Eén werkruimte per klant: klantgesprekken gescheiden als consultant

2026-10-19

Werkt u als consultant voor meerdere klanten en neemt u uw gesprekken op in Speak-Y, geef dan elke klant een eigen werkruimte. Een werkruimte heeft eigen kanalen, eigen leden en een eigen Recovery Kit, dus het team van de klant ziet de gesprekken van die klant en verder niets: niet uw andere klanten, niet uw persoonlijke opnames, zelfs niet de namen van de mensen met wie u elders werkt. Eén Pro-account kan meerdere werkruimtes bezitten, en de mensen van de klant doen gratis mee in elk abonnement.

Deze gids volgt één geval: Nadia Rao, onafhankelijk operations-consultant, met drie klanten tegelijk — Harbor Foods, Alder Health en, vanaf deze week, Brightline Energy. Hij laat zien waarom één gedeelde werkruimte voor alle klanten een toegangsfout is, hoe u een werkruimte voor een nieuwe klant inricht, hoe u het team van de klant uitnodigt en wat u doet als de opdracht afloopt. Productdetails zijn op 19 oktober 2026 gecontroleerd in de macOS-app van Speak-Y, versie 1.17.26.

Waarom is één gedeelde werkruimte voor alle klanten een vergissing?

Omdat een werkruimte de grens van vertrouwen is, geen map. De eerste neiging is één werkruimte met de naam "Klanten" en een kanaal per klant. Dat ziet er een week lang netjes uit, en daarna lekt het op manieren die moeilijk terug te draaien zijn:

• Iedereen ziet elk openbaar kanaal. Een openbaar kanaal staat open voor elk lid van zijn werkruimte. Maakt u het kanaal van een klant per ongeluk openbaar, dan leest het team van een andere klant mee — en een openbaar kanaal kan niet meer privé worden gemaakt, want iedereen heeft de geschiedenis al.
• De ledenlijst is gedeeld. Elk lid ziet wie er nog meer in de werkruimte zit, en zo ontdekt Harbor Foods dat Alder Health uw klant is.
• Beheerders kunnen overal bij. Een beheerder kan in de hele werkruimte mensen uitnodigen en openbare kanalen maken, niet alleen voor "zijn" klant.
• Eén Recovery Kit dekt elk kanaal. De Kit herstelt de toegang tot de kanalen van de werkruimte, dus één bestand ontgrendelt nu al uw klanten.
• Het einde van één opdracht raakt iedereen. Als u de mensen van een klant verwijdert, worden de sleutels van de werkruimte en haar openbare kanalen ook voor alle andere leden geroteerd.

Aparte werkruimtes maken van elk van deze punten een non-issue: er is geen kanaal dat per ongeluk openbaar kan worden, want de andere klant zit simpelweg niet in de werkruimte.

Wat hebt u nodig voor een werkruimte per klant?

Minder dan het klinkt. Een werkruimte maken kan vanaf het Pro-abonnement of hoger, of tijdens de proefperiode; per 19 oktober 2026 kost Pro $10 per maand, en hetzelfde account kan evenveel klantwerkruimtes bezitten als u klanten hebt. Wie u uitnodigt, heeft alleen een Speak-Y-account met een e-mailadres nodig, in elk abonnement, ook Free. Werkruimtes, kanalen en delen zitten in de macOS-app.

Voor consultants telt die prijsopbouw meer dan voor wie ook. In tools die rond één gedeeld team zijn gebouwd, kosten gasten meestal plaatsen: het eigen helpcentrum van Fireflies, gecontroleerd op 19 oktober 2026, zegt dat elk toegevoegd teamlid wordt gefactureerd als extra plaats in het abonnement van de beheerder. In Speak-Y blijft de rekening één Pro-abonnement, hoeveel mensen van de klant u ook uitnodigt.

Hoe richt u een werkruimte in voor een nieuwe klant?

Nadia's eerste gesprek met Brightline Energy is op donderdag. Daarvoor richt ze de werkruimte in in vier stappen, dezelfde die uitgebreid staan beschreven in een teamwerkruimte instellen:

1. Maak de werkruimte. Open in de zijbalk ⋯ naast een bestaande werkruimte (of naast de kop Workspaces als u er nog geen hebt) en kies New workspace. Noem hem naar de klant — "Brightline Energy" — want die naam ziet het team van de klant in zijn eigen zijbalk. Het teamversleutelingswachtwoord wordt alleen gevraagd de eerste keer dat u op een Mac een werkruimte maakt of er lid van wordt; de tweede en derde klant gebruiken de sleutel die al op het apparaat staat.
2. Bewaar de Recovery Kit van deze klant. De Kit wordt één keer getoond, direct nadat de werkruimte is gemaakt, en geldt per werkruimte. Bewaar hem onder de naam van de klant en apart van de Kits van de andere klanten. De Recovery Kit uitgelegd beschrijft wat hij wel en niet kan herstellen.
3. Maak het eerste kanaal. Kies in het menu ⋯ van de werkruimte New channel. Eén openbaar kanaal voor de opdracht ("Brightline Project") is genoeg om te beginnen. Voeg alleen een privékanaal toe voor gesprekken die een kleinere groep mag zien, zoals een prijsoverleg met de opdrachtgever.
4. Tag uw gesprekken met de klant. Kies één korte tag per klant — brightline — en zet die op elk gesprek voordat u op To channel drukt. Kanalen scheiden mensen; tags zijn waarop uw AI-assistent later filtert.

Daarna toont de zijbalk drie werkruimtes, elk met eigen kanalen, en een gesprek kan maar in één kanaal tegelijk worden gedeeld.

Hoe nodigt u het team van de klant uit?

Open de werkruimtepagina door in de zijbalk op de naam ervan te klikken, ga naar Members en druk op Invite. De uitnodiging heeft twee velden:

• Email (optional). Typ het adres van de klant — Nadia typt dat van Omar bij Brightline — en de link werkt alleen voor een account dat met dat e-mailadres is ingelogd. Laat u het leeg, dan kan iedereen die de link als eerste opent hem gebruiken, en dat past slecht bij klantwerk.
• Role. De eigenaar kiest Member of Admin. Nodig mensen van de klant uit als Member: ze kunnen de kanalen lezen, hun eigen opnames in openbare kanalen delen en vertrekken, maar ze kunnen niemand anders uitnodigen of verwijderen.

De app maakt de link; hij verstuurt geen e-mail. Plak de link in uw eigen bericht aan de klant. Elke link werkt één keer en verloopt na 7 dagen, dus maak er één per persoon en stuur hem kort voor het kickoffgesprek.

Houd de rol Admin aan uw kant. Haalt u voor een project een collega erbij, maak die dan alleen beheerder van de werkruimte van die klant — hij helpt bij die klant en ziet de andere twee nooit.

Wat ziet de uitgenodigde klant?

Als Omar de link opent, toont Speak-Y Join a workspace met de naam van de werkruimte, zijn rol en wie hem heeft uitgenodigd. Is dit zijn eerste werkruimte, dan stelt hij zijn eigen versleutelingswachtwoord in, drukt op Accept, en Brightline Energy verschijnt in zijn zijbalk.

Vanaf dan ziet hij precies één werkruimte:

• de openbare kanalen ervan en de opnames die daarin zijn gedeeld;
• privékanalen alleen als een lid van dat kanaal hem heeft toegevoegd;
• de ledenlijst van de werkruimte, waarin nu alleen mensen van Brightline en u staan.

Harbor Foods en Alder Health ziet hij niet, en uw persoonlijke opnames ook niet: een gesprek komt pas in een kanaal als u er op To channel drukt. Dat is het echte antwoord op "kan mijn klant de gesprekken van mijn andere klanten zien?" — geen instelling, maar het feit dat ze nooit in dezelfde werkruimte zaten.

Houdt uw AI-assistent klanten uit elkaar?

Alleen als u erom vraagt. Met de MCP-server van Speak-Y lezen Claude, ChatGPT of Cursor uw opnames vanuit de kopie op uw Mac, en hij leest alles wat u kunt zien: uw eigen opnames plus de opnames die zijn gedeeld in elk kanaal van elke werkruimte waarvan u lid bent. Hij filtert op datum en tag, niet op werkruimte.

Daarom doet stap 4 hierboven ertoe. Met een tag per klant leest "vat de open action items samen uit gesprekken met de tag brightline sinds 1 oktober" alleen gesprekken van Brightline. Zonder de tag in de vraag kan een assistent die naar "de uitrol" wordt gevraagd, Alder Health citeren in een concept voor Brightline. De gewoonte kost weinig: tag voordat u deelt, en noem de tag in elke vraag over een klant.

Wat gebeurt er als de opdracht afloopt?

Als het project bij Brightline klaar is, verwijdert u de mensen van de klant uit de werkruimte op het tabblad Members. Hun toegang stopt meteen en de kanaalsleutels worden geroteerd, zodat ze niets kunnen lezen wat later wordt gedeeld; wat ze al hebben gedownload of gekopieerd, houden ze, zoals bij elk gedeeld document. Wat een verwijderd teamlid verliest en houdt behandelt dat in detail.

De eigenaar kan zijn eigen werkruimte niet verlaten, dus de werkruimte en haar geschiedenis blijven bij u, samen met haar Recovery Kit. En omdat de andere klanten in hun eigen werkruimtes zitten, roteert het einde van één opdracht geen enkele sleutel in die van hen.

Speak-Y Teams is precies voor dit soort grenzen gebouwd: kanaalsleutels bestaan alleen op de apparaten van de mensen in die werkruimte. Het volledige beeld staat op de Speak-Y Teams-pagina.

FAQ

Moet een consultant één Speak-Y-werkruimte voor alle klanten gebruiken of één per klant?

Eén per klant. Elk lid van een werkruimte ziet de openbare kanalen en de ledenlijst ervan, en de Recovery Kit van de eigenaar dekt alle kanalen van de werkruimte. Een aparte werkruimte per klant geeft elke klant eigen kanalen, eigen leden en een eigen Recovery Kit, zodat mensen van de ene klant nooit naast de gesprekken van een andere klant verschijnen.

Heb ik voor elke klantwerkruimte een apart Speak-Y-abonnement nodig?

Nee. Werkruimtes maken kan vanaf Pro of tijdens de proefperiode, en één account kan er meerdere bezitten. Per 19 oktober 2026 kost Pro $10 per maand. De mensen van de klant worden lid via een uitnodiging, in elk abonnement, ook Free, dus een klantteam uitnodigen voegt geen plaatsen toe aan uw rekening.

Wat ziet een uitgenodigde klant van mijn Speak-Y?

Alleen de werkruimte waarvoor hij is uitgenodigd: de openbare kanalen ervan, de privékanalen waaraan iemand hem heeft toegevoegd en de opnames die in die kanalen zijn gedeeld. Uw andere werkruimtes, uw persoonlijke opnames en privékanalen waar hij geen lid van is, ziet hij niet.

Moet ik de contactpersoon van de klant beheerder van de werkruimte maken?

Meestal niet. Een beheerder kan mensen uitnodigen, openbare kanalen maken en gewone leden verwijderen, en dan bepaalt u niet langer zelf wie uw gesprekken kan lezen. Nodig mensen van de klant uit als Member en houd de rol Admin voor een collega van uw eigen kant, als u die hebt.

Kan mijn AI-assistent gesprekken van verschillende klanten door elkaar halen?

Ja, als u dat toelaat. De MCP-server van Speak-Y leest elke opname die u kunt zien, in al uw werkruimtes, en filtert op tag en datum, niet op werkruimte. Zet op elk gesprek een klanttag en noem die tag in elke vraag, dan leest de assistent alleen de gesprekken van die klant.