会议各建一个公开频道：一个客户、一个项目、每周的计划会。频道怎么拆分、谁该看到什么，本身就是一个设计问题，详见团队频道里谁能看到什么。
第 4 步：邀请同事
打开工作区页面（⋯ → Edit workspace），进入 Members 标签页。成员列表下方是 Invite a member，只有一个输入框，用来填写邮箱，还有一个按钮，其标签随输入框内容而变：
- 输入框留空，按钮显示为 Create link：你会得到一个开放的邀请链接，由第一个接受的人使用。
- 输入邮箱，按钮显示为 Invite：链接只对用该邮箱登录的账户有效。
无论哪种方式，结果都一样——显示“Share this invite link:”（分享此邀请链接：）和一个复制按钮——接下来就看你了。Speak-Y 不会发送邀请邮件。把链接粘贴到 Slack、Teams 聊天或你自己写的邮件里。
在把链接贴进一个热闹的群聊之前，有三个特点值得了解。每个链接只能被接受一次，所以每人单独创建一个。链接本身不会过期。在当前版本 1.17.14 中，所有人加入时的角色都是 Member；邀请由工作区所有者或管理员来做。
同事会看到什么
点击链接会打开 Speak-Y，并显示 Join a workspace 面板。如果对方收到的是文本形式的链接（有些聊天工具不会把它变成可点击的链接），侧边栏 ⋯ 菜单中的 Join with a code 同样可以接受这个链接或代码。
面板上会显示工作区名称、对方的角色以及邀请人。如果这台 Mac 上还没有团队密钥，对方就在这里设置自己的加密密码——它在对方的设备上创建对方的密钥，就像你的密码为你做的那样。然后点击 Accept，应用会回应“You're in”（你已加入）：工作区出现在对方的侧边栏中。
有一个细节常常让人困惑。只有工作区成员才能被添加到私密频道，因此尚未接受邀请的人还不会出现在列表中，而没有团队密钥的成员会显示为灰色，并标注“尚未启用加密”。先邀请，再添加到私密频道。
最初的十分钟
在第一个频道创建之前，工作区页面会向所有者和管理员显示一份简短的 Get started 清单：创建团队密钥、创建频道、邀请成员。有了频道之后，关键的一步是共享一条录音——一个空空如也的频道，不会让任何人养成打开它的习惯。
第一天就共享一场真实的会议，最好是所有人都参加过的，这样每位受邀者看到的第一样东西就是他们熟悉的内容。在任意一条录音中，To channel 会把它的转写记录、摘要和待办事项发送到频道；把会议共享到团队频道详细讲解了哪些内容会发送出去、哪些留在你的 Mac 上。
工作区的全部用途——可搜索的团队记忆，以及只存在于团队设备上的频道密钥——请见 Speak-Y Teams 页面。
FAQ
创建团队工作区需要 Speak-Y 的哪个套餐？
创建工作区从 Pro 套餐开始，试用期内也可以使用。你邀请的人不需要付费套餐：通过邀请加入适用于任意套餐，包括 Free，因此成本不会随团队规模增长。
Speak-Y 会用邮件把邀请发给我的同事吗？
不会。Speak-Y 生成邀请链接，由你自己通过聊天或邮件发送。如果在创建链接前输入同事的邮箱，就只有用该邮箱登录的账户才能接受。每个链接只能被接受一次。
Recovery Kit 是什么？必须保存吗？
它是一个文件，只在创建工作区后立即显示一次，工作区所有者可以用它为忘记加密密码的成员恢复频道访问权限。在你保存文件并确认它已放在安全的地方之前，应用不会让你完成这一步；之后也无法在工作区页面重新生成新的 Kit。
团队加密密码和我的账户密码是同一个吗？
不是。这是一个单独的密码，用来在这台 Mac 上创建你的团队密钥，它从不离开设备。如果之后启用跨设备同步，请在那里使用同一个密码，这样你的所有设备共用一把密钥。
可以在 Windows 或 iPhone 上设置 Speak-Y 工作区吗？
暂时不行。工作区、频道以及向频道共享都在 macOS 应用中。共享到频道的转写记录也在 macOS 应用中阅读；对于团队以外的人，单条录音的公开链接可以在任何浏览器中打开。