Chamadas com clientes como base de conhecimento da agência

2026-10-01

A memória que uma agência tem de um cliente mora na cabeça do gerente de contas. Quando essa pessoa passa para outra conta ou vai embora, a pergunta «o que prometemos à Acme sobre o prazo na primavera passada?» é respondida rolando um ano de e-mails. Se cada chamada com o cliente é gravada no Speak-Y e compartilhada no canal desse cliente, a resposta está a uma pesquisa de distância — e a conta inteira pode ser passada a um colega numa tarde.

A estrutura cabe numa linha: um espaço de trabalho para a agência, um canal por cliente, cada chamada no canal dele. Um ano depois, você lê o canal por semana, pesquisa nele uma palavra que alguém disse ou pergunta a um assistente de IA sobre tudo de uma vez. Um novo gerente de contas recebe o mesmo histórico no primeiro dia; quem sai perde o acesso no momento em que você o remove.

Este guia descreve a rotina no app do Speak-Y para macOS, conferido em 1 de outubro de 2026. Ele parte do princípio de que o espaço de trabalho já existe; se não existe, crie um primeiro.

Do que a agência precisa

• Um dono do espaço de trabalho no Pro ou superior. Criar um espaço de trabalho exige Pro, Pro+, Max ou o período de teste. Conferido em speak-y.com em 1 de outubro de 2026: o Pro custa $10 por mês ou $100 por ano, o Pro+ $15 ou $150, o Max $30 ou $300.
• Gerentes de contas em qualquer plano, inclusive o Free: entrar por convite é de graça, então o custo não cresce com o tamanho da equipe.
• Minutos de reunião para quem grava, no próprio plano: o Free interrompe a chamada aos 30 minutos e permite 2 horas por mês, o Pro 60 minutos e 10 horas, o Pro+ 240 minutos e 40 horas, o Max 240 minutos e 100 horas. Chamadas de uma hora com clientes toda semana fazem do gerente de contas um usuário Pro+.
• Macs. Espaços de trabalho e canais estão no app para macOS; os apps para Windows e iOS ainda não os têm.

Um canal por cliente

Abra o menu ⋯ do espaço de trabalho na barra lateral e escolha New channel. Dê nomes que façam todos os clientes ficarem juntos na lista: Client — Acme, Client — Globex, Client — Initech. Um espaço de trabalho comporta até 200 canais, então um por cliente funciona tanto para uma agência com vinte contas quanto para uma com duzentas.

O tipo decide quem lê, e vale a pena decidir cliente a cliente:

• Public (#) — todo mundo no espaço de trabalho vê, inclusive quem entrar depois. Certo para uma agência em que qualquer colega pode assumir qualquer conta.
• Private (cadeado) — «visível apenas para você e os membros escolhidos». Certo para um cliente sob NDA ou uma conta que só a equipe dela deve ver. O dono não vê um canal privado do qual não faz parte; o que o dono tem é o Recovery Kit, que restaura o acesso de um membro depois de uma senha esquecida.

Decida antes de a primeira chamada chegar lá: um canal público nunca pode virar privado. Quem pode criar e alterar canais está em quem vê o quê nos canais da equipe.

Depois de cada chamada: nomear, marcar, compartilhar

Grave a chamada como reunião no seu Mac — nenhum bot entra na chamada, então avise no início que está gravando. Quando a transcrição estiver pronta, dois minutos deixam o arquivo legível um ano depois:

1. Nomeie os falantes. Em Por falantes, clique num rótulo como Speaker 2, digite o nome — «Priya (Acme)» diz a um colega de que lado da mesa ela estava — e pressione Return.
2. Marque o assunto. Clique em Tags no cabeçalho da gravação e crie ou escolha uma tag curta: scope, billing, escalation. Adicione também o nome do cliente como tag — acme —, porque tags são o único filtro que um assistente de IA consegue aplicar, e um canal não é.
3. Compartilhe. Clique em To channel abaixo da transcrição e escolha Brightside Agency / Client — Acme. A transcrição com nomes e marcações de tempo, o resumo de IA e os itens de ação vão para o feed do canal, criptografados de ponta a ponta; o áudio fica no seu Mac.

A ordem importa. O canal guarda um instantâneo da gravação como ela estava no momento do compartilhamento, então um falante renomeado ou uma tag adicionada depois ficam só na sua cópia. Primeiro nomeie e marque, depois compartilhe — ou remova a gravação do canal e compartilhe de novo. O que exatamente viaja está em compartilhar uma reunião em um canal da equipe.

Um ano depois: abrir, pesquisar, perguntar

Leia o canal por semana

Clique em Client — Acme na barra lateral. O feed abre na chamada mais recente. Mude de Dia para Semana no cabeçalho: cada semana lista os dias sob os próprios títulos, com uma faixa de dias da semana no topo e uma linha de totais — «4 reuniões · 2 h e 51 min · 21.480 palavras». Semana anterior volta uma semana por vez; o botão de calendário, Ir para a data, pula para qualquer mês, com pontos nos dias que têm chamadas. Cada cartão mostra o título da chamada, o horário, os falantes, as tags, quem compartilhou e as primeiras linhas do resumo.

Pesquise as palavras que foram ditas

A lupa no cabeçalho do canal pesquisa nas transcrições daquele canal em todo o histórico, não só na semana aberta: uma correspondência sem distinção de maiúsculas nas palavras que as pessoas disseram. Os resultados vêm agrupados por dia, o título de cada dia diz quantas chamadas correspondem, e cada cartão mostra as linhas em que a palavra foi dita.

Dois limites honestos. A pesquisa do canal lê só o texto da transcrição — não títulos, resumos nem tags —, então pesquise «prazo» ou «março», não a tag «scope». E a pesquisa global no ⌘K cobre só as suas próprias gravações, não os canais.

Pergunte a um assistente sobre a conta inteira

Para «o que prometemos à Acme sobre prazos no último ano, com datas», conecte Claude, ChatGPT ou Cursor ao servidor MCP do Speak-Y, gratuito em todos os planos. Ele lê as suas próprias gravações e também todas as gravações compartilhadas nos canais dos quais você faz parte, em modo somente leitura, a partir da cópia que já está no seu Mac — e, ao contrário da pesquisa do canal, pesquisa o texto da transcrição, o título, o resumo e os itens de ação. Ele filtra por período e por tag, e é por isso que a tag acme vale o esforço: «todas as reuniões com a tag acme desde janeiro» é uma pergunta precisa, e a resposta vem com a data de cada chamada.

O que ele não faz: filtrar por canal (a chave é a tag, não o nome do canal) nem ver um canal privado do qual você não é membro, porque o seu Mac não consegue descriptografá-lo. Se falta uma chamada compartilhada há uma hora, peça ao assistente para sincronizar primeiro. A configuração está em conectar as notas de reunião a assistentes de IA.

Passar um cliente a um colega em meia hora

Um novo gerente de contas assume a Acme. Três passos para você, uma tarde para ele:

1. Convide-o para o espaço de trabalho, se ainda não estiver nele: ⋯ ao lado do espaço de trabalho → Edit workspace → Members → digite o e-mail → Invite, e envie o link você mesmo. Os canais públicos de clientes abrem para ele com todo o histórico no momento em que aceita.
2. Adicione-o ao canal privado. Clique com o botão direito em Client — Acme → Configurações do canal → Adicionar membros → marque o nome → Adicionar. Qualquer membro que tenha a chave do canal pode fazer isso. Todo o histórico do canal se abre para ele, não só as chamadas novas. Quem ainda não definiu a senha de criptografia aparece em cinza como «ainda não ativou a criptografia» — convide primeiro, adicione depois.
3. Aponte as últimas cinco chamadas. Cada uma abre em modo somente leitura, com o canal e o autor na barra superior; Resumo traz as decisões e os itens de ação primeiro, Por falantes traz o raciocínio com nomes. Depois ele pergunta ao assistente: «Resuma os compromissos em aberto com a Acme do último trimestre, com responsáveis e datas.»

Onboarding de novos colaboradores com o histórico de reuniões percorre em detalhe o lado do recém-chegado. O que é específico da passagem de um cliente é que nada precisa ser redigido: o canal é o documento de passagem, escrito uma chamada por vez.

Quando um gerente de contas sai

Remova-o do espaço de trabalho: ⋯ → Edit workspace → Members → o ícone de remoção na linha dele → Remover membro. O servidor descarta na hora as cópias dele das chaves dos canais, o seu app emite novas versões das chaves para os membros restantes, e nada compartilhado a partir desse momento chega até ele. Para tirá-lo de um único canal privado, quem criou o canal o remove em Configurações do canal, e a chave do canal é trocada.

O que a remoção não consegue recuperar é o que o Mac dele já baixou e o que ele copiou para fora — o limite de todo sistema criptografado de ponta a ponta, explicado em remover um membro: o que ele perde. As chamadas que ele compartilhou continuam no canal do cliente; o dono ou um administrador pode excluir as que não deveriam estar lá.

Regras para combinar antes da primeira gravação

• Consentimento. Coloque a gravação no contrato ou na proposta de trabalho e avise no início de cada chamada; em alguns lugares, o consentimento de uma só parte não basta. É legal gravar reuniões cobre as regras por jurisdição.
• Chaves. Os canais são criptografados de ponta a ponta: o servidor armazena texto cifrado e não consegue ler uma transcrição nem o nome de um canal. O Recovery Kit do dono, salvo uma vez quando o espaço de trabalho foi criado, restaura o acesso de um colega depois de uma senha de criptografia esquecida — guarde-o junto com os outros segredos mestres da agência. Como funciona o compartilhamento em equipe com criptografia de ponta a ponta explica o modelo.
• Retenção. O Speak-Y mantém uma chamada compartilhada até alguém excluí-la, então por quanto tempo as chamadas de um cliente ficam é política da agência, não do app. Um canal só pode ser excluído quando está vazio.
• Uma cópia fora do app. Se a wiki da agência é o Confluence, Configurações → Integrações pode publicar lá os registros de um canal a partir do seu Mac — uma página por canal, uma página por chamada. Essa cópia vive fora da criptografia, sob as permissões do próprio Confluence.

Resumindo

Um espaço de trabalho, um canal por cliente, cada chamada compartilhada com falantes nomeados e uma tag de assunto. Um ano depois: o feed semanal para uma data, a pesquisa do canal para uma palavra, o assistente para uma promessa. Um novo gerente de contas é adicionado ao canal e lê; quem sai é removido e as chaves são trocadas. A página do Teams traz a visão geral, e ata da reunião semanal sem ninguém escrever mostra o mesmo hábito para as reuniões internas da agência.

FAQ

Como uma agência deve organizar as chamadas com clientes no Speak-Y?

Um espaço de trabalho para a agência e um canal por cliente, com nomes que fiquem juntos na lista — Client — Acme, Client — Globex. Cada chamada com esse cliente é compartilhada no canal dele, com os falantes nomeados e uma tag de assunto. Um espaço de trabalho comporta até 200 canais, então um por cliente é a granularidade certa mesmo para uma agência grande.

Um novo gerente de contas consegue ler as chamadas de um cliente de antes de ele entrar?

Sim. Um canal público abre com todo o histórico no momento em que a pessoa aceita o convite para o espaço de trabalho. Um canal privado de cliente abre depois que qualquer membro dele a adiciona em Configurações do canal — também com todas as chamadas já compartilhadas ali, não só as novas.

O que a pesquisa dentro de um canal do Speak-Y realmente pesquisa?

O texto das transcrições das gravações daquele canal, em todos os dias do histórico, como substring sem distinção de maiúsculas. Ela não pesquisa títulos, resumos nem tags. Para isso, pergunte a um assistente de IA conectado pelo servidor MCP do Speak-Y: a pesquisa dele cobre transcrição, título, resumo e itens de ação.

O assistente de IA vê os canais da equipe ou só as minhas gravações?

Os dois. O servidor MCP do Speak-Y lê as suas próprias gravações e também as gravações compartilhadas em todos os canais dos quais você faz parte, em modo somente leitura, a partir da cópia que já está no seu Mac. Ele filtra por período e por tag, então uma pergunta como o que foi prometido à Acme desde janeiro funciona quando as chamadas têm a tag acme.

Qual plano do Speak-Y uma agência precisa para ter canais de clientes?

Criar o espaço de trabalho exige Pro ou superior: em 1 de outubro de 2026, isso é Pro a $10 por mês, Pro+ a $15 ou Max a $30, ou o período de teste. Os gerentes de contas entram de graça em qualquer plano, mas quem grava uma chamada precisa de minutos de reunião no próprio plano — o Pro grava até 60 minutos por chamada, o Pro+ e o Max até 240.