Vacaturetekst uit het intakegesprek, in de woorden van de manager

2026-10-26

Een intakegesprek geeft de recruiter ongeveer dertig minuten lang de echte eisen van de hiringmanager, en daarna wordt de vacaturetekst uit het geheugen geschreven. Tegen de tijd dat hij op de vacaturepagina staat, is "Airflow of Dagster in productie, geen cursusproject" veranderd in "ervaring met moderne datatools", en staat een eis die de manager niet-onderhandelbaar noemde in dezelfde lijst als een die hij of zij zei te kunnen aanleren.

Een kortere route: neem het intakegesprek op in Speak-Y, druk op een sneltoets wanneer de manager een harde eis, een pluspunt of een reden om te solliciteren noemt, en vraag uw AI-assistent na het gesprek om via MCP de vacaturetekst op te stellen uit de opname. Het concept houdt de formulering van de manager aan en zet bij elke eis het tijdstip waarop die werd gezegd, zodat de manager het in een paar minuten kan controleren. De salarisrange en de definitieve tekst blijven bij mensen: de assistent laat de range bewust leeg.

Deze handleiding volgt de macOS-app van Speak-Y en de MCP-server zoals gecontroleerd op 26 oktober 2026, met één voorbeeld: een intakegesprek voor een Senior Data Engineer bij een bedrijf dat Fernway heet.

Wat gaat er verloren tussen het intakegesprek en de vacature?

Het advies van SHRM aan recruiters (gecontroleerd op 26 oktober 2026) is om het verlanglijstje van de hiringmanager terug te brengen tot de drie of vier dingen die het meest tellen, en te vragen naar minimumeisen, knock-outcriteria en soft skills. In het intakegesprek gebeurt dat sorteren. Wat er daarna meestal verdwijnt:

• De prioriteit. Harde eisen en pluspunten belanden in één opsomming, en de vacature filtert mensen weg die de manager graag had gesproken.
• De formulering. Concrete zinnen worden algemene, dezelfde als in elke andere vacature voor de functie.
• De reden om te solliciteren. De manager besteedt twee minuten aan waarom de baan interessant is, en dat haalt zelden de eerste alinea.
• Wat niet is besloten. Een salarisbedrag dat werd genoemd als "onder voorbehoud van finance", wordt opgeschreven alsof het is goedgekeurd.

Vóór het gesprek: drie notitietypen en een tag

Open Instellingen → Notities. Hernoem onder Notitietypen het standaardtype Moment markeren naar Must-have (harde eis) en laat het op ⌥1 staan. Klik op Notitietype toevoegen, typ Nice-to-have (pluspunt) in Naam van type, klik op Opslaan, daarna op Sneltoets instellen en druk op ⌥2. Herhaal dit voor Selling point (wat de functie aantrekkelijk maakt) op ⌥3.

Kies ook een tag voor de vacature, zoals req-senior-data-engineer. Het intakegesprek, het kalibratiegesprek na de eerste kandidaten en de debriefs krijgen allemaal dezelfde tag, en daarop zoekt de assistent.

Tijdens de intake: laat de manager het zeggen, druk dan op de toets

Neem het gesprek op als vergadering. Er doet geen bot mee: Speak-Y neemt uw microfoon en het geluid van het gesprek op uw Mac op, dus het werkt hetzelfde in Zoom, Google Meet of Microsoft Teams. Vertel de hiringmanager dat u opneemt, en waarom — zie is het legaal om vergaderingen op te nemen voor hoe de regels voor toestemming verschillen.

Drie gewoonten maken de markeringen bruikbaar:

1. Druk na de zin. Een markering beslaat de laatste 15 seconden van het gesprek, dus de eis die net is gezegd valt erbinnen.
2. Vraag hardop: "harde eis of pluspunt?" Als de manager vijf tools opsomt, vraag dan welke een knock-out is. Het antwoord is de zin om te markeren.
3. Markeer de pitch. "Je ontwerpt het nieuwe platform" is de regel die een kandidaat als eerste leest. Selling point op ⌥3 houdt hem vast.

In het intakegesprek bij Fernway noemt Elena Park, Head of Data, drie harde eisen (04:03, 07:40, 14:30), twee pluspunten (11:05, 18:50) en twee selling points (22:15, 26:40). Op 29:20 zegt ze dat het budget "ergens tussen 150 en 170 ligt, onder voorbehoud van finance". Dat wordt niet gemarkeerd: het is geen eis.

Na het gesprek: geef de spreker een naam en voeg de tag toe

Twee minuten in het venster van de opname. Klik op het tabblad Per spreker op Speaker 2 en typ "Elena Park", zodat het concept haar bij naam citeert en niet bij nummer. Voeg de tag toe. De chips boven de transcriptie tellen de markeringen per type — Alle notities · 7, Must-have · 3, Nice-to-have · 2, Selling point · 2 — en een klik op een chip toont alleen die bijdragen.

Stel de vacaturetekst op met uw assistent

Koppel uw assistent één keer aan de MCP-server van Speak-Y: AI-assistent verbinden in het accountmenu onder in de zijbalk, of Instellingen → Integraties, en dan Verbinden naast Claude, ChatGPT of Cursor. De stappen staan in vergadernotities koppelen aan AI-assistenten. De server is gratis in elk abonnement en leest de bibliotheek op uw Mac.

Bewaar daarna vaste instructies op de plek waar uw assistent ze bewaart — een project in Claude of ChatGPT — zodat het verzoek na elk intakegesprek één regel is:

Draft a job description from the intake recording.

Sections: About the role, Must have, Nice to have, Why join,
Salary, Interview process.

Rules:
- Must have and Nice to have come only from my marks of
  those types, in the hiring manager's words.
- After every requirement, put the time of the reply it
  comes from, like (07:40).
- Quote the manager once, verbatim, with the time.
- Salary: do not write a range. Write "[approved range]"
  and what was said about budget, with the time.
- If a section was not discussed, say so.

De assistent roept get_latest_recording aan, of search_recordings met de tag van de vacature. Naast de transcriptie geeft Speak-Y hem een lijst Notes — elke markering met tijdstip, type, spreker en eerste woorden — zodat het concept terugkomt gesorteerd zoals de manager het in het gesprek sorteerde. Het tijdstip van een markering is het moment waarop u op de toets drukte, een paar seconden nadat de bijdrage begon; het concept noemt het begin van de bijdrage:

About the role
Fernway is retiring its legacy ETL this year. You will design
the new data platform and own it (22:15).
"Airflow or Dagster in production, not a course project."
— Elena Park (07:40)

Must have
- Five years building data pipelines, two on Snowflake or
  BigQuery (04:03)
- Orchestration in production: Airflow or Dagster (07:40)
- On call one week in six (14:30)

Nice to have
- Kafka or other streaming experience (11:05)
- Mentoring junior engineers (18:50)

Why join
- A team of six that ships every week; $2,000 learning
  budget (26:40)

Salary: [approved range] — budget mentioned as 150–170k,
  pending finance (29:20)
Interview process: not discussed in the call

Vul de gaten met uw stem

Niemand heeft de sollicitatieprocedure besproken, en u kent die beter dan de transcriptie. Zet de cursor in het berichtveld van de assistent, houd Right ⌘ ingedrukt — de standaard ingedrukt-houden-toets van Speak-Y — en zeg het:

Voeg een sollicitatieprocedure toe: een kennismaking van 30 minuten met mij, een thuisopdracht waarin de kandidaat een pipeline reviewt, en daarna een panelgesprek met Elena en twee engineers.

Laat de toets los en de tekst wordt getypt waar de cursor staat. Verstuur hem, en de assistent voegt de sectie toe. Meer over het dicteren van lange passages in van spraaknotitie naar gestructureerd concept.

Wat bij mensen blijft

De assistent stelt op uit wat er is gezegd. Vier dingen zijn beslissingen:

• De salarisrange. Het "ergens tussen 150 en 170, onder voorbehoud van finance" van de manager is een budget, geen goedgekeurde range. Onder de EU-richtlijn loontransparantie, met een omzettingstermijn tot 7 juni 2026, heeft een kandidaat vóór het sollicitatiegesprek recht op het salaris of de range, en mogen werkgevers niet naar het salarisverleden vragen. Californië, Colorado, New York en Washington horen bij de Amerikaanse staten die een range in de vacature zelf eisen (gecontroleerd op 26 oktober 2026; controleer de regels waar u werft). Vul de range in nadat finance hem heeft goedgekeurd.
• Welke harde eisen blijven staan. Vijf harde eisen maken de vijver klein; vraag de manager of ze allemaal mensen wegfilteren die hij of zij zou aannemen.
• De definitieve formulering. Controleer het citaat aan de hand van de opname: klik op het tijdstip van de bijdrage op Per spreker om hem af te spelen. Assistenten poetsen spreektaal op, en een opgepoetste zin is geen citaat meer.
• Akkoord. Stuur het concept met de tijdstippen naar de manager. Die kan een eis bevestigen door de eigen woorden terug te luisteren in plaats van uw tekst te herlezen.

Wanneer past uw ATS beter?

Wanneer de vacature op één plek moet worden gepubliceerd, gevolgd en gerapporteerd. Ook applicant tracking systems schrijven concepten. Per 26 oktober 2026 documenteert Greenhouse een generator voor vacatureteksten die een beschrijving opstelt uit een korte briefing met functietitels en kwalificaties, en de AI-contentassistent van Ashby stelt vacatureteksten op uit uw eerdere vacatures, binnen de eigen editor. Beide beginnen bij een briefing of oude vacatures, niet bij het intakegesprek. Een praktische verdeling: stel het concept op uit de opname in uw assistent en plak de goedgekeurde tekst daarna in het ATS.

Grenzen en kosten

• Lengte. Gecontroleerd op speak-y.com op 26 oktober 2026: Free stopt een vergaderopname na 30 minuten, Pro ($10 per maand) na 60, Pro+ ($15) en Max ($30) na vier uur. De MCP-server is gratis in elk abonnement.
• Alleen audio. Een eisendocument dat op het scherm wordt gedeeld, staat niet in de opname. Vraag de manager de belangrijkste punten hardop te zeggen.
• Mac voor markeringen. Notitietypen, markeringen en de MCP-server zitten in de macOS-app; de opnamen blijven in de bibliotheek op uw Mac.

In het kort

Must-have, Nice-to-have en Selling point op ⌥1, ⌥2 en ⌥3, één tag per vacature. Laat de manager het zeggen en druk op de toets; daarna de naam van de spreker en de tag. Eén verzoek levert een concept op in de woorden van de manager, met tijdstippen; de salarisrange en de definitieve tekst keuren mensen goed. Voor wat er gebeurt nadat de vacature live staat, zie notities bij panelgesprekken.

FAQ

Kan een AI-assistent een vacaturetekst schrijven op basis van een intakegesprek?

Hij kan een concept schrijven. Gekoppeld aan de MCP-server van Speak-Y leest Claude, ChatGPT of Cursor de opname van het intakegesprek — de transcriptie per spreker, de AI-samenvatting en een lijst Notes met uw markeringen en hun tijdstippen — en stelt de functie, de harde eisen, de pluspunten en de redenen om te solliciteren op in de woorden van de hiringmanager. Een mens keurt de eisen, de salarisrange en de definitieve tekst goed.

Hoe scheid ik harde eisen van pluspunten tijdens het gesprek?

Geef elk een eigen notitietype in Speak-Y. Hernoem in Instellingen → Notities het standaardtype Moment markeren naar Must-have op ⌥1 en voeg Nice-to-have op ⌥2 en Selling point op ⌥3 toe. Eén druk markeert de laatste 15 seconden van het gesprek met dat type, zodat de assistent de eis later al gesorteerd krijgt, met het tijdstip waarop die werd gezegd.

Moet de assistent de salarisrange schrijven?

Nee. De range is een beslissing van de hiringmanager en finance, en op veel plaatsen een wettelijke informatieplicht: de EU-richtlijn loontransparantie vereist dat het salaris of de range vóór het sollicitatiegesprek bekend is, en staten als Californië, Colorado, New York en Washington eisen de range in de vacature zelf. Vraag de assistent een placeholder te laten staan en vul de goedgekeurde range zelf in.

Heb ik toestemming van de hiringmanager nodig om het intakegesprek op te nemen?

Vertel het vóór u begint en neem alleen op als hij of zij akkoord gaat. Speak-Y doet niet als bot mee aan het gesprek, dus niemand kondigt de opname voor u aan. Of melden genoeg is of dat u uitdrukkelijke toestemming nodig hebt, hangt af van waar u beiden zijn.

Welk Speak-Y-abonnement heb ik nodig voor intakegesprekken?

De MCP-server is gratis in elk abonnement. Gecontroleerd op speak-y.com op 26 oktober 2026: Free stopt een vergaderopname na 30 minuten, Pro ($10 per maand) na 60, en Pro+ ($15) en Max ($30) na vier uur. De meeste intakegesprekken passen in Free of Pro.