Weekrapport uit vergaderingen: uw AI-assistent maakt het concept

2026-10-13

Het weekrapport van een teamlead is in ongeveer tien minuten op te stellen uit de vergaderingen van de week. Een AI-assistent die via MCP met Speak-Y is gekoppeld, zet de opnames tussen maandag en vrijdag op een rij die uw projecttag dragen, leest bij elke opname de samenvatting, de actiepunten en uw markeringen, en verdeelt wat hij vindt over drie blokken — klaar, risico's, volgende week — met achter elke regel de naam van de vergadering.

U leest het concept nog steeds zelf, corrigeert het en verstuurt het. Wat wegvalt, is het uur op vrijdag waarin u door de agenda scrolt en de maandag uit uw geheugen reconstrueert. Deze handleiding volgt één teamlead door één week; alles erin is op 13 oktober 2026 gecontroleerd in de macOS-app en in de documentatie van de leveranciers.

Hoe vindt de assistent de vergaderingen van de week?

Met één toolaanroep. De MCP-server van Speak-Y heeft een tool list_recordings met de filters die een weekrapport nodig heeft:

• date_from en date_to — gewone datums zoals 2026-10-05 en 2026-10-09; een datum zonder tijd beslaat die hele dag.
• tag — alleen opnames met deze tag; de tag moet exact overeenkomen, hoofdletters en kleine letters maken geen verschil.
• meetings_only — slaat dictaten over, zodat een spraaknotitie die u woensdag hebt gedicteerd niet als vergadering opduikt.

Het antwoord is een lijst, de nieuwste opname eerst: titel, datum, duur, tags, of de opname een samenvatting heeft en hoeveel markeringen ze bevat. Er staat ook bij hoeveel opnames er in totaal overeenkwamen. Eén aanroep geeft standaard 20 opnames terug en maximaal 100, genoeg voor een drukke week.

Voor elke opname in de lijst roept de assistent daarna get_transcript aan. Met het formaat summary geeft de tool de AI-samenvatting, de actiepunten en een sectie Notes met elke markering die u hebt geplaatst — een paar honderd woorden in plaats van een hele transcriptie. Dat is het materiaal waar een rapport van wordt gemaakt.

De lijst beperkt zich niet tot vergaderingen die u zelf hebt opgenomen. Ook opnames die teamgenoten hebben gedeeld in de teamkanalen waarvan u lid bent, staan erin, gemarkeerd als alleen-lezen. Een designreview die u hebt gemist, komt in het rapport als een collega haar in het kanaal heeft gezet; een vergadering die niemand heeft gedeeld niet.

Wat doet u tijdens de week?

Twee kleine dingen per vergadering, die zich allebei op vrijdag terugbetalen.

1. Geef de vergadering een tag. Klik na de vergadering op Tags in de opname en kies de projecttag — platform in deze handleiding. De tag scheidt de vergaderingen die in het rapport horen van een-op-eengesprekken, sollicitatiegesprekken en al het andere in uw bibliotheek. Vanaf de tweede vergadering is het één klik.
2. Markeer het risico wanneer u het hoort. Zegt iemand "dit kan uitlopen" of noemt iemand een deadline, druk dan op ⌥1. De laatste 15 seconden worden gemarkeerd, en de markering verschijnt in de sectie Notes die de assistent leest. Twee of drie markeringen per vergadering zijn genoeg.

De sprekers een naam geven helpt ook: klik op de chip Speaker 2 en typ de naam, en in de samenvatting en het rapport staat "Priya" in plaats van "Speaker 2".

Wat moet de prompt vragen?

Drie blokken, een bron achter elke regel en een eerlijke telling. Een sjabloon dat werkt voor een rapport aan uw eigen leidinggevende:

Schrijf mijn weekrapport op basis van de Speak-Y-vergaderingen.

Periode: maandag tot en met vrijdag van deze week. Tag: platform.
Alleen vergaderingen.

Lees bij elke vergadering de samenvatting, de actiepunten en de notities.
Lees geen volledige transcripties, tenzij een regel een citaat nodig heeft.

Rapport, platte tekst, minder dan 200 woorden:
Klaar — wat als afgerond of besloten is gemeld
Risico's — wat kan uitlopen, geblokkeerd is of geen eigenaar heeft
Volgende week — wat is afgesproken, met de eigenaar

Regels:
- Zet achter elke regel de vergadering waar ze vandaan komt: (titel, datum).
- "Klaar" betekent dat iemand heeft gezegd dat het klaar is. Was het
  alleen gepland, dan hoort het bij "Volgende week".
- Gebruik eerst de momenten die ik heb gemarkeerd; ze staan in de
  sectie Notes.
- Sluit af met: hoeveel vergaderingen overeenkwamen, hoeveel er een
  samenvatting hadden en welke door teamgenoten zijn gedeeld.

De laatste regel maakt van het rapport iets wat u kunt nalopen: vijf vergaderingen gevonden, vijf gelezen. Bewaar het sjabloon waar uw MCP-client vaste instructies bewaart — projectinstructies in Claude of ChatGPT, een regelbestand in Cursor — en het verzoek op vrijdag krimpt tot één zin. Meer formuleringen voor dit soort verzoeken staan in prompts om AI vragen te stellen over uw vergaderingen.

Hoe verloopt de vrijdag, stap voor stap?

Neem Daniel, die een platformteam van acht mensen leidt. In de week van 5 tot en met 9 oktober 2026 dragen vijf opnames de tag platform: de sprintplanning op maandag, een leveranciersgesprek op dinsdag, een API-designreview op woensdag die zijn collega Priya heeft opgenomen en in het kanaal Platform heeft gedeeld, een incidentreview op donderdag en de wekelijkse sync op vrijdag.

1. Vraag het. In de MCP-client: "Weekrapport, platform, 5–9 okt."
2. De assistent maakt de lijst. Hij roept list_recordings aan met de twee datums en de tag en krijgt vijf vergaderingen.
3. De assistent leest. Vijf aanroepen van get_transcript, formaat summary.
4. U krijgt het concept — ongeveer twee minuten na de vraag.
5. U controleert het aan de hand van de opnames (de sectie na de volgende), verbetert wat niet klopt en verstuurt het.

Het concept voor deze week:

Platform — week van 5–9 okt

Klaar
- Checkout-latency opgelost: p95 weer onder 400 ms na de
  cache-rollback (Incidentreview, 8 okt)
- Ontwerp voor paginering in API v2 goedgekeurd (API-designreview, 7 okt)

Risico's
- Cloudway-migratie kan twee weken uitlopen: de leverancier heeft
  het venster voor de gegevensoverdracht niet bevestigd
  (Leveranciersgesprek, 6 okt)
- Eén backend-engineer is afwezig van 19 tot en met 23 okt; voor
  search is er geen vervanger (Sprintplanning, 5 okt)

Volgende week
- Starten met paginering in API v2 — Priya (Wekelijkse sync, 9 okt)
- Het overdrachtsvenster uiterlijk 14 okt schriftelijk van Cloudway
  krijgen — Daniel (Leveranciersgesprek, 6 okt)

5 vergaderingen gevonden, 5 met een samenvatting, 1 gedeeld door een teamgenoot.

Waarom schrijven vanuit Samenvatting en Notes, niet uit het geheugen?

Omdat het geheugen op vrijdag vooral uit donderdag bestaat. Vier dingen maken de opgenomen versie een betere bron:

• Ze is geschreven toen het gebeurde. Elke samenvatting wordt direct na de vergadering gemaakt. De planning van maandag is even gedetailleerd beschreven als de sync van vrijdag.
• De actiepunten staan voorop. Elke Speak-Y-samenvatting begint met de sectie Actiepunten: wie, wat, en het tijdstip in de opname waarop het werd gezegd.
• Uw markeringen dragen uw oordeel. Een markering is het moment waarop u tijdens de vergadering besloot dat iets ertoe deed. De samenvatting is de blik van het model; de sectie Notes is de uwe.
• Elke regel heeft een adres. "Leveranciersgesprek, 6 okt" kunt u openen en nalezen. "Ik geloof dat ze twee weken zeiden" niet.

Samenvattingen houden het verzoek bovendien klein. Vijf volledige transcripties van vergaderingen van veertig minuten komen op ruwweg dertigduizend woorden; vijf samenvattingen met notities op ongeveer tweeduizend. De assistent leest sneller, kost minder en heeft minder ruimte om halverwege een regel kwijt te raken.

Wat controleert u met de hand?

Hier gaan zeven van de tien minuten heen. De assistent sorteert goed en oordeelt slecht, dus de controles gaan over oordeel:

• De telling. Vijf vergaderingen in uw week, vijf in de laatste regel. Ontbreekt er een vergadering, dan heeft ze geen tag of is ze als dictaat opgenomen; ontbreekt er een vergadering uit een kanaal, vraag de assistent dan te synchroniseren en het opnieuw te proberen.
• "Klaar" tegenover "klaar genoemd". Het rapport weet wat er in een vergadering is gezegd, niet wat er is opgeleverd. Open de samenvatting van de incidentreview en ga na of "opgelost" is gemeld en niet gehoopt. Uw tracker heeft het laatste woord.
• Het gewicht van elk risico. Een samenvatting vlakt de toon af: een terloopse opmerking en een echte waarschuwing zien er hetzelfde uit. Open de vergadering, ga naar de markering, klik op het tijdstip van de bijdrage en luister hoe het werd gezegd.
• Eigenaren en datums. Een naam naast een taak moet de persoon zijn die haar op zich nam, en "voor woensdag" moet een kalenderdatum zijn, geteld vanaf de dag van de vergadering.
• Wat naar boven mag. Een rapport aan het management is geen bericht in een kanaal. Haal weg wat in vertrouwen is gezegd voordat u het verstuurt.

Wat verlaat uw Mac?

De MCP-server leest lokaal, uit de bibliotheek op uw Mac, en uploadt daarvoor niets. Wat de assistent leest — de samenvattingen en elke transcriptie die hij opent — wordt daarna onderdeel van uw gesprek met de modelaanbieder, zoals bij elke MCP-server. Samenvattingen van interne vergaderingen bevatten namen, cijfers en voorwaarden van leveranciers; heeft uw bedrijf een regel over AI-aanbieders, dan geldt die ook hier. Wat een AI ziet bij lokale versus cloud-MCP laat zien waar de tekst heen gaat.

Wanneer past een andere tool beter?

Wanneer u wilt dat het overzicht vanzelf binnenkomt, zonder dat u erom vraagt. Fireflies documenteert bijvoorbeeld een Daily Digest: een persoonlijke samenvatting van uw recente vergaderingen — actiepunten, blokkades, open vragen, belangrijke beslissingen — die elke 24 uur wordt ververst en per e-mail of Slack wordt verstuurd (gecontroleerd op 13 oktober 2026). Daarvoor moet de notetaker van Fireflies in uw vergaderingen zitten, en de transcripties staan in de cloud van de leverancier.

En gaat het rapport over oplevering in plaats van over discussie, dan is de tracker de betere bron: een lijst met gesloten tickets zegt wat er is opgeleverd, en dat kan geen vergadering. De route in deze handleiding dekt de andere helft — wat er is besloten, waar mensen zich zorgen over maken, wat er hardop is beloofd — in uw eigen sjabloon, uit vergaderingen waar geen bot aan deelnam. Moet dezelfde vrijdag ook duidelijk maken wie wat aan wie verschuldigd is, dan gebruikt de review van actiepunten in 15 minuten dezelfde samenvattingen.

FAQ

Kan een AI-assistent mijn weekrapport schrijven op basis van vergaderopnames?

Ja, een concept ervan. Is Speak-Y via MCP gekoppeld, dan zet een assistent zoals Claude, ChatGPT of Cursor de vergaderingen van de week op een rij op datum en tag, leest bij elke vergadering de AI-samenvatting, de actiepunten en uw markeringen, en verdeelt ze over klaar, risico's en volgende week, met achter elke regel de vergadering waar ze vandaan komt. U controleert het concept en verstuurt het zelf.

Hoe weet de assistent welke vergaderingen in het rapport horen?

Via twee filters van de tool list_recordings: een datumbereik (date_from en date_to) en een tag. Zet één tag, bijvoorbeeld de projectnaam, op elke vergadering die moet meetellen. Vergaderingen zonder die tag, zoals een-op-eengesprekken, worden niet opgesomd en niet gelezen.

Bevat het weekrapport ook vergaderingen die mijn teamgenoten hebben opgenomen?

Alleen de vergaderingen die zij hebben gedeeld in een Speak-Y-teamkanaal waarvan u lid bent. De MCP-server leest uw eigen opnames en de opnames in uw kanalen uit de kopie op uw Mac; opnames van teamgenoten zijn alleen-lezen. Een vergadering die een collega heeft opgenomen en niet heeft gedeeld, is voor uw assistent niet zichtbaar.

Waarom het rapport opbouwen uit samenvattingen in plaats van volledige transcripties?

Een week vergaderen is tienduizenden woorden, een samenvatting een paar honderd. Elke Speak-Y-samenvatting begint met de actiepunten en wordt direct na de vergadering geschreven; de sectie Notes somt de momenten op die u hebt gemarkeerd. De assistent leest dat voor elke vergadering en opent een volledige transcriptie alleen waar een regel een citaat nodig heeft of een getal moet worden nagekeken.

Heb ik hiervoor een betaald Speak-Y-abonnement nodig?

Nee. De MCP-server zit in elk Speak-Y-abonnement, ook in Free, en elke opgenomen vergadering krijgt een AI-samenvatting met actiepunten. U hebt de macOS-app nodig, een MCP-client en één klik op Verbinden in Instellingen → Integraties. De abonnementen verschillen in vergadertijd, niet in toegang tot de MCP-server.