Звонки с клиентами как база знаний агентства: канал на клиента

2026-10-01

Память агентства о клиенте живёт в голове аккаунт-менеджера. Когда этот человек переходит на другой аккаунт или уходит, на вопрос «что мы обещали Acme по срокам прошлой весной?» отвечают, пролистывая год переписки. Если каждый звонок с клиентом записан в Speak-Y и отправлен в канал этого клиента, ответ находится поиском, а весь аккаунт можно передать коллеге за один вечер.

Структура умещается в одну строку: один воркспейс на агентство, один канал на клиента, каждый звонок — в его канал. Год спустя вы читаете канал по неделям, ищете в нём слово, которое кто-то произнёс, или спрашиваете AI-ассистента сразу обо всём. Новый аккаунт-менеджер получает ту же историю в первый день; ушедший теряет доступ в момент, когда вы его исключаете.

Руководство описывает рутину в приложении Speak-Y для macOS, сверено 1 октября 2026 года. Предполагается, что воркспейс уже есть; если нет, сначала создайте его.

Что нужно агентству

• Владелец воркспейса на Pro или выше. Для создания воркспейса нужен Pro, Pro+, Max или пробный период. Проверено на speak-y.com 1 октября 2026 года: Pro стоит $10 в месяц или $100 в год, Pro+ — $15 или $150, Max — $30 или $300.
• Аккаунт-менеджеры на любом тарифе, включая Free: вступление по приглашению бесплатно, поэтому стоимость не растёт с числом сотрудников.
• Минуты встреч у того, кто записывает, на его собственном тарифе: Free останавливает звонок на 30 минутах и даёт 2 часа в месяц, Pro — 60 минут и 10 часов, Pro+ — 240 минут и 40 часов, Max — 240 минут и 100 часов. Часовые звонки с клиентами каждую неделю делают аккаунт-менеджера пользователем Pro+.
• Mac. Воркспейсы и каналы есть в приложении для macOS; в приложениях для Windows и iOS их пока нет.

Один канал на клиента

Откройте меню ⋯ воркспейса в боковой панели и выберите Новый канал. Назовите его так, чтобы все клиенты сортировались рядом: Client — Acme, Client — Globex, Client — Initech. В воркспейсе до 200 каналов, так что канал на клиента подходит и агентству с двадцатью аккаунтами, и с двумя сотнями.

Тип определяет, кто его читает, и его стоит выбирать для каждого клиента отдельно:

• Публичный (#) — видят все в воркспейсе, включая тех, кто вступит позже. Подходит агентству, где любой коллега может подхватить любой аккаунт.
• Приватный (замок) — «Виден только вам и выбранным участникам». Подходит для клиента под NDA или аккаунта, который должна видеть только его команда. Владелец не видит приватный канал, в котором не состоит; у владельца есть только Ключ восстановления, который возвращает участнику доступ после забытого пароля.

Решайте до того, как туда попадёт первый звонок: публичный канал никогда не станет приватным. Кто может создавать и менять каналы — в статье кто что видит в каналах команды.

После каждого звонка: назвать, пометить, отправить

Запишите звонок как встречу на своём Mac — бот не подключается, поэтому скажите в начале, что ведёте запись. Когда транскрипт готов, две минуты делают архив читаемым год спустя:

1. Назовите спикеров. На вкладке По спикерам нажмите на плашку вроде Speaker 2, введите имя — «Priya (Acme)» подскажет коллеге, с какой стороны стола она сидела, — и нажмите Return.
2. Пометьте тему. Нажмите Теги в заголовке записи и создайте или выберите короткий тег: scope, billing, escalation. Добавьте тегом и имя клиента — acme — потому что тег — единственный фильтр, который умеет применять AI-ассистент, а канал — нет.
3. Отправьте в канал. Нажмите В канал под транскриптом и выберите Brightside Agency / Client — Acme. Транскрипт с именами и временными метками, итоги от AI и action items уходят в ленту канала со сквозным шифрованием; аудио остаётся на вашем Mac.

Порядок важен. Канал хранит снимок записи в том виде, в каком она была при отправке, поэтому спикер, переименованный позже, или тег, добавленный потом, останутся только в вашей копии. Сначала имена и теги, потом отправка — либо уберите запись из канала и отправьте снова. Что именно уходит в канал — в статье как поделиться встречей в командном канале.

Год спустя: открыть, найти, спросить

Читайте канал по неделям

Нажмите Client — Acme в боковой панели. Лента открывается на самом свежем звонке. Переключите День на Неделя в заголовке: каждая неделя показывает дни под отдельными заголовками, сверху — полоса дней недели, а над записями — строка итогов: «4 встречи · 2 ч 51 мин · 21 480 слов». Предыдущая неделя ведёт назад по неделе за раз; кнопка календаря, Перейти к дате, переносит к любому месяцу, дни со звонками отмечены точками. Каждая карточка показывает название звонка, время, спикеров, теги, кто отправил и первые строки итогов.

Ищите слова, которые были сказаны

Лупа в заголовке канала ищет по транскриптам этого канала за всю его историю, а не только за открытую неделю: совпадение без учёта регистра по словам, которые люди произнесли. Результаты сгруппированы по дням, в заголовке каждого дня указано, сколько звонков подходит, а каждая карточка показывает строки, где слово прозвучало.

Два честных ограничения. Поиск по каналу читает только текст транскриптов — не названия, итоги или теги, — поэтому ищите «дедлайн» или «март», а не тег «scope». А глобальный поиск по ⌘K охватывает только ваши собственные записи, не каналы.

Спросите ассистента обо всём аккаунте сразу

Для вопроса «что мы обещали Acme по срокам за последний год, с датами» подключите Claude, ChatGPT или Cursor к MCP-серверу Speak-Y — он бесплатен на любом тарифе. Он читает ваши собственные записи и каждую запись, отправленную в каналы, где вы состоите, с пометкой «только чтение», из копии, которая уже лежит на вашем Mac, — и, в отличие от поиска по каналу, ищет по тексту транскрипта, названию, итогам и action items. Он фильтрует по диапазону дат и по тегу, и именно здесь тег acme окупается: «все встречи с тегом acme с января» — точный вопрос, и ответ приходит с датой каждого звонка.

Чего он не умеет: фильтровать по каналу (ключ — тег, а не название канала) и видеть приватный канал, в котором вы не состоите, потому что ваш Mac не может его расшифровать. Если звонка, отправленного час назад, не видно, попросите ассистента сначала выполнить синхронизацию. Настройка описана в статье как подключить заметки встреч к AI-ассистентам.

Передача клиента коллеге за полчаса

Новый аккаунт-менеджер принимает Acme. Три шага для вас, один вечер для него:

1. Пригласите его в воркспейс, если он ещё не там: ⋯ рядом с воркспейсом → Редактировать воркспейс → Участники → введите email → Пригласить, и отправьте ссылку сами. Публичные каналы клиентов откроются ему со всей историей в момент, когда он примет приглашение.
2. Добавьте его в приватный канал. Правый клик по Client — Acme → Настройки канала → Добавить участников → отметьте имя → Добавить. Это может сделать любой участник, у которого есть ключ канала. Ему откроется вся история канала, а не только новые звонки. Тот, кто ещё не задал пароль шифрования, показан серым с пометкой «ещё не активировал шифрование» — сначала пригласить, потом добавить.
3. Укажите на последние пять звонков. Каждый открывается только для чтения, с каналом и автором в верхней панели; на вкладке Итоги сначала решения и action items, на вкладке По спикерам — ход рассуждений с именами. Затем он спрашивает ассистента: «Перечисли открытые обязательства перед Acme за последний квартал, с ответственными и датами».

Онбординг нового сотрудника по истории встреч подробно разбирает сторону новичка. Особенность передачи клиента в том, что ничего не нужно писать: канал и есть документ передачи, написанный по одному звонку за раз.

Когда аккаунт-менеджер уходит

Исключите его из воркспейса: ⋯ → Редактировать воркспейс → Участники → значок исключения в его строке → Исключить участника. Сервер сразу удаляет его копии ключей каналов, ваше приложение выпускает новые версии ключей для оставшихся участников, и ничто, отправленное с этого момента, до него не доходит. Чтобы убрать его только из одного приватного канала, создатель канала исключает его в Настройках канала, и ключ канала заменяется.

Чего исключение не вернёт — того, что его Mac уже загрузил и что он скопировал наружу; это предел любой системы со сквозным шифрованием, разобранный в статье исключение участника: что он теряет. Отправленные им звонки остаются в канале клиента; владелец или админ может удалить те, которым там не место.

Правила, о которых стоит договориться до первой записи

• Согласие. Пропишите запись в договоре или техническом задании и говорите о ней в начале каждого звонка; в некоторых юрисдикциях согласия одной стороны недостаточно. Статья законно ли записывать встречи разбирает правила по странам.
• Ключи. Каналы зашифрованы сквозным шифрованием: сервер хранит шифротекст и не может прочитать ни транскрипт, ни название канала. Ключ восстановления владельца, сохранённый один раз при создании воркспейса, возвращает коллеге доступ после забытого пароля шифрования — храните его вместе с остальными мастер-секретами агентства. Как устроен командный обмен со сквозным шифрованием объясняет модель.
• Срок хранения. Speak-Y хранит отправленный звонок, пока кто-нибудь его не удалит, так что срок хранения звонков клиента — политика агентства, а не приложения. Удалить канал можно, только когда он пуст.
• Копия вне приложения. Если вики агентства — Confluence, Настройки → Интеграции могут публиковать туда записи канала с вашего Mac: одна страница на канал, страница на звонок. Эта копия живёт вне шифрования, под собственными правами доступа Confluence.

Коротко

Один воркспейс, один канал на клиента, каждый звонок отправлен с названными спикерами и тегом темы. Год спустя: лента по неделям — для даты, поиск по каналу — для слова, ассистент — для обещания. Нового аккаунт-менеджера добавляют в канал, и он читает; ушедшего исключают, и ключи заменяются. На странице Teams — общий обзор, а протокол еженедельной встречи, который никто не пишет показывает ту же привычку для внутренних встреч агентства.

FAQ

Как агентству организовать звонки с клиентами в Speak-Y?

Один воркспейс на агентство и один канал на клиента, названный так, чтобы клиенты сортировались рядом: Client — Acme, Client — Globex. Каждый звонок с этим клиентом отправляется в его канал с названными спикерами и тегом темы. В воркспейсе до 200 каналов, так что канал на клиента — подходящая единица даже для крупного агентства.

Может ли новый аккаунт-менеджер читать звонки клиента, прошедшие до его прихода?

Да. Публичный канал открывается со всей историей в момент, когда человек принимает приглашение в воркспейс. Приватный канал клиента открывается после того, как любой его участник добавит новичка в «Настройках канала», — и тоже со всеми записями, когда-либо отправленными туда, а не только с новыми.

Что на самом деле ищет поиск внутри канала Speak-Y?

Текст транскриптов записей в этом канале за всю его историю, как подстроку без учёта регистра. Названия, итоги и теги он не ищет. Для них спросите AI-ассистента, подключённого через MCP-сервер Speak-Y: его поиск охватывает транскрипт, название, итоги и action items.

AI-ассистент видит каналы команды или только мои записи?

И то и другое. MCP-сервер Speak-Y читает ваши собственные записи и записи, отправленные в каждый канал, где вы состоите, с пометкой «только чтение», из копии, которая уже лежит на вашем Mac. Он умеет фильтровать по диапазону дат и по тегу, поэтому вопрос «что обещали Acme с января» работает, если звонки помечены тегом acme.

Какой тариф Speak-Y нужен агентству для каналов клиентов?

Для создания воркспейса нужен Pro или выше: по состоянию на 1 октября 2026 года это Pro за $10 в месяц, Pro+ за $15 или Max за $30, либо пробный период. Аккаунт-менеджеры вступают бесплатно на любом тарифе, но тому, кто записывает звонок, нужны минуты встреч на его собственном тарифе: Pro записывает до 60 минут за звонок, Pro+ и Max — до 240.