Notas das reuniões do conselho em um canal privado do Speak-Y

2026-10-17

O material do conselho de administração e dos investidores é a única parte do histórico de reuniões de uma startup que a maior parte da equipe não deveria ler: a discussão sobre o caixa antes de ela chegar à reunião geral, a conversa sobre o papel de um cofundador, o term sheet que você ainda não aceitou. Se a sua equipe já compartilha reuniões no Speak-Y, o lugar desse material é um canal privado, aqui chamado Board, com dois ou três membros — você, um cofundador, talvez o diretor financeiro.

Um canal privado não é uma pasta escondida. As gravações dele são criptografadas com uma chave que só os dispositivos dos membros têm, então um colega que não está no canal não consegue lê-las, e o servidor também não. Para um conselheiro externo que precisa de uma única reunião, você envia um link público que funciona por 7 dias em vez de um convite. E algumas coisas — a reunião formal do conselho em si, as conversas sigilosas com o advogado — é melhor deixar totalmente fora do canal.

Este guia acompanha o app para macOS em 17 de outubro de 2026 e uma empresa comum em estágio seed: um fundador que é dono do espaço de trabalho, um cofundador, um diretor financeiro em meio período e um conselheiro independente.

O que vai em um canal Board?

O canal Board é para as reuniões em que o fundador se prepara para o conselho ou dá seguimento a ele — o material de que o círculo de liderança precisa e a equipe não:

• Chamadas de preparação — você e seu cofundador ensaiando a atualização para o conselho, decidindo quais números mostrar e quais perguntas esperar.
• Balanços pós-reunião — os dez minutos depois da reunião do conselho, enquanto o feedback está fresco: em que os conselheiros insistiram, com o que vocês se comprometeram a voltar.
• Chamadas com investidores entre rodadas: atualizações para os investidores atuais, conversas sobre rodada ponte, qualquer coisa sobre valuation.
• Decisões sobre pessoas no topo: participação societária, o papel de um cofundador, a contratação de um executivo antes do anúncio.

Um canal funciona quando alguém vai procurar as reuniões dele mais tarde. Três meses depois, «o que dissemos ao conselho sobre o caixa em julho» é uma busca em um único canal, não uma caçada pelas suas gravações pessoais. O outro lado: depois que uma decisão é anunciada à empresa, as reuniões que a colocam em prática pertencem a um canal público, não ao Board.

Configurando o canal Board

Qualquer membro de um espaço de trabalho pode criar um canal privado; os passos são os mesmos do vídeo acima.

1. Na barra lateral, abra o menu ⋯ do espaço de trabalho e escolha New channel.
2. Dê a ele o nome Board.
3. Mude o tipo para Private. A janela explica em uma linha: «Visível apenas para você e os membros escolhidos. O dono do workspace pode restaurar o acesso com o Recovery Kit.»
4. Em Quem pode ver este canal, marque as pessoas que devem lê-lo — no nosso exemplo, o cofundador e o diretor financeiro.
5. Um colega que aparece em cinza com a indicação «ainda não ativou a criptografia» não pode receber a chave: ele precisa primeiro abrir o Speak-Y e definir a senha de criptografia.
6. Clique em Create channel. O Board aparece na barra lateral com um cadeado.

A partir daí, uma gravação vai para o canal pela própria tela dela: To channel na barra de ações abaixo da transcrição e depois Board. Crie o canal você mesmo em vez de pedir a um administrador: só quem criou o canal pode remover um membro de um canal privado ou mudar o tipo dele depois.

Por que «privado» é uma chave e não uma pasta escondida?

Em muitas ferramentas, «privado» quer dizer que a interface não mostra um item a quem não tem permissão, enquanto o próprio serviço consegue ler tudo. O Speak-Y funciona de outro jeito. Cada canal tem a sua própria chave. Quando você envia uma gravação ao Board, o seu Mac a criptografa com essa chave antes do envio; o servidor armazena o texto cifrado; o Mac de um membro baixa e descriptografa. A chave é entregue só aos dispositivos das pessoas do canal, selada de modo que o servidor possa retransmiti-la, mas nunca abri-la. Até o nome do canal é criptografado no seu dispositivo.

Três consequências práticas para um canal Board:

• O restante do espaço de trabalho não o vê, inclusive o dono. Um colega que não foi adicionado não tem a chave, então o app não tem nada a esconder — não há nada que ele pudesse mostrar.
• Remover alguém funciona de forma criptográfica. Quando quem criou o canal remove um membro, a chave do canal é trocada e essa pessoa perde o acesso a todas as gravações dele. O que ela já leu no próprio dispositivo fica com ela, como em qualquer sistema criptografado.
• O Recovery Kit é a exceção a planejar. O Recovery Kit do espaço de trabalho — o arquivo salvo quando o espaço foi criado — pode entregar de novo a chave de qualquer canal a um membro que redefiniu a senha. Quem tem o Kit pode restaurar o acesso ao Board, por isso ele deve ficar com o fundador, não em um drive compartilhado.

O mecanismo é descrito em mais detalhes em como funciona o compartilhamento em equipe com criptografia de ponta a ponta.

E um membro externo do conselho?

Um conselheiro independente ou um investidor com assento no seu conselho não faz parte da equipe, e raramente precisa de mais do que algumas reuniões por ano. Há três formas de dar acesso a ele, e elas abrem quantidades bem diferentes de informação:

• Um link público para uma única gravação. Abra a gravação e clique em Link público abaixo da transcrição; o link já está na sua área de transferência. O conselheiro o abre em qualquer navegador, sem conta, e vê o resumo e a transcrição por participante. O link funciona por 7 dias, e a chave do conteúdo viaja apenas na parte do endereço depois do #, que os navegadores não enviam ao servidor. As suas notas sobre a gravação são privadas por padrão e não são incluídas.
• Um convite para o seu espaço de trabalho principal. Evite este. Um membro do espaço de trabalho vê todos os canais públicos e todo o histórico deles — General, Product, tudo — e você ainda teria de adicioná-lo ao Board.
• Um espaço de trabalho separado para o conselho. Se um conselheiro precisa de todas as reuniões ligadas ao conselho, crie um segundo espaço de trabalho (New workspace no mesmo menu ⋯) só com o conselho. Como diz o app, um espaço de trabalho tem os próprios canais, os próprios membros e o próprio Recovery Kit. Criar um espaço de trabalho exige o plano Pro; as pessoas que você convida entram de graça, em qualquer plano.

Para a maioria dos conselhos em estágio seed, a primeira opção basta: um link depois de cada reunião importante, que some sozinho uma semana depois. O guia do link público mostra o que o destinatário vê e quando um link é revogado antes do prazo.

Vale a pena gravar a própria reunião do conselho?

Essa é uma pergunta para o advogado da empresa, não para um app de notas, e a resposta muitas vezes é não. Advogados societários há tempos desaconselham gravar reuniões formais do conselho, e a transcrição por IA deixou a questão mais delicada.

Em junho de 2026, sócios do Skadden escreveram no Harvard Law School Forum on Corporate Governance que gravações, transcrições e resumos de reuniões do conselho feitos por IA provavelmente teriam de ser apresentados em um litígio, que as trocas de um conselheiro com uma ferramenta de IA em geral não são protegidas pelo sigilo profissional e que as atas tradicionais deixam de fora, de propósito, boa parte do que uma transcrição registra. Em setembro de 2026, o Sidley descreveu um caso da Court of Chancery de Delaware, ATG Capital Opportunities Fund LP v. Lane (28 de agosto de 2026), em que a ata dizia que uma medida defensiva tinha sido adotada para proteger os acionistas, enquanto na transcrição por IA o presidente do conselho a descrevia como necessária para que o conselho continuasse no cargo; o tribunal citou as transcrições ao avaliar os motivos do conselho.

A linha prática para um fundador:

• A ata é o registro oficial de uma reunião do conselho, redigida com cuidado e aprovada pelos conselheiros. Uma transcrição não a substitui.
• Grave o seu próprio lado — as chamadas de preparação e de balanço com o seu cofundador — e pergunte antes de cada chamada se tudo bem gravar. O Speak-Y grava no seu Mac e nunca entra no Zoom, no Google Meet ou no Teams, então nenhum bot anuncia a gravação por você.
• Deixe as conversas com o advogado fora da gravação. A orientação jurídica é onde um registro literal nas mãos de terceiros pode pôr o sigilo em risco; as próprias notas do advogado servem melhor a essa reunião do que uma transcrição.
• Se o conselho concordar com a transcrição, combine com o advogado quais reuniões, quem guarda o texto e quando ele é excluído depois que a ata for aprovada. Quando um litígio passa a ser razoavelmente previsível, a exclusão para: o material gerado por IA tem então de ser preservado.

Se você precisa do consentimento de todos na chamada depende de onde os participantes estão; o básico jurídico sobre gravar reuniões trata dessa parte.

Resumindo

Dê ao material do conselho e dos investidores um canal privado próprio, criado por você, só com as duas ou três pessoas que precisam dele. Deixe o Recovery Kit com o fundador. Envie aos conselheiros externos um link de 7 dias para a reunião de que eles precisam em vez de um convite, e deixe a reunião formal do conselho para a ata, a menos que o advogado diga o contrário.

Para os demais canais da equipe — quais tornar públicos, quais privados e os erros de acesso difíceis de desfazer —, veja canais de reunião da equipe: quem vê o quê e a página do Teams.

FAQ

Como separar as notas do conselho de administração do resto da equipe no Speak-Y?

Crie um canal privado no seu espaço de trabalho: New channel no menu ⋯ do espaço de trabalho, tipo Private, e marque só as duas ou três pessoas que devem lê-lo, como um cofundador e o diretor financeiro. As gravações que você envia a esse canal com To channel só podem ser lidas pelos membros dele; o restante do espaço de trabalho nem vê o canal.

O dono do espaço de trabalho consegue ler um canal privado do qual não é membro?

No app, não: um canal privado é invisível para os membros do espaço de trabalho que não foram adicionados, inclusive o dono. A única exceção é o Recovery Kit do espaço de trabalho, o arquivo salvo quando o espaço foi criado, que pode entregar de novo a chave de um canal privado a um membro. Quem tem o Kit pode, portanto, restaurar o acesso; por isso, no caso de um canal Board, o Kit deve ficar com o fundador.

Como compartilhar as notas do conselho com um conselheiro externo que não faz parte da equipe?

Para uma única reunião, envie um link público: clique em Link público abaixo da gravação e o link é copiado. O conselheiro o abre em qualquer navegador, sem conta, e o link para de funcionar depois de 7 dias. Se ele precisar de todas as reuniões do conselho, convide-o para um espaço de trabalho separado, usado só para o conselho, porque um membro do seu espaço principal vê todos os canais públicos dele.

Uma startup deve gravar as reuniões do conselho?

Fale primeiro com o advogado da empresa. Advogados costumam desaconselhar gravar ou transcrever reuniões formais do conselho, porque uma transcrição pode ser exigida em um litígio e comparada com a ata oficial. Fundadores geralmente tiram mais proveito de gravar as próprias chamadas de preparação e de balanço e deixar o registro formal na ata.

O servidor consegue ler o que há em um canal privado do Speak-Y?

Não. As gravações dos canais são criptografadas de ponta a ponta: elas são criptografadas no Mac de quem envia com uma chave de canal que só os dispositivos dos membros têm, e o servidor armazena um texto cifrado que não consegue abrir. Até o nome do canal é criptografado no dispositivo.