外部の委託先に議事録を共有：ワークスペース招待ではなく7日間のリンクで

2026-10-05

フリーランスのデザイナー、代理店、監査人。外部の委託先との通話も、ほかの通話と同じ依頼で終わります。「議事録を送ってもらえますか」。つい委託先を同僚と同じように扱い、チームのワークスペースへ招待したくなります。しかし通話1回のためなら、それは適切な手段ではありません。会議1件よりはるかに多くのものを渡してしまい、プロジェクトが終わっても終わりません。

Speak-Yで釣り合いの取れた答えは公開リンクです。録音でワンクリックすればURLがクリップボードに入り、委託先はブラウザで要約と文字起こしを読めます。アカウントもアプリも、ワークスペースの席も要りません。リンクで見えるのはその録音1件だけで、7日たつと使えなくなります。

このガイドでは、この場面をSpeak-Y macOSアプリに沿って説明します。内容は2026年10月5日にバージョン1.17.18で確認しました。招待すると何が見えてしまうのか、通話からリンクまでの手順、リンクとチャンネルのプライバシーの違い、そして委託先をやはりメンバーにすべきタイミングを順に見ていきます。

ワークスペースへの招待で委託先に何が渡りますか

思っている以上のものです。Speak-Yでは、ワークスペースへの招待は会議へのアクセスではなく、メンバーになることを意味します。

• すべての公開チャンネルと、その履歴。 公開チャンネルはワークスペースの中で公開されています。各メンバーの端末がその鍵を受け取り、それはあとからワークスペースに参加する人も含みます。火曜日に参加した委託先が、3月の計画会議を読めます。
• 終了日がない。 メンバーであることは、オーナーか管理者がその人を削除するまで続きます。プロジェクトは静かに終わり、削除を予定に入れる人はいません。
• 相手側の準備。 メールアドレス付きのSpeak-Yアカウント、自分の暗号化パスワード、macOSアプリが必要です。ワークスペースとチャンネルはWindowsアプリとiOSアプリにはまだないため、Windowsを使う委託先はチャンネルをまったく読めません。

委託先との会議だけを入れた非公開チャンネルで範囲を絞ることはできますが、その隣にあるすべての公開チャンネルは相手に見えたままです。公開チャンネルがクライアント名や計画会議なら、通話1回のために来た人に見せるには多すぎます。

通話からリンクまでの手順

1. 通話を録音する。 Zoom、Teams、Meetに参加する前に、Speak-Yで会議の録音を開始します。通話に参加者として加わるものは何もないので、録音していること、あとで議事録を送ることを口頭で伝えてください。同意に関するルールは国によって異なります。詳しくは会議の録音は合法かで扱っています。
2. 話者に名前を付ける。 Speaker 2のようなチップをクリックし、名前を入力します。たとえば「Dana (Studio North)」です。リンクはスナップショットなので、送ったあとで直した名前はリンクには反映されません。
3. 要約を一度読む。 委託先が最初に目にするのは要約です。納期や金額が間違っていれば、今のうちに直します。
4. 公開リンクをクリックする。 文字起こしの下にあるアクションバーにあります。ボタンの表示がリンクを作成してコピーしましたに変わり、リンクはクリップボードに入っています。ダイアログは出ず、設定するものもありません。
5. メールかダイレクトメッセージに貼り付けて委託先に送り、1週間で期限が切れることを一言添えます。

ここまでの操作にワークスペースは必要ありません。公開リンクは、Speak-Yにサインインしていれば、文字起こしが済んだ自分の録音ならどれでも作れ、チャンネルにも依存しません。その通話を自分のチームにも共有したい場合は、別途To channelを押してください。二つは互いに影響しません。

委託先には何が見えますか

閲覧専用のシンプルなページです。要約、話者ごとに区切られ、タイムスタンプと設定した名前が付いた文字起こし、リンクの有効期限を示す行、そしてテキストをコピーまたはダウンロードするボタンが表示されます。音声はリンクに含まれません。

会議に付けたマークとメモは既定では非公開で、ほかの人に表示できるのは、チームチャンネルに送った録音のものだけです。そのため、チャンネルに送っていない委託先との通話のリンクには、メモは入りません。チャンネルに共有し、メモを表示する設定に切り替えていた場合は、メモもリンクに含まれます。チーム向けに書いたメモなら、先に自分だけに戻してください。

ページにはnoindexが付いており、メッセンジャーのリンクプレビューには会議のタイトルや名前ではなく、汎用の製品カードが表示されます。

リンクとチャンネルはプライバシーの面でどう違いますか

どちらもサーバーには読めません。チャンネルの録音もリンク用のコピーも、暗号文として保存されます。リンクの場合、鍵はURLの#より後ろの部分で運ばれます。この部分をブラウザがサーバーに送ることはなく、ページは委託先のブラウザで復号されます。アドレスの構造は公開リンクのガイドで説明しています。

違うのは、誰が、どのくらいの期間開けるかです。

つまり、リンクは一つの点で弱く、三つの点で強いと言えます。弱い点は、アクセス権がURLを持つ人のものになること、そして録音を残したまま特定のリンクだけを取り消すボタンがSpeak-Yにはまだないことです。強い点は、範囲が会議1件であること、誰かが覚えていてもいなくても有効期間が1週間であること、そしてワークスペースについて、名前もチャンネルもメンバーも何一つ見えないことです。

7日間のあいだに起きること

• 0日目。 リンクを送ります。委託先はリンクを開いて要約を読み、手元に残す必要があれば文字起こしをダウンロードします。
• 録音を編集した。 リンクは古いバージョンを表示し続けます。もう一度公開リンクをクリックすると、現在の内容で新しいリンクが作られます。最初のリンクは取り消されません。すでに送ってあるからです。
• 残りが1日を切った。 公開リンクをクリックすると、もうすぐ使えなくなるリンクを渡す代わりに、何も言わずに新しいリンクが発行されます。
• 7日目。 ページにはリンクの有効期限が切れたと表示されます。サーバーは数時間以内に暗号文を削除し、そのアドレスは存在しなくなります。
• 1か月後にまた頼まれた。 ボタンをクリックして、新しいリンクを送ります。

録音を削除すると、その録音の有効なリンクはすべてただちに取り消されます。ただし、リンクを作成したMacがオンラインである場合に限ります。

委託先をメンバーにすべきなのはいつですか

委託先が実質的にチームの一員になると、通話ごとにリンクを送るやり方は不便になります。次のような場合は招待に切り替えてください。

• 月に何度も打ち合わせがあり、相手が過去の通話を検索する必要がある。
• 相手が自分でも通話を録音していて、それを共有し返してもらいたい。
• 契約にはっきりした終了時期があり、誰かが削除を忘れずに行える。

そのうえで、意図を持って進めます。その案件用に非公開チャンネルを作り、メンバーは自分と、委託先と一緒に仕事をする人にします。公開チャンネルを新しく入ってきた人の目で見直してください。委託先にはそのすべてが見えるからです。招待には相手のメールアドレスを入力し、リンクがそのアカウントでしか使えないようにします。参加はどのプランでも無料です。そして契約が終わったら、ワークスペースから削除します。鍵はローテーションされ、相手のアクセスがどうなるかはチームメンバーを削除したときで説明しています。

ほかのツールは外部の読み手をどう扱っているか

比較のために、2026年10月5日時点の各ベンダーのヘルプセンターの記載をまとめます。

• Slackのゲストアカウントは有料プランのみです。シングルチャンネルゲストは無料でチャンネル一つだけが見え、マルチチャンネルゲストは通常のメンバーと同じように課金されます。
• Otterには「Anyone with the link」という権限があります。リンクを持っている人は、サインインせずに文字起こしを閲覧・再生できます。
• Firefliesでは、会議のまとめのプライバシー設定のデフォルトが「Teammates & anyone with link」です。Firefliesのアカウントを持たない人にも見せるには、BusinessプランとEnterpriseプランで利用できるPublic Meeting Accessが必要です。

これらのほうが細かく制御できます。チャンネル単位のゲスト、リンク単位の権限などです。Speak-Yのリンクは意図的に大づかみにしてあります。録音1件、1週間、サーバーにあるのは暗号文だけです。

まとめ

チーム外の相手との通話1回なら、話者に名前を付け、公開リンクをクリックし、貼り付けて、7日間であることを伝えます。継続的な仕事なら、非公開チャンネルと招待、そして削除する日付を決めておきます。招待で見えるものを意図した範囲に収めるチャンネルの組み方はチームチャンネルで誰に何が見えるかで、ワークスペースの概要はTeamsのページで確認できます。

FAQ

外部の委託先をチームに追加せずに、会議の議事録を共有するにはどうすればよいですか。

Speak-Yで通話を録音し、話者に名前を付けてから、文字起こしの下にある「公開リンク」をクリックし、リンクを委託先へのメールに貼り付けます。相手はアカウントなしで任意のブラウザから開き、要約と話者ごとの文字起こしを見られます。リンクの有効期間は7日間で、アクセスできるのはその録音1件だけです。

代わりにSpeak-Yのワークスペースへ招待すると、委託先には何が見えますか。

招待を承諾した時点から、ワークスペースのすべての公開チャンネルとその全履歴が見えます。メンバーが追加した非公開チャンネルも同様です。アクセスは、オーナーか管理者が削除するまで続きます。公開リンクで見えるのは、リンクを作成した時点の状態の録音1件で、期間は7日間です。

公開リンクはチームチャンネルよりプライバシーが弱いのですか。

サーバーはどちらも読めません。どちらも暗号文として保存されます。違いは誰が開けるかです。チャンネルを開けるのは、端末にその鍵を持つ特定のメンバーです。公開リンクは完全なURLを持つ人なら誰でも開けるので、転送できてしまいます。だからこそ対象は録音1件に限られ、7日で期限が切れます。

リンクを開くのに、委託先にはSpeak-YやMacが必要ですか。

必要ありません。リンクは、どのシステムのどのブラウザでも、登録なしで閲覧専用のページを開きます。一方、ワークスペースに参加するには、メールアドレス付きのSpeak-Yアカウント、暗号化パスワード、macOSアプリが必要です。ワークスペースとチャンネルは、WindowsアプリとiOSアプリにはまだありません。

委託先にリンクではなくワークスペースの席を用意すべきなのはどんなときですか。

仕事が継続的なときです。月に何度も通話がある、過去の通話を検索する必要がある、相手にも共有し返す録音がある、といった場合です。そのときは招待したうえで、相手との会議はメンバーを絞った非公開チャンネルに置きます。ワークスペースへの参加は、どのプランでも無料です。