用私密频道保存董事会会议记录：创始人的设置方法

2026-10-17

在初创公司的会议记录中，董事会和投资人相关的材料是大部分团队成员不该读到的那一部分：在全员大会之前对资金跑道（runway）的讨论、关于某位联合创始人角色的谈话、你还没有接受的投资条款清单（term sheet）。如果你的团队已经在 Speak-Y 中分享会议，这类材料就该放在一个私密频道里，这里称它为 Board，成员只有两三个人：你、联合创始人，也许还有 CFO。

私密频道不是一个被藏起来的文件夹。其中的录音用只有成员设备才持有的密钥加密，所以不在频道里的同事读不到，服务器也读不到。对于只需要看一场会议的外部董事，你发给他的不是邀请，而是一条有效期 7 天的公开链接。还有一些内容——正式的董事会会议本身、与律师之间受特权保护的沟通——最好根本不要放进频道。

本指南基于截至 2026 年 10 月 17 日的 macOS 应用，以一家普通的种子轮公司为例：拥有工作区的创始人、一位联合创始人、一位兼职 CFO 和一位独立董事。

Board 频道里该放什么？

Board 频道用于创始人为董事会做准备或跟进董事会事项的会议——也就是核心管理层需要、而团队不需要的材料：

• 会前准备通话——你和联合创始人排练向董事会的汇报，决定展示哪些数字、预判会被问到哪些问题。
• 会后复盘——董事会结束后趁反馈还新鲜的十分钟：董事们在哪些问题上追问，你答应带回哪些答复。
• 融资轮次之间与投资人的通话：向现有投资人的进展汇报、过桥融资的商谈，以及一切与估值有关的内容。
• 高层的人事决定：股权、联合创始人的角色、尚未公布的高管招聘。

一个频道之所以有用，是因为以后有人会去找其中的会议。三个月后，“我们七月份跟董事会是怎么说资金跑道的”只需在一个频道里搜索，而不用在个人录音里翻找。反过来说：一旦某项决定已向全公司公布，执行它的会议就该放进公开频道，而不是 Board。

设置 Board 频道

工作区的任何成员都可以创建私密频道，步骤与上方视频中相同。

1. 在侧边栏中打开工作区的 ⋯ 菜单，选择 New channel。
2. 将其命名为 Board。
3. 把类型切换为 Private。面板用一句话说明：“仅你和所选成员可见。工作区所有者可通过恢复套件恢复访问权限。”
4. 在 谁可以看到此频道 中勾选应当阅读的人——在我们的例子里是联合创始人和 CFO。
5. 显示为灰色的同事“尚未启用加密”，无法接收密钥：他需要先打开 Speak-Y 并设置加密密码。
6. 点击 Create channel。Board 会带着锁图标出现在侧边栏中。

此后，录音要从它自己的界面进入频道：在转写记录下方的操作栏中点击 To channel，再选择 Board。请自己创建这个频道，而不是请管理员代劳：只有频道创建者日后才能从私密频道中移除成员或更改其类型。

为什么“私密”是一把密钥，而不是隐藏的文件夹？

在许多工具里，“私密”的意思是界面不向没有权限的人显示某个条目，而服务本身可以读取一切。Speak-Y 的做法不同。每个频道都有自己的密钥。当你把录音发送到 Board 时，你的 Mac 会在上传前用这把密钥加密；服务器保存密文；成员的 Mac 下载后再解密。密钥只交给频道中那些人的设备，并以密封形式传递，服务器可以转发，却永远无法打开。就连频道名称也是在你的设备上加密的。

这对 Board 频道有三个实际影响：

• 工作区里的其他人看不到它，所有者也不例外。没有被添加的同事没有密钥，所以应用无需隐藏什么——它本来就没有可以显示的东西。
• 移除成员在密码学上生效。 创建者移除某位成员时，频道密钥会被轮换，此人将失去对频道中所有记录的访问权限。他已经在自己设备上读过的内容仍会留在他那里，任何加密系统都是如此。
• 恢复套件（Recovery Kit）是需要提前考虑的例外。 工作区的恢复套件——创建工作区时保存的那个文件——可以把任意频道的密钥重新发给重置了密码的成员。持有它的人就能恢复对 Board 的访问，因此它应当留在创始人手里，而不是放在共享网盘上。

这一机制在团队端到端加密分享的工作原理中有更详细的说明。

外部董事怎么办？

独立董事或在你董事会中占有席位的投资人并不是团队的一员，他们一年通常也只需要看几场会议。给他们访问权限有三种方式，开放的范围差别很大：

• 单条录音的公开链接。 打开录音，点击转写记录下方的公开链接，链接就已经在你的剪贴板上了。董事无需账户，用任意浏览器打开，即可看到摘要和按发言人划分的转写记录。链接有效期为 7 天，解开内容的密钥只存在于地址中 # 之后的部分，而浏览器不会把这一部分发送给服务器。你对录音做的笔记默认是私人的，不会包含在链接中。
• 邀请加入你的主工作区。 请避免这样做。工作区成员能看到每一个公开频道及其全部历史——General、Product，所有内容——而且你仍然得把他加进 Board。
• 为董事会单独建一个工作区。 如果董事需要看到所有与董事会相关的会议，就新建第二个工作区（同一个 ⋯ 菜单中的 New workspace），里面只放董事会的人。每个工作区都有各自独立的频道、成员和恢复套件。创建工作区需要 Pro 套餐；受邀加入的人在任何套餐下都可以免费加入。

对大多数种子轮公司的董事会来说，第一种方式就够了：每场重要会议后发一条链接，一周后自动失效。接收者能看到什么、什么情况下链接会被提前撤销，见公开链接指南。

董事会会议本身要录吗？

这个问题该问公司的法律顾问，而不是笔记应用，而答案往往是否定的。公司律师一直建议不要录制正式的董事会会议，而 AI 转写让这个问题变得更加尖锐。

2026 年 6 月，Skadden 的几位合伙人在 Harvard Law School Forum on Corporate Governance 上撰文指出：董事会会议的 AI 录音、转写记录和摘要很可能需要在诉讼中提交；董事与 AI 工具之间的交流一般不受特权保护；而传统的会议纪要会刻意省略转写记录所捕捉到的大量内容。2026 年 9 月，Sidley 介绍了特拉华州衡平法院审理的一起案件 ATG Capital Opportunities Fund LP v. Lane（2026 年 8 月 28 日）：会议纪要称某项防御措施是为保护股东而采取的，而 AI 转写记录中，董事长却把它描述为董事会保住席位所必需；法院在权衡董事会的动机时引用了这些转写记录。

对创始人来说，实际的界线是：

• 会议纪要才是董事会会议的正式记录，经过仔细起草并由董事批准。转写记录不能替代它。
• 录下你自己这一边——与联合创始人的会前准备和会后复盘通话——并在每次通话前询问是否可以录音。Speak-Y 在你的 Mac 上录音，从不加入 Zoom、Google Meet 或 Teams，所以没有机器人替你宣布正在录音。
• 与律师的沟通不要录。 正是在法律咨询中，由第三方保存的逐字记录可能危及特权保护；对这类会议来说，律师自己的笔记比转写记录更合适。
• 如果董事会同意转写，请与法律顾问商定哪些会议可以转写、由谁保管文本，以及会议纪要批准后何时删除。一旦可以合理预见诉讼，删除就要停止：届时 AI 生成的材料必须保全。

是否需要通话中每个人的同意，取决于参与者所在的地区；这部分内容见会议录音的法律基础。

简而言之

为董事会和投资人的材料建一个专属的私密频道，由你亲自创建，只加入需要它的两三个人。把恢复套件留在创始人手里。给外部董事发送他们所需那场会议的 7 天链接，而不是邀请；除非法律顾问另有意见，正式的董事会会议就交给会议纪要。

至于团队的其他频道——哪些设为公开、哪些设为私密，以及哪些访问失误难以挽回——请参阅团队会议频道：谁能看到什么和 Teams 页面。

FAQ

在 Speak-Y 中，如何把董事会会议记录与团队分开？

在工作区中创建一个私密频道：在工作区的 ⋯ 菜单中选择“New channel”，类型选“Private”，只勾选需要阅读的两三个人，例如联合创始人和 CFO。你通过“To channel”发送到该频道的录音只有其成员能读；工作区里的其他人根本看不到这个频道。

工作区所有者能读取自己不是成员的私密频道吗？

在应用中不能：未被添加的工作区成员看不到私密频道，所有者也不例外。唯一的例外是工作区的恢复套件（Recovery Kit），也就是创建工作区时保存的那个文件，它可以把私密频道的密钥重新发给某位成员。因此持有恢复套件的人就能恢复访问权限，对于 Board 频道，恢复套件应当留在创始人手里。

如何把董事会记录分享给不在团队里的外部董事？

如果只涉及一场会议，就发送公开链接：点击录音下方的“公开链接”，链接即被复制。董事无需账户，用任意浏览器即可打开，链接 7 天后失效。如果董事需要看到每一次董事会，请把他邀请到一个专供董事会使用的独立工作区，因为主工作区的成员能看到其中所有的公开频道。

初创公司应该录制董事会会议吗？

先咨询公司的法律顾问。律师通常建议不要录制或转写正式的董事会会议，因为转写记录可能在诉讼中被要求提交，并被拿来与正式的会议纪要对照。对创始人来说，录下自己的会前准备和会后复盘通话、把正式记录交给会议纪要，通常更有价值。

服务器能读取 Speak-Y 私密频道里的内容吗？

不能。频道录音采用端到端加密：它们在发送者的 Mac 上用只有成员设备才持有的频道密钥加密，服务器保存的是它打不开的密文。就连频道名称也是在设备上加密的。